Шість неочевидних причин невдач у проектах

Невдалі проекти дорого обходяться. Згідно з результатами дослідження Інституту керування проектами (PMI), з кожного мільярда доларів інвестицій у проекти та програми організації втрачають цілих 109 мільйонів дол. США. І що більший проект, то невдалішим він може виявитися. Відповідно до результатів ще одного дослідження, більші проекти в 10 разів частіше бувають невдалими й у два рази частіше завершуються із запізненням, виходять за встановлені межі бюджету та не дають критично важливих результатів, ніж менші проекти. Хоча меншим і середнім проектам загрожує не так багато ризиків, як великим, з ними теж не все так добре.

То що ж спричиняє невдачі в проектах? Згідно з даними PMI, поширені причини невдач у проектах включають різноманітні фактори – від зміни пріоритетів організації (40%) до обмеженості ресурсів (20%). На деякі з цих факторів керівник проекту не може вплинути, але з іншими йому під силу впоратися.

Пропонуємо шість неочевидних причин невдач у проектах.

  1. Статичні методи. Сьогодні проекти мають багато динамічних складових. Брак активності та гнучкості може призвести до невдачі, хоч би чим ви займалися – маркетингом, добором персоналу, ІТ, виробництвом тощо. Гнучкі методи керування проектами, які з’явилися в результаті запровадження спеціалізованого програмного забезпечення, стали трендом останніх кількох років і, згідно з даними компанії PM Times, матимуть вирішальне значення в майбутньому. Відповідно до даних компанії PricewaterhouseCoopers, підхід Scrum є найпопулярнішою (43%) гнучкою методологією для виконання складних завдань. Наступні за популярністю після нього – Lean & Test Driven Development (11%) та eXtreme Programming (10%). Хоча гнучкі організації збільшують прибутки на 37% швидше й отримують на 30% більше доходів, ніж інші компанії, менш ніж одна третина з них регулярно використовує гнучкі системи.
  2. Програмне забезпечення нижчого рівня. Ще одна помилка – купувати інструменти нижчого рівня, яким бракує функціональності. Цікаво, що деякі компанії (23%) узагалі не використовують програмне забезпечення для керування проектами. Однак успішні організації (87%) розуміють важливість покращеної ефективності та функціональності, які забезпечує програмне забезпечення для керування проектами. Будь-яке програмне забезпечення створене для виконання власного набору завдань. Серед ключових параметрів, які впливають на вибір програмного забезпечення для керування проектами, успішні компанії виділяють надійність, легкість інтеграції та простоту використання. Правильне програмне забезпечення має злагоджено працювати з найпоширенішими інструментами, такими як Office, Office 365, Skype, PowerPoint і SharePoint, а також підтримувати популярні хмарні сервіси для керування проектами, щоб забезпечити гнучкість, безпеку та простоту роботи.
  1. Неефективна робота віртуальних команд. Оскільки часто команди працюють віддалено, перебуваючи в різних куточках світу, у різних часових поясах і спілкуючись різними мовами, налагодження комунікації, а також організація робочого часу стали важливішими, ніж будь-коли раніше. Завдяки доступу до інструментів, які дають змогу вирішувати питання в дорозі, ділитись останніми новинами, надсилати повідомлення та слідкувати за графіком, використовуючи платформу проекту (це зокрема інструменти, які пропонує якісне програмне забезпечення для керування проектами), усі учасники можуть спілкуватися між собою та злагоджено виконувати свою роботу.
  2. Слабка підтримка з боку керівництва. Для успіху проекту важливо мати куратора з власним інтересом, тобто того, хто підтримуватиме вас від початку й до кінця. Менш ніж два з трьох проектів мали активних кураторів, які чітко окреслювали план дій і допомагали вирішувати проблеми. Брак часу теж нерідко спричиняє проблеми. Тому, перш ніж починати впроваджувати проект, керівники й куратори мають зустрітися, щоб обговорити часові межі, плани звітування, організацію нарад, порядок вирішення проблем, тощо. Крім того, важливо мати програмне забезпечення, яке дозволить центру управління або куратору проекту керувати процесом без залучення додаткових ресурсів.
  3. Невідповідність цілям і стратегіям організації. Невизначені цілі – це один із найсерйозніших факторів, які спричиняють невдачі в проектах. Наразі організації повідомляють, що в середньому три з п’яти проектів не відповідають наявній бізнес-стратегії. Дуже важливо розуміти основні стратегічні пріоритети компанії та визначати, чи вони відповідають цілям певних відділів і компанії загалом. Це має допомогти визначити важливість проектів, щоб закрити ті з них, які мають низький пріоритет або не відповідають загальній стратегії компанії. Так можна заощадити час, зусилля, кошти й ресурси, а також визначити характеристики гарних проектів, під час виконання яких вам допоможе куратор.
  4. Проблеми з комунікацією. Результати дослідження PMI доводять, що однією з головних причин невдач у проектах є проблеми з комунікацією. Нещодавні дослідження показали, що правильне програмне забезпечення для керування проектами значно спрощує внутрішню комунікацію між учасниками команди та спілкування з клієнтами. Для успіху проекту критично важливо мати змогу спілкуватися зі штатними й віддаленими учасниками команди в реальному часі за допомогою інструментів, які забезпечують швидкий і безпечний обмін повідомленнями.

Під час роботи над проектом можуть виникати найрізноманітніші проблеми – великі й малі. Але для кожної з них можна знайти рішення. Низькопродуктивні організації витрачають на невдалі проекти майже у 12 разів більше ресурсів, ніж високопродуктивні компанії. Тому коли запроваджувати зміни, як не зараз?

Про автора

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз

Центр знань не є ресурсом, де надаються професійні поради в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.