Посібник для початківців із використання нотації BPMN у повсякденній роботі

Що таке нотація BPMN? 

Щоб повірити, потрібно побачити на власні очі. Зображення переконливіше за тисячу слів. Краще один раз побачити, ніж сто разів почути. Саме завдяки такому підходу, що втілений у цих висловах, нотація моделювання бізнес-процесів (BPMN) стала дуже популярною серед різних видів бізнесу, галузей і професій. Однак що саме собою являє нотація BPMN і як вона працює? 

Якщо коротко, нотація BPMN – це стандартизований метод побудови блок-схем, що дає змогу створювати зрозумілі схеми й надавати до них доступ. Такі схеми візуально моделюють кроки бізнес-процесу від початку до кінця.  

схема процесу зміни адреси з використанням нотації BPMN
Приклад схеми процесу зміни адреси з використанням нотації BPMN (вище) 

Хоч існує кілька методів моделювання процесів, нотація BPMN доволі швидко стала серед них фактично стандартом, і зовсім не випадково. 

Які в неї можливості? 

Однією з найважливіших переваг нотації BPMN є її здатність створювати настільки прості чи складні блок-схеми, наскільки це потрібно. Завдяки цьому зацікавлені особи в компанії на всіх рівнях (як технічні спеціалісти, так і решта фахівців) можуть легко їх зрозуміти. 

Імовірно, саме цим нотація BPMN завдячує своїй популярності. Опитування, проведене у 2016 р., виявило, що 64 % компаній зацікавлені в прийнятті BPMN для спрощення своїх бізнес-процесів. Для більшості з них мета проста: заощадити кошти, скоротивши витрати й покращивши продуктивність.  

Чому в ній є необхідність? 

Ставки високі. Погляньте на статистику, отриману за результатами опитування компаній у 2018 році. 

  • 37 % респондентів повідомили, що в їхніх організаціях тривають кілька проектів, пов’язаних із високорівневими бізнес-процесами.  
  • 93 % опитаних організацій беруть участь у кількох проектах щодо вдосконалення процесів.
  • 79 % використовують спеціальне програмне забезпечення, щоб моделювати процеси, які вони аналізують і планують змінити. 
  • Крім того, 65 % опитаних погоджуються або повністю погоджуються, що процеси й технології керування продуктивністю бізнесу допомогли їхнім організаціям стати ефективнішими й гнучкішими та підвищити рівень задоволеності клієнтів.  
  • Однак більшість респондентів (52 %) заявили, що лише зрідка моделюють або документують процеси своїх компаній.  

Окрім підвищення ефективності, респонденти також часто пояснювали свою підтримку роботи з бізнес-процесами такими мотивами: 

  • підвищення рівня задоволеності клієнтів; 
  • удосконалення механізму реагування організації на зовнішні чинники; 
  • покращення координації бізнесу та керування ним;  
  • запровадження нового продукту або напрямку бізнесу; 
  • дотримання нових нормативних вимог; 
  • відповідь на унікальні події, як-от злиття або придбання. 

Усім компаніям, залученим у різних сферах – від ІТ, фінансових послуг, страхування й виробництва до навчання, телекомунікацій, роздрібної торгівлі, комп’ютерів і програмного забезпечення, – може бути корисне удосконалення бізнесових та організаційних процесів.  

Як використовується нотація BPMN? 

Мета нотації BPMN – забезпечити чітке бачення процесу від початку до кінця. Вона візуалізує шлях реалізації процесу, демонструючи послідовність бізнес-операцій, необхідних для переходу від однієї його точки до іншої.  

Ось лише деякі переваги, які можуть отримати компанії, використовуючи нотацію BPMN: 

  • спрощення комунікації та співпраці для досягнення цілі; 
  • проста візуальна репрезентація кроків; 
  • можливість налаштування залежно від ролі зацікавлених осіб (наприклад, аналітики, учасники процесу, керівники, розробники, зовнішні робочі групи, консультанти); 
  • виявлення проблем у процесі, що потребують вирішення;
  • аналіз потенційних напрямків удосконалення; 
  • заохочення високоякісного результату. 

