Якісніші програми для спілкування економлять час і кошти

Володієте міжнародною корпорацією або працюєте в ній? Ведете малий бізнес? Імовірно, вам доводиться часто подорожувати для спілкування з клієнтами з різних частин країни або навіть закордоном. Особисті зустрічі не лише дають перевагу в діловому спілкуванні, адже тон розмови важко зрозуміти з електронного листа або миттєвого повідомлення. Вони ще й дають змогу побачити та почути клієнтів, щоб краще їх зрозуміти.

На жаль, робочі відрядження потребують фінансових витрат і впливають на продуктивність роботи. А якщо ваш рейс скасовано, затримано або переспрямовано іншим маршрутом, витрати тільки зростають. На додачу до впливу на ваш бізнес часті відрядження також впливають на ваших працівників: нестача сну або навіть джетлаг, нездорові рівні опромінення, послаблений імунітет і удар по особистому життю – усе це наслідки того, що вам і вашій команді потрібно зустрітися з клієнтом.

Важко сперечатися з тим, що деякі особисті зустрічі дійсно важливі. Але для всіх інших випадків існують рішення для особистого спілкування з клієнтами навіть на відстані. Саме так: відеоконференції – це ключ до зменшення кількості відряджень. Але не всі рішення для цього однакові за своїми можливостями, тож вибирайте розумно та шукайте варіант, який включає наведені нижче компоненти.

  • Багатосторонні відеоконференції у форматі HD. Вибирайте такі програми для робочих нарад, які підтримують велику кількість учасників і відображають їх усіх на екрані, щоб кожен міг приєднатися. І обов’язково потрібне відео у форматі HD та аудіозв’язок. Так ви зможете чітко всіх бачити і чути.
  • Обмін матеріалами. Практично під час кожної наради учасникам доводиться спільно переглядати вміст, зазвичай виведений на екран конференц-зали. Саме тому доцільно шукати такий засіб для відеоконференцій, який дає змогу всім сторонам спільно переглядати документи, програми, URL-адреси, презентації та навіть екрани комп’ютерів. До того ж ви зможете спростити сам процес роботи, якщо рішення даватиме змогу співпрацювати над документами в реальному часі.
  • Інтегровані інструменти організатора трансляцій. Інструменти організатора трансляцій вбудовані безпосередньо в спеціальну програму для спілкування в компанії, тож ви можете повністю контролювати нараду на панелі керування. Деякі інструменти навіть дають змогу вказувати, хто з учасників які матеріали бачить. Це надає ще більше контролю над процесом.
  • Приєднання в один дотик. Що більше кроків потрібно виконати користувачам, то імовірніше вони відмовляться від такого продукту, тому процес приєднання до наради у вибраному рішенні має бути якомога простіший. Наприклад, дуже зручно приєднуватися, клацнувши посилання в нагадуванні, календарі тощо.
  • Розміщення в стороннього постачальника. Довірившись рішенню для корпоративного спілкування, розміщеному на серверах стороннього постачальника, вам не доведеться вкладати кошти в інфраструктуру потрібних інструментів і функцій. До того ж постачальник відповідає за підтримку та обслуговування, що також заощаджує ваші кошти.

Відрядження одного-двох учасників вашої команди – це значні витрати на квитки, готелі, харчування й таксі або орендовані авто. До цього додається час, витрачений на подорож. Якщо такі відрядження відбуваються регулярно протягом року, сума витрат може стати дуже помітною. Тому в пошуках рішення, яке заощадить ваші кошти, знизить навантаження на працівників і забезпечить канал для відкритого спілкування з клієнтами, зверніть увагу на сучасне програмне забезпечення для відеоконференцій. Десь за останні десять років такі програми пройшли значний шлях розвитку, і, можливо, це саме те, що шукає ваша організація та ваші клієнти.

Про автора

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Manage my business

4 обов’язкових складових професійного налаштування пошти

Докладніше
Manage my business

Долаємо бар’єри: інструменти для кращого спілкування та співпраці

Докладніше
Manage my business

Основи об’єднаних комунікацій: поради молодим компаніям

Докладніше

Центр знань не є ресурсом, де надаються професійні поради в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.