Основа стійких організацій: роз’яснення щодо неперервності бізнес-процесів
Рішення Microsoft Teams для створення розумного робочого місця
Проводьте наради, здійснюйте виклики, спілкуйтеся в чаті й співпрацюйте в розумний спосіб.
Що таке неперервність бізнес-процесів?
У будь-якій сфері бізнесу можуть траплятися несподівані перебої в роботі. Відмови, стихійні лиха, збої в ланцюжку постачання, кіберінциденти, відмова обладнання та інші фізичні й технічні проблеми можуть порушити вашу здатність працювати й розвиватися.
Щоб ваша компанія була готова до неочікуваних подій, вам потрібно знати, що робити, коли щось піде не так, – і саме тут стає в пригоді неперервність бізнес-процесів. Читайте далі, щоб дізнатися більше про неперервність бізнес-процесів, зокрема аварійне відновлення, і про те, що слід включити до плану неперервності бізнес-процесів. Також дізнайтеся про керування неперервністю бізнес-процесів і рішення для неперервності бізнес-процесів.
Що таке неперервність бізнес-процесів і чому це важливо?
Неперервність бізнес-процесів – це готовність організації продовжувати роботу під час збоїв. Неперервність бізнес-процесів важлива, тому що вона зменшує потенційний вплив збоїв на клієнтів, працівників і партнерів.
Наявність плану неперервності бізнес-процесів (BCP) – який охоплює аналіз, технології, документацію, навчання, ключових учасників команди та процедури, пов’язані з розв’язанням потенційних кризових ситуацій, – має вирішальне значення для забезпечення неперервності бізнес-процесів. План BCP включає цілі, спрямовані на мінімізацію потенційного впливу кризи на фінансовий стан і репутацію компанії, а також на дотримання галузевих, регіональних і глобальних стандартів та правил відповідності.
У чому різниця між неперервністю бізнес-процесів і аварійним відновленням?
Хоча неперервність бізнес-процесів і аварійне відновлення часто використовують як взаємозамінні поняття, це не одне й те саме.
Аварійне відновлення – це ключова частина плану неперервність бізнес-процесів, і воно зосереджується саме на системах, даних та ІТ-інфраструктурах. Воно охоплює технології, стратегії та процеси для збереження, відновлення та повернення даних, а також захисту від кібератак.
Щоб план BCP успішно зменшував час простою, мінімізував ризики та усував проблеми, як-от втрату й пошкодження даних, заходи аварійного відновлення мають вирішальне значення. Хоча обидва підходи охоплюють процеси, людей і технології, неперервність бізнес-процесів має значно ширший обсяг і включає кроки, необхідні для підтримання роботи в кожній частині компанії.
Що слід включити в план неперервності бізнес-процесів?
Є три складові плану неперервності бізнес-процесів, які слід врахувати:
- Стійкість – створення бізнес-функцій та інфраструктури, що забезпечують готовність до несподіваних ситуацій.
- Відновлення – налаштування рішень резервного копіювання та відновлення для програм, систем і мереж; визначення того, які системи слід пріоритизувати в разі аварії; а також вибір стороннього постачальника для додаткової допомоги й ресурсів, якщо це буде необхідно.
- План дій на випадок непередбачених обставин – розробка кроків, які слід вжити у разі виникнення перебоїв у роботі. Це передбачає створення ланцюжка підпорядкування із залученням ключових осіб і визначення їхніх обов’язків у сферах комунікації, технологій, укладення договорів зі сторонніми організаціями та координації використання тимчасових приміщень.
Пам’ятайте про це на кожному етапі процесу планування, щоб ваш план BCP охоплював усі аспекти вашого бізнесу.
З огляду на ці три ключові складові виконайте наведені нижче кроки, щоб розпочати розробку плану неперервності бізнес-процесів.
- Проведіть аналіз впливу на бізнес (BIA), у рамках якого буде розглянуто ваші поточні бізнес-функції, процеси та технології. Аналіз допоможе виявити потенційні вразливості, ризики та загрози, з якими ви можете зіткнутися. Це допоможе визначити сфери для вдосконалення та пріоритети. Після аналізу ви також можете розглянути можливість додаткових інвестицій у технології.
- Визначте загальний план та розподіліть обов’язки щодо того, хто буде давати вказівки, вживати заходів та надавати підтримку в разі кризи. Ці люди виконуватимуть необхідні кроки, будуть контактними особами, збиратимуть ресурси та координуватимуть зусилля, щоб мінімізувати час простою для уражених бізнес-функцій.
- Визначте альтернативні способи зв’язку на випадок, якщо стандартні засоби виявляться недоступними через збій або простій.
- Підготуйте резервне обладнання на випадок пошкодження або збоїв, щоб запобігти зупиненню критично важливих для бізнесу функцій.
- Вивчіть і виконуйте стандарти неперервності бізнес-процесів – це законодавчі та регуляторні вимоги, визначені для певної галузі. Вони корисні, коли визначаєте, які кроки потрібно виконати в таких сценаріях, як порушення безпеки або втрата даних.
