Нові способи роботи: нестандартне використання програм для блок-схем

Будь-яке пристойне програмне забезпечення для роботи з блок-схемами за замовчуванням включатиме кілька стандартних функцій: макети шаблонів і фігур, автоматичне форматування та сумісність із хмарними службами. Однак розширені можливості цим не обмежуються. Зокрема корисною є можливість підключати схеми до зовнішніх джерел даних. Зв’язок із джерелами даних надає користувачам можливість оновлювати схеми, просто змінюючи інформацію, збережену в електронній таблиці або базі даних SQL. Це особливо корисно, якщо доступ до схеми має ціла команда, адже в такий спосіб про важливі зміни всі дізнаються миттєво, де б вони не були та який би пристрій не використовувати. Зазвичай установлення зв’язків із даними використовується, щоб керувати бюджетами та відстежувати відпустки.

Зрозуміло, що завдяки зв’язкам із даними провідні програми для роботи з блок-схемами дуже універсальні у своєму застосуванні. Це один із тих випадків, де вас обмежує тільки ваша уява. Ось кілька ідей, які допоможуть стимулювати творчий підхід до використання схем.

Розподіл ресурсів

Відповідальні за розподіл часу й ресурсів у команді та керування ними зазвичай стикаються з труднощами на початку та протягом роботи. Їм постійно потрібні актуальні відомості про доступність усіх залучених сторін, а ці відомості не завжди, вибачте за тавтологію, доступні. Навіть якщо такі відомості наявні, то вони, імовірно, поступають частинами в різноманітних форматах і повідомленнях. Найкраще для цього підійшов би центральний хаб із надійними відомостями, поданими у вигляді простих візуальних образів. Саме тут стане в пригоді встановлення зв’язків із даними.

Спробуйте ось що:

  1. Створіть просту схему, на якій кожен учасник проектної групи позначений піктограмою або зображенням.
  2. Зв’яжіть цю схему зі спільною електронною таблицею, у якій усі залучені сторони можуть указувати приблизний час, коли вони доступні.
  3. Виберіть, як саме ці відомості про доступність візуально відображатимуться на схемі: зміною кольору, фігури тощо.
  4. Визначайте, кому можна призначити завдання, без зайвих проблем, просто подивившись на візуальний стан того чи іншого учасника.

Резервування робочого місця

Сучасне робоче місце динамічно змінюється. Кабінки та офіси поступаються гнучким відкритим залам для співпраці, а індивідуальні робочі столи – ноутбукам і свободі пересування в офісі. З огляду на ці зміни багато компаній – зокрема великих, розташованих на кількох поверхах або в кількох будівлях – намагатимуться надати своїм працівникам актуальні відомості про те, які місця вільні, а які вже зарезервовані. Зручним рішенням буде використання зв’язків із даними.

Спробуйте ось що:

  1. Створіть схему (або навіть кілька) плану офісних приміщень компанії.
  2. Зв’яжіть цю схему зі спільною електронною таблицею, у якій працівники можуть резервувати приміщення або його частину на певний час.
  3. Виберіть спосіб візуально відобразити зарезервований стан приміщення.
  4. Надайте доступ до цієї схеми всій компанії, щоб уся команда знала, які частини приміщень доступні.

Позначення перебігу виконання

Програми для роботи з блок-схемами чудово підходять для того, щоб візуалізувати основні бізнес-процеси та навіть етапи окремих проектів. До того ж, так зручно відстежувати перебіг виконання цих проектів. Коли всі залучені сторони точно бачать, що вже виконано та що станеться далі, імовірність затримки істотно знижується. Установлення зв’язків із даними допоможе з цим.

Спробуйте ось що:

  1. Створіть просту схему, на якій кожен етап проекту та дії кожного учасника позначаються піктограмою або зображенням.
  2. Зв’яжіть цю схему зі спільною електронною таблицею, у якій усі залучені сторони можуть указувати виконані завдання.
  3. Виберіть спосіб візуально відобразити виконаний стан завдання.
  4. Поділіться блок-схемою з усією робочою групою проекту, щоб усі знали, що та коли потрібно зробити. Використання візуальних образів у спілкуванні допомагає швидше аналізувати складну інформацію, незалежно від рівня підготовки. Правильні програми для роботи з блок-схемами допоможуть уникнути непорозумінь. А яки ви використаєте ці програми?

Про автора

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими засобами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз
Пов’язаний вміст
Business Tips

Бережіть планету – працюйте вдома

Докладніше
Business Tips

6 способів реалізації порядку денного онлайн-нарад

Докладніше
Business Tips

7 способів використовувати календар для продуктивнішої роботи

Докладніше
Business Tips

6 порад із вибору програм для роботи з презентаціями

Докладніше

Центр знань не є ресурсом, де надаються професійні поради в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.