Керування електронною поштою: 4 поради

Сама думка про завелику кількість повідомлень електронної пошти кидає вас у холодний піт? Чи ваша поштова скринька переповнена непрочитаними повідомленнями та завданнями, збереженими на потім? 

Так не має бути. Мрія про впорядковану поштову скриньку може здаватися нездійсненою, але це набагато реальніше, ніж ви думаєте. 

За правильного використання електронна пошта, як і будь-який інший інструмент, полегшує життя. Склавши продуманий план, ви перетворите свою поштову скриньку на одного з ефективних помічників у спілкуванні.  

Електронна пошта — це частина вас. Бережіть її 

Цей принцип можна вважати золотим правилом керування електронною поштою. Якщо ви зайнята людина, важливо, щоб ваша адреса електронної пошти була лише в тих, кому вона дійсно потрібна. Якщо вона використовується в багатьох місцях, поштова скринька обов’язково переповниться.  

Щоб захистити свою особистість, потрібно мати кілька адрес електронної пошти: реальну, тобто ту, яку ви використовуєте щодня, і альтернативну – ту, яку слід указувати під час заповнення форм, покупок в Інтернеті тощо. На альтернативну адресу надходитимуть усі рекламні повідомлення та інша непотрібна інформація. Основна адреса залишатиметься незахаращеною.  

У світі, де люди намагаються знайти оптимальний баланс між роботою та особистим життям, різні адреси електронної пошти – це чудовий початок. Просто використовуйте програму, яка дає змогу зберігати облікові записи в одному місці, але керувати ними окремо.  

Не дозволяйте повідомленням накопичуватися 

Відкладання з дня на день може призводити до проблем у багатьох сферах життя. Це твердження також стосується й електронної пошти. Якщо негайно не розібратися з отриманими повідомленнями, через деякий час у поштовій скриньці буде повний безлад.  

Спробуйте скласти графік перегляду поштової скриньки. Наприклад, ви можете розбирати електронну пошту три рази в день: зранку, після обіду та перед поверненням додому. Це дасть змогу залишатися в курсі подій, але водночас робота з поштою не займатиме весь день.  

Спеціальні технології значно полегшують роботу з електронною поштою. Одна з таких технологій – функція Пошта на ходу в Outlook для iOS, яка озвучує повідомлення електронної пошти й пропонує зручне зведення вмісту папки “Вхідні” та календаря

Цю функцію можна використовувати для перегляду нових повідомлень електронної пошти як у робочому, так і в особистому облікових записах. Ви можете прослуховувати повідомлення в дорозі та виконувати з ними необхідні дії за допомогою коротких голосових команд і простих рухів. Щоб відповісти на повідомлення, просто надиктуйте його та надішліть. Це особливо ефективно вранці під час поїздки на роботу або під час обідньої перерви, коли ваші руки зайняті.  

Безжальне видалення 

Рішення про видалення повідомлень електронної пошти приймати складно. Навіть якщо ви впевнені, що це повідомлення вам ніколи не знадобиться в майбутньому, все одно складно натиснути кнопку видалення. Але ви повинні зробити це.  

Видаляти зайві повідомлення електронної пошти важливо. Якщо залишати їх у почтовому ящику, вони можуть спричиняти стрес. Через захаращення поштової скриньки ви відчуватимете себе перенавантаженими, навіть якщо ці повідомлення непотрібні. Регулярно видаляючи робочі повідомлення, ви робите невеликий крок до зниження рівня стресу.  

Не впевненні, що зможете перетворити це на звичку? Спробуйте проміжний крок. Замість того, щоб негайно видаляти повідомлення електронної пошти, проведіть пальцем по екрану, щоб запланувати їхнє відображення в поштовій скриньці на зручніший час. Вилучіть інші повідомлення та насолоджуйтеся відпочинком.   

Не потрібно писати роман 

Іноді ми дуже багатослівні. Це також стосується й повідомлень електронної пошти: там, де достатньо кількох слів, ми пишемо справжні романи. 

Навчіться писати короткі повідомлення колегам, клієнтам, друзям і сім’ї. Ви водночас заощадите час, а ваші повідомлення стануть лаконічнішими.  

Написання коротких інформативних повідомлень електронної пошти – це ціле мистецтво. Спочатку це може здатися складним завданням, але з досвідом ви навчитеся писати швидко та зрозуміло. Незабаром ви помітите, що більшість ваших повідомлень складаються всього з кількох речень.  

Крім того, ідеї можна швидко та стисло викладати у формі тезисів. Користувачам подобаються короткі повідомлення, а ви зможете встигати більше протягом дня. 

Почати роботу з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Поради для бізнесу

5 причин консолідувати хмарні програми

Дізнайтеся більше
Поради для бізнесу

Як акцентувати увагу на собі завдяки розмиттю фону та віртуальному фону

Дізнайтеся більше
Поради для бізнесу

Що я дізналася за 10 років керування маркетинговим агентством

Дізнайтеся більше

Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.