Посібник для керівника проектів: як працювати ефективно

Робота керівника проектів дуже непроста. Постійно діють часові обмеження, потрібно контролювати роботу інших людей і виконувати певні завдання. Дуже часто часові рамки бувають зовсім тісними й потрібно впоратися з купою інших випробувань.

Керівник проектів виконує дуже важливу та цінну для компанії роботу. За результатами дослідження компанії PricewaterhouseCoopers, понад 60 відсотків невдач у проектах спричинені внутрішніми проблемами, наприклад браком ресурсів або невчасною здачею роботи, яких керівник проектів може допомогти уникнути.

Крім того, ця галузь активно розвивається, оскільки все більше компаній усвідомлюють важливість належного керування проектами. Зокрема згідно з результатами дослідження Інституту керування проектами (PMI), у період із 2010 по 2020 рр. у світі має бути створено майже 16 млн нових посад керівників проектів, а загалом прибутковість галузі зросте до 6,61 трильйона дол. США. Загалом керування проектами – це дуже відповідальна справа, незалежно від того, хто працедавець. Далі наведено сім порад, які допоможуть вам зорієнтуватися та налаштуватися на продуктивну роботу, хоч би ви були штатним керівником чи працювали над окремим проектом.

Порада 1. Визначте чіткі цілі проекту

Проаналізуйте загальну картину та визначте мету проекту. Якщо в проект залучено клієнта або стороннього учасника, вони допоможуть визначити цілі. Радимо врахувати такі важливі цілі:

  • запобігання розширенню меж проекту;
  • дотримання вказаного бюджету;
  • охоплення всіх аспектів проекту;
  • забезпечення належної якості роботи;
  • вчасне виконання завдань;
  • завчасне вирішення юридичних питань.

Порада 2. Заздалегідь сформулюйте очікування

Щоб гарантувати успіх проекту, у всіх має бути однакова точка зору. Для виконання будь-якого проекту керівник та інші його учасники мають чітко висловити свої очікування. Це, зокрема, способи, за допомогою яких ваша команда може досягти поставлених цілей. Крім того, потрібно буде визначити:

  • список матеріалів до здачі та термін виконання роботи;
  • межі проекту;
  • обов’язки та відповідальність;
  • особливості процесу спілкування в команді;
  • план комунікації зі сторонніми учасниками та клієнтами.

Порада 3. Визначте потенційні ризики та способи їх усунення

Навіть якщо розпланувати все до найменших дрібниць, завжди може статися щось несподіване. То що ж зробить гарний керівник проектів? Підготує план дій на випадок таких несподіванок! Звісно, не можна передбачити всі можливі загрози – від погодних умов до політичної ситуації та технічних збоїв, – але можна зменшити потенційний вплив цих загроз завдяки керуванню ризиками.

Порада 4. Зменште кількість нарад до мінімуму

Згідно з результатами дослідження компанії Verizon Conferencing, лише 22% нарад вважаються надзвичайно продуктивними й 44% – дуже продуктивними. А 34% нарад є частково або зовсім непродуктивними. Звісно, наради – це дуже важливий аспект керування проектами. Але варто визначити, чи доцільно їх проводити. Адже дуже часто достатньо надіслати електронний лист або скористатися програмним забезпеченням для планування проектів, за допомогою якого можна ділитися файлами, призначати завдання й обмінюватись ідеями. Що більше часу витрачається на наради, то менше його залишається для вирішення фактичних завдань. Радимо врахувати все це, перш ніж призначати наступну нараду.

Порада 5. Сплануйте ідеальну організаційну нараду

Організаційна нарада визначає хід усього проекту. Плануючи таку нараду, врахуйте подані нижче правила.

  • Запросіть потрібних людей і переконайтеся, що важливі учасники зможуть прийти.
  • Розробіть детальну програму наради. Це допоможе всім слідкувати за подіями та зрозуміти мету наради.
  • Визначте, чи можна провести онлайн-нараду, чи таки потрібно зустрітися з усіма особисто. Це залежатиме від розміру проекту, терміну співпраці з клієнтом, бюджету тощо. Пам’ятайте, що особисті наради важче планувати й на них витрачається більше коштів, особливо якщо передбачаються відрядження.
  • Перенесіть нараду, якщо важливі учасники не зможуть її відвідати, адже немає сенсу збиратися без них. Іноді потрібно буде проводити додаткові наради, щоб тримати їх у курсі справ і отримувати настанови.
  • Перш ніж розробляти програму наради, з’ясуйте, у чому полягає її мета, а також що відвідувачі мають дізнатися.

Порада 6. Готуйте звіти під час виконання проекту

Єдиний спосіб перевірити, чи правильно виконується проект, – регулярно готувати звіти. Це можна робити за допомогою програмного забезпечення для керування проектами. За допомогою звітів можна визначити, чи ефективно розподіляються ресурси та чи робота виконується вчасно й у межах бюджету.

Порада 7. Підберіть правильні інструменти

Зараз на ринку доступні різноманітні ресурси, але всі вони створені для різних цілей. З’ясуйте, що вам потрібно, і порівняйте продукти, які вас цікавлять. Обов’язково виберіть інструмент, який дає змогу:

  • упорядковувати й призначати завдання, щоб дотримуватися визначених термінів і планів;
  • ділитися статистичними даними, які вказують на перебіг виконання роботи;
  • швидко зрозуміти, як використовувати інтерфейс;
  • пристосувати план до потреб команди.

Бути гарним керівником проектів складно, але це можливо. Потрібні знання, практичні навички та відповідні інструменти, щоб виконувати роботу й отримувати потрібні результати.

Про автора

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Manage my business

Оцінювання рентабельності онлайн-нарад

Докладніше
Manage my business

Чому навчання користувачів має важливе значення для розгортання комплексних засобів зв’язку

Докладніше

Центр знань не є ресурсом, де надаються професійні поради в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.