Приклади моделювання процесів 

Для потреб бізнесу 

Багатьом фахівцям і організаціям потрібна модель дуже високорівневого процесу, орієнтованого на людей. У такому разі можна обмежитися невеликим набором символів, які не потребують особливо глибокого знання BPMN, щоб нотація була простою. В іншому випадку ці моделі можна зробити максимально докладними для потреб ІТ-спеціалістів та інших технічних учасників.

Ось лише кілька прикладів типів процесів, які можуть зображувати ці блок-схеми: 

  • приймання скарг від клієнтів телефоном; 
  • продаж товарів в Інтернеті; 
  • робочий цикл виробництва; 
  • робота зі страховими вимогами; 
  • блок-схеми процесу працевлаштування; 
  • методи приєднання. 
схеми процесу нотації BPMN зі шлюзом
Приклад схеми процесу нотації BPMN зі шлюзом

Для технічних потреб 

Як уже зазначалося, схеми можна робити якомога докладнішими. Наприклад, зображаючи потоки процесів, орієнтовані на ІТ-спеціалістів, програмування тощо: 

  • веб-служби B2B; 
  • візуалізація виконання коду програмою; 
  • ілюстрація структури веб-сайту або програми; 
  • перегляд того, як користувачі переміщаються веб-сайтом;  
  • зображення потоку даних у системах, як-от засобах введення даних, процесорах і мережах зв’язку. 

У складніших версіях можна моделювати комплексні бізнес-події, як-от повідомлення, таймери, бізнес-правила й умови для помилок. Розгляньмо ці складні версії нотації BPMN.  

Елементи й символи в нотації BPMN 2.0 

Нотація BPMN містить п’ять основних категорій елементів, які поділяються на багато різних форм і символів. Нижче наведено їх короткий огляд. 

Об’єкти циклу 

Демонструють поведінку в бізнес-процесі та включають: 

  • Дії – робота або завдання, виконані особою чи системою (у вигляді прямокутника з округленими кутами). 
  • Події – те, що відбувається під час процесу. Поділяються на початкові, проміжні та кінцеві (у вигляді кіл). 
  • Шлюзи – зображують цикл послідовностей у процесі (у вигляді ромбів). Додатково можуть позначатися точки прийняття рішень. 

Об’єкти даних 

Містять інформацію про дані в процесі. Дані представлені чотирма способами: 

  • Вхідні дані (у вигляді сторінки із загнутим кутом і стрілкою вправо) – це завдання, що залежать від даних. Вони не можуть виконуватися, доки не буде зібрано конкретні дані. 
  • Вихідні дані (у вигляді сторінки із загнутим кутом і непрозорою стрілкою вправо) – позначають етап процесу, на якому створюються дані. 
  • Збір даних (у вигляді сторінки із загнутим кутом і трьома непрозорими лініями внизу по центру) – позначає збір даних, необхідних у процесі (наприклад, під час опитування).  
  • Сховища даних (у вигляді контейнера) – використовуються як місце зберігання даних, зібраних у процесі. 

Зв’язуючі об’єкти 

Зв’язують об’єкти циклу між собою або з іншою інформацією та демонструють цикли процесу: 

  • Цикли послідовності (у вигляді непрозорої стрілки вправо) зображують порядок, у якому виконуються дії. 
  • Цикли повідомлень (у вигляді пунктирної стрілки вправо з колом ліворуч) зображують повідомлення та порядок руху елементів циклу між учасниками. 
  • Асоціації (у вигляді пунктирної лінії) зв’язують текст і артефакти з певною подією. 

Доріжки 

Цей термін охоплює такі явища, як пул і доріжки.  

  • Пул – це “контейнер” для одного процесу. 
  • Доріжки – класифікують дії всередині пулу. Зображуються горизонтально чи вертикально та розбивають пул на секції, демонструючи сфери відповідальності або місця, де відбуваються події.  