Створення плану – це не останній крок. Щоб неперервність бізнес-процесів стала важливою частиною вашої організації, також потрібне керування неперервністю бізнес-процесів.
Що таке керування неперервністю бізнес-процесів?
Керування неперервністю бізнес-процесів охоплює процеси, які ви впроваджуєте, щоб створити та підтримувати план неперервності бізнес-процесів. Воно має включати такі елементи:
- Створення політик, які визначають обсяг, цілі та принципи неперервності бізнес-процесів. У них завжди слід враховувати інтереси клієнтів, щоб гарантувати, що ви задокументували, які критично важливі для бізнесу функції можуть вплинути на клієнтів, а також хто взаємодіє зі службою підтримки клієнтів у разі збою або перебоїв у роботі.
- Формування команд із неперервності бізнес-процесів у всій вашій організації, які можуть комунікувати та забезпечувати виконання впроваджених політик і процедур. Ці працівники братимуть участь у постійних перевірках і тестуваннях, щоб переконатися, що все й усі належним чином підготовлені до інциденту.
- Підтримка культури неперервності бізнес-процесів шляхом інформування всіх співробітників організації про ризики, політику та наявну документацію. Постійне навчання – важливий спосіб підвищити обізнаність і зібрати дані, щоб побачити, чи є прогалини або сфери, які потребують удосконалення.
- Дотримання актуальних стандартів відповідності та найкращих практик, яке допоможе гарантувати, що ваші процеси, робочі цикли та працівники діють у відповідності до належних галузевих стандартів, що стосуються даних. Якщо компанія не встигає за змінами і стається неочікуваний збій, існує ризик збільшення фінансових збитків, юридичних витрат і штрафів.
Відстежувати всіх частин плану неперервності бізнес-процесів, які постійно розвиваються, може виявитися складним завданням для організації, що розширюється. Щоб зменшити витрати часу та зусиль, багато компаній інвестують у рішення для забезпечення неперервності бізнес-процесів.
Які рішення для забезпечення неперервності бізнес-процесів мені варто розглянути?
Вибрані вами рішення для забезпечення неперервності бізнес-процесів мають відповідати потребам вашої організації. Залежно від галузі, у якій ви працюєте, розміру вашої компанії та критично важливих для бізнесу функцій ви знайдете широкий вибір програмного забезпечення та ресурсів. Нижче наведено можливі варіанти.
- Хмарні рішення для зберігання забезпечують захищене віддалене розташування для резервного копіювання та запуску робочих процесів і програм, а також для зберігання даних. Якщо виникне порушення або помилка, що призведе до втрати даних, ви зможете отримати доступ до потрібних даних у хмарі.
- Засоби резервного копіювання та відновлення для створення копій даних, програм і систем у вашій ІТ-інфраструктурі. Якщо щось буде видалено, пошкоджено або вимкнуто під час збою, ви зможете відновити це та мінімізувати час простою. Ці рішення пропонують різні варіанти запуску резервного копіювання, зокрема автоматично за розкладом, негайно або за потреби.
- Засоби віртуалізації, які відтворюють середовища та робочі області. Якщо виникне збій або проблеми з пристроями, працівники все одно зможуть отримати доступ до своїх програм і виконувати процеси як зазвичай, зменшуючи час простою, який може вплинути на обслуговування.
- Угоди зі сторонніми постачальниками рішень, таких як "автономна система відновлення як послуга" (DRaaS) і "резервне копіювання як послуга" (BaaS). Залежно від умов вашої угоди постачальник може виконувати резервне копіювання даних, розміщувати вашу ІТ-інфраструктуру та надавати підтримку в разі аварії. Ці служби зазвичай пропонуються за передплатою або за моделлю оплати за фактом використання й включають підтримку від експертів з ІТ й кібербезпеки.
- Інструменти уніфікованої комунікації для підтримки співпраці в усій вашій організації. Завдяки єдиній платформі, яка об’єднує працівників, що взаємодіють із клієнтами, представників служби підтримки клієнтів та інших ключових учасників ваших команд із забезпечення неперервності бізнес-процесів, стає простіше інформувати всіх про перебої в роботі та керувати змінами й графіками, щоб гарантувати наявність необхідних фахівців.
Неперервність бізнес-процесів має бути пріоритетом для будь-якої компанії, що зростає й прагне забезпечити захист своїх працівників, технологій і даних. Є кілька рішень, які спрощують планування неперервності бізнес-процесів. Хоча передбачити або попередити кожен збій неможливо, за наявності правильних інструментів, надійного плану та підготовленої команди неперервність бізнес-процесів може заощадити час, гроші та ресурси в усій організації.
Дізнайтеся більше
• Розробка плану неперервності бізнес-процесів
• Неперервність бізнес-процесів і аварійне відновлення
Команда Microsoft 365 докладає всіх зусиль, щоб надавати ресурси, які допомагають починати, вести та розвивати власний бізнес.
Початок роботи з Microsoft 365
Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими інструментами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365