Có phải chỉ thoáng nghĩ đến quá nhiều email là bạn đã cảm thấy toát mồ hôi? Có phải hộp thư của bạn là một mớ lộn xộn các thư chưa đọc và những nhiệm vụ lưu vào để xử lý sau không?
Mọi thứ sẽ không như vậy nữa. Giấc mơ về một hộp thư đến ngăn nắp có thể quá xa vời, nhưng lại gần hơn bạn nghĩ đấy!
Khi được dùng đúng cách, email, giống như bất kỳ công cụ nào khác, sẽ làm tăng giá khi cho cuộc sống. Với một kế hoạch thông minh, bạn có thể biến hộp thư đến thành một trong những đồng minh giao tiếp hiệu quả nhất của mình.
Email là một phần danh tính của bạn – Hãy bảo vệ cẩn thận
Nguyên tắc này có thể được xem là Quy tắc vàng trong quản lý email. Đối với những người bận rộn, điều quan trọng và cần thiết là địa chỉ email của bạn chỉ đi tới đúng những người cần. Nếu địa chỉ của bạn xuất hiện ở quá nhiều nơi, chắc chắn hộp thư của bạn sẽ quá tải.
Một phương pháp bảo vệ danh tính là dùng một vài địa chỉ. Bạn có địa chỉ email ‘thực’, là địa chỉ bạn dùng hàng ngày. Địa chỉ thay thế là địa chỉ bạn có thể dùng để điền vào biểu mẫu, mua hàng trên mạng, v.v. Địa chỉ thứ hai này sẽ nhận tất cả thư quảng cáo và nội dung rác khác để địa chỉ email chính của bạn luôn ngăn nắp.
Trong thế giới có nhiều người phải đấu tranh để có được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, các địa chỉ email riêng biệt sẽ là khởi đầu tuyệt vời. Chỉ cần dùng một ứng dụng có thể dễ dàng lưu giữ tất cả tài khoản của bạn ở cùng một nơi nhưng được quản lý riêng biệt.
Đừng để mọi sự đã rồi
Trong nhiều khía cạnh cuộc sống, chần chừ có thể dẫn đến hỏng việc. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp email. Nếu bạn không xử lý email ngay khi nhận được, thì chẳng mấy chốc mọi thứ sẽ lộn xộn mà thôi.
Hãy thử thiết lập lịch trình kiểm tra hộp thư đến. Chẳng hạn, bạn có thể lên kế hoạch quản lý email 3 lần mỗi ngày. Hãy thực hiện việc này vào buổi sáng, sau bữa trưa và trước khi về nhà. Với 3 lần kiểm tra, bạn sẽ vẫn theo dõi đầy đủ thư mà không mất quá nhiều thời gian trong ngày.
Khi làm việc này, hãy dùng công nghệ làm lợi thế của bạn. Hãy dùng thử tính năng Phát email của tôi trong Outlook cho iOS. Tính năng này sẽ phát to email và cung cấp nội dung tóm tắt thuận tiện cho hộp thư đến và lịch của bạn.
Cho dù bạn dùng tính năng này để xem thư mới trong hộp thư tại cơ quan hay cho một tài khoản cá nhân, bạn đều có thể lắng nghe và thao tác trên thư bằng các khẩu lệnh đơn giản hoặc cử chỉ vuốt bằng một ngón tay để sắp xếp khi di chuyển. Để trả lời email, chỉ cần đọc chính tả một đoạn thư ngắn và gửi đi. Điều này rất hữu ích khi bạn kiểm tra thư vào buổi sáng trong khi đi làm hoặc trong giờ nghỉ trưa khi tay bạn đang bận việc khác.
Xóa không thương tiếc
Việc xóa email có thể khó khăn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình không cần đến email đó trong tương lai, bạn vẫn cảm thấy khó nhấn nút xóa. Nhưng bạn phải làm vậy đấy.
Bạn cần phải xóa những email không phù hợp vì cứ để nguyên thì chúng có thể khiến bạn rất khó chịu. Bạn có thể cảm thấy quá sức chịu đựng khi nhìn thấy hộp thư đến lộn xộn, ngay cả khi những thư đó là không cần thiết. Bằng cách thường xuyên xóa email công việc, bạn đang tiến dần từng bước để giảm mức độ căng thẳng.
Bạn vẫn không chắc rằng mình có thể quen với thói quen này ư? Hãy thử một cách khác. Thay vì xóa ngay từng email, hãy vuốt để lên lịch cho những thư đó quay lại hộp thư đến vào thời điểm thuận tiện hơn. Nếu không, hãy xóa phần còn lại và tận hưởng cuối tuần của bạn.
Không cần viết một cuốn tiểu thuyết
Thỉnh thoảng, tất cả chúng ta đều mắc lỗi là dùng quá nhiều từ ngữ. Chúng ta rất dễ bị mất kiểm soát, dài dòng trong khi viết email, trong khi đó một thư ngắn hơn chắc chắn sẽ có hiệu quả.
Hãy tự nhắc mình viết thư ngắn khi liên lạc với đồng nghiệp, khách hàng cũng như bạn bè và gia đình. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian khi viết email ngắn và thư của bạn cũng rõ ràng hơn.
Viết email ngắn, chứa đầy đủ thông tin là một nghệ thuật. Ban đầu, bạn có thể thấy khó, nhưng sau khi rèn luyện thì sẽ thành thạo mà thôi. Chẳng bao lâu, bạn sẽ thấy rằng hầu hết thư mình viết đều không quá vài câu.
Ngoài ra, bạn có thể dùng dấu gạch đầu dòng để trình bày một vài ý tưởng một cách nhanh chóng và chính xác. Người nhận thư thích sự ngắn gọn, và bạn sẽ ngày càng hoàn thiện hơn theo từng ngày.
Đội ngũ Trung tâm Phát triển tập trung vào việc giúp bạn bắt đầu, quản lý và điều hành doanh nghiệp.