Артефакти 

Містять додаткові відомості про процес. Існує два види артефактів: 

  • Групи – прямокутники з пунктирним контуром, що охоплюють групу елементів, указуючи на їх пов’язаність.  
  • Текстові зауваження – звичайні нотатки (перед якими стоїть одна ліва дужка), які читачі можуть легко побачити без деталізації. Також називаються коментарями. 

Спрощення нотації BPMN за допомогою програмного забезпечення 

Коли потрібно створити блок-схему, необов’язково вигадувати колесо, особливо якщо ви лише починаєте працювати з нотацією BPMN.  

За допомогою спеціального програмного забезпечення ви зможете швидше створювати схеми та зробити модель бізнес-процесів ефективнішою. Для цього оберіть програмне забезпечення, яке відкриває перед вами зазначені нижче можливості. 

  • Швидко почати створювати професійні блок-схеми анотації BPMN за допомогою готових шаблонів і зразків.  
  • Надати схемам професійного, привабливого вигляду за допомогою готових тем і ефектів. 
  • Ефективніше створювати схеми завдяки таким інтуїтивним функціям, як перетягування, вирівнювання й розташування, а також автоматичне з’єднання.  
  • Працювати в екосистемі вмісту, що містить основний набір форм BPMN 2.0 і навіть більше, зокрема сотні графічно різних символів.  
  • Користуватися рівнем підтримки, що дає змогу створювати як базові схеми BPMN, так і докладніші схеми з логікою винятків, відомостями про ресурс і роль, базовою інформацією про потік даних і спілкування між учасниками. 
  • Перевіряти схему на предмет помилок за допомогою 76 логічних правил, пов’язаних із правильністю відображення на основі стандарту BPMN 2.0, і переглядати результати у вигляді списку проблем. 
  • Завантажувати власний настроюваний набір логічних правил, пов’язаних із правильністю відображення.  
  • Вільно ділитися результатами роботи за допомогою захищених веб-посилань, вкладень, зображень або PDF-файлів, а також відповідати на коментарі в Інтернеті. 
  • Спільно з іншими користувачами працювати над документами, коментувати їх і залишати зауваження. 
  • Спільно редагувати схеми з колегами, підтримуючи одну канонічну версію, щоб уникнути розбіжностей.  
  • Бачити, хто працює над певними частинами схеми, отримувати сповіщення про зміни й вирішувати, коли вносити їх до головного файлу. 
  • Інтегрувати схеми, підключені до даних, ​у приладну дошку Power BI. Така інтеграція забезпечує операційну й бізнес-аналітику, що допомагає краще зрозуміти загальну картину. 
  • Автоматизувати робочі цикли бізнес-процесів самостійно, щоб прискорити процес створення й дати ІТ-спеціалістам можливість зосередитися на стратегічних ініціативах. 
  • Отримати доступ до схеми з будь-якого куточку світу за допомогою браузера або програми для iPad®.

Поради щодо початку роботи 

Незалежно від простоти чи складності бізнес-процесів їх спрощення йде на користь усім – від власників визначених бізнес-процесів до аналітиків. Якщо всю цю інформацію важко втримати в голові, пам’ятайте, що спочатку можна створити просту блок-схему BPMN, а вже потім розбудовувати її. 

Якщо ви хочете побачити її в дії, існує багато шаблонів і відеоінструкцій, що допоможуть створити базову схему, яку можна доповнити потім, коли ви опануєте відповідні навички. Докладніші відомості про використання процесів і програмного забезпечення, сумісних із нотацією BPMN, викладені в цьому покроковому посібнику. 

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Продуктивність

П’ять способів підвищити продуктивність за допомогою інтегрованих онлайн-календарів

Дізнайтеся більше
Продуктивність

Зробіть наради цікавішими за допомогою цифрових дошок

Дізнайтеся більше
Продуктивність

5 способів збільшення зацікавленості під час онлайн-нарад за допомогою опитувань

Дізнайтеся більше
Продуктивність

П’ять способів організації спільної роботи для віддалених працівників

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.