6 способів проводити ефективніші віртуальні наради

Коли ви востаннє проводили нараду не через Інтернет? Сучасні робочі зустрічі все більше переходять в електронну площину. Хоча онлайнові та віртуальні наради дуже зручні, вони водночас знімають частину відповідальності з учасників, адже під час таких нарад у людей більше можливостей відволікатися. Якщо люди відволікаються, вам доводиться відхилятися від запланованого ходу наради та повторювати вже сказане.

Щоб проводити наради за планом і не відставати від розкладу, скористайтеся цими шістьма порадами.

1. Порядок денний. Де б не перебували відвідувачі – у сусідньому офісі або на іншому континенті – дуже важливо, щоб усі розуміли, про що саме ви будете спілкуватися. Звичайно, мода на формальний план наради трохи пройшла, але таку практику слід повернути. Укажіть теми, які розглядатимуться, в запрошенні календаря або надішліть усім електронною поштою відповідний документ за одну-дві доби до початку. Так усі сторони зрозуміють, чого очікувати від запланованого заходу. Також, якщо хтось надіслав вам такий порядок денний, ознайомтеся з ним обов’язково. Навіть якщо ви знаєте, який проект обговорюватиметься та які теми висвітлюватимуться, у вас усе одно буде можливість дізнатися про перспективи та проблеми. Попереджені – значить озброєні.

2. Підготовка довідкових матеріалів і запитань. Незалежно від того, чи надали вам порядок денний наради, переконайтеся, що добре розумієте свою ціль. Перед нарадою зберіть нотатки та довідкові відомості, які можуть стати в пригоді, а також підготуйте можливі запитання. Із таким списком основних тем і зауважень під рукою вам буде легше поставити запитання та долучитися до дискусії. Запишіть запитання прямо поруч із порядком денним наради, якщо він доступний, або заздалегідь створіть власний документ із нотатками, який починається зі списку цілей і зауважень. Який би спосіб підготовки ви не вибрали, завдяки самій звичці готуватися ви завжди пам’ятатимете про власний план у день наради.

3. Передбачення технологічних проблем. Чи це ваша перша нарада, чи стотисячна, ви маєте знати, як використовуються ті чи інші технології. Переконайтеся, що можете приєднатися до наради з телефона, перевірте роботу динаміків. Якщо вам для доступу до конференції або пов’язаних із нею електронних листів і нотаток потрібен Інтернет, перевірте Wi-Fi. Часто люди втрачають бажання брати участь у нараді та обговоренні вже тоді, коли всім учасникам доводиться чекати на когось. Щоб не опинитися в такі ситуації, заздалегідь приєднайтеся до наради. Навіть вимкнувши звук на телефоні та очікуючи на інших, ви зможете зосередитися над вмістом своєї доповіді та не перейматися проблемами приєднання.

4. Спільний доступ до матеріалів. Якщо вашу інформацію супроводжують зображення або статистичні показники чи якщо ви посилаєтеся на зовнішні документи, переконайтеся, що всі можуть встежити за вами. Надайте спільний доступ до свого екрана, щоб спрямовувати увагу слухачів і тримати всіх у курсі. Цей крок допоможе мінімізувати кількість запитань типу: "Підкажіть, про що саме ми говоримо?" або "Зачекайте, мені потрібно відкрити правильну сторінку". Спільний перегляд екрана позбавить вас зайвих пауз і плутанини. І не забувайте: якщо на ваш екран будуть дивитись інші люди, вимкніть сповіщення про електронну пошту, виклики та інші повідомлення, щоб уникнути незручних ситуацій.

5. Прямота. Одна з проблем онлайн-нарад – стежити за тим, хто зараз почне говорити та кому потрібно швидко щось додати, дуже важко. Залежно від того, хто саме зібрався на віртуальну нараду, у вас можуть бути різноманітні ситуації, коли всі говорять одночасно або коли після реплік чи монологів наступають довгі паузи. Щоб уникнути безладу та заповнити пустоти, ставте прямі запитання іншим учасникам. Якщо ви знаєте, що якісь люди працюють разом або що виконання поставленої перед ними задачі залежить від роботи інших учасників, не вагайтеся звертатися по додаткові зауваження або запитання. Прямі запитання та чітке керування розмовою допоможуть максимізувати користь від наради та вислухати думку кожного учасника.

6. Особистість грає роль. Онлайнові, телефонні та віртуальні наради можуть тривати досить довго та втомлювати учасників, а у вас не буде такої важливої підказки, як мова тіла, тож ви не побачите, чи всі стежать за вашою думкою та як вони реагують. Утримати увагу учасників вам допоможе ваша особистість. Спробуйте передати свою харизму всім учасникам, щоб створити атмосферу реальної присутності. Ваша енергійність допоможе вашим слухачам не втрачати концентрацію на темах, що обговорюються. Аудиторія намагатиметься стежити за ходом наради, якщо вони знають, що ви зазвичай ставите прямі запитання з того чи іншого приводу. Коли всі учасники наради викладаються максимально, ви швидко розглядаєте всі важливі питання та за менший час проходите більше матеріалу.

Який би формат наради не використовувався, не губіться у віртуальних аспектах. Підготовка та взаємодія з колегами допоможуть виконувати все, що ви запланували на нараду.

Є вашої організації Тисячолітнього? Прийняти вікторини.

Про автора

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Business Tips

П’ять порад від директора з ІТ щодо мобільної продуктивності, віддаленої роботи й безпеки

Докладніше
Business Tips

5 порад, як працювати вдома так само ефективно, як в офісі

Докладніше
Business Tips

Незвична співпраця: нові методи спільної роботи у віддалених командах

Докладніше

Центр знань не є ресурсом, де надаються професійні поради в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.