5 tính năng mà trò chuyện nhóm tại nơi làm việc cần bổ sung

Quả là không sai khi nói rằng trò chuyện nhóm đã chuyển đổi cách thức làm việc của chúng ta. Chúng ta không còn phải lên lịch trực tiếp hay thực hiện cuộc gọi hội thảo để có câu trả lời tức thì cho các câu hỏi, phổ biến thông tin hay động não về các ý tưởng. Thay vào đó, chúng ta có thể thực hiện tất cả thông qua trò chuyện nhóm mà mọi người đều có thể xem và phản hồi trong thời gian thực.

Hiện tại, hầu hết các tổ chức đều có một vài dạng ứng dụng trò chuyện nhóm nhưng nếu bạn chỉ sử dụng ứng dụng của mình để trò chuyện với đồng nghiệp về công việc dự án (hoặc kế hoạch ăn trưa) thì bạn đã bỏ qua một số tính năng tuyệt vời có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và có các tương tác ý nghĩa hơn – dù bạn đang ở trong cùng một văn phòng hay đang ở khắp nơi trên thế giới.

Để tận dụng nhiều hơn từ cuộc trò chuyện nhóm tiếp theo, hãy tìm dịch vụ cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào nhiều tính năng hoặc phần bổ trợ, bao gồm:

• Cộng tác trên tệp: Một số công cụ trò chuyện cho phép bạn có thể thực sự mở được tệp của mình và làm việc trên đó cùng những người khác trong thời gian thực. Tính năng tiện dụng này giúp đảm bảo rằng mọi ý tưởng, thay đổi và cập nhật đều được kết hợp, ngoài ra còn cho mọi người trong trò chuyện nhóm có cơ hội xem lại và chấp thuận tài liệu một cách nhanh chóng. Tất nhiên, nếu ai đó cần thêm thời gian thì họ cũng có thể tải tệp xuống, chỉnh sửa hoặc chú thích, rồi tải tệp lên trò chuyện sau đó. Theo cách này, mọi giao tiếp của bạn về tệp đều nằm ở một nơi.

• Quyền truy nhập vào ứng dụng: Càng ngày chúng ta càng thường xuyên sử dụng ứng dụng để giải quyết các dự án tại văn phòng và khi di chuyển. Vậy nên, tốt hơn cả là bạn nên chọn một ứng dụng trò chuyện nhóm có tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn tin cậy. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một kho lưu trữ tệp hoặc ứng dụng thư viện cho phép bạn lưu trữ và sắp xếp toàn bộ tài liệu, hình ảnh, video và âm thanh cho một dự án ở một nơi, hãy chọn một dịch vụ trò chuyện nhóm cho phép bạn truy nhập ứng dụng đó trực tiếp từ trò chuyện của bạn. Với khả năng đưa tài liệu vào cửa sổ trò chuyện, bạn sẽ có thể dễ dàng thảo luận về tài liệu hơn.
• Lịch sử trò chuyện: Các ứng dụng trò chuyện nhóm cho phép bạn xem toàn bộ lịch sử trò chuyện, giúp dễ dàng ghi biên bản họp, ghi lại các yêu cầu hoặc thay đổi với một tệp và xem lại tổng thể xem ai đã đóng góp nội dung gì vào cuộc hội thoại. Như vậy, nếu có ai trong cuộc thảo luận cảm thấy chưa rõ, họ chỉ cần thực hiện một thao tác bấm. Và nếu bất kỳ thành viên nhóm nào không thể tham gia trò chuyện, tất cả những gì họ cần làm là xem lại lịch sử trò chuyện để bắt kịp.
• Gọi nhóm: Đối với những dịp cần trò chuyện cũng như nhìn thấy những người dự trò chuyện trực tiếp (và không chỉ là xem màn hình hay tài liệu của họ), hãy tìm một ứng dụng trò chuyện nhóm tích hợp với ứng dụng trò chuyện video yêu thích của bạn. Như vậy, bạn có thể gọi trực tiếp ngay từ trò chuyện nhóm.
• Bộ lập lịch cuộc họp: Người quản lý dự án hoặc bất kỳ ai cần lên lịch cuộc họp có thể tạo các trò chuyện, cuộc gọi và cuộc họp trực tiếp dễ dàng hơn nếu có thể truy nhập vào một ứng dụng bộ lập lịch cuộc họp. Với khả năng xem toàn bộ lịch của nhóm bạn ở cùng một vị trí, dù đang ở trong trò chuyện trực tiếp hay không, bạn đều có thể dễ dàng lập kế hoạch cho các cuộc thảo luận theo dõi.

Các ứng dụng trò chuyện nhóm cho phép bạn kết nối với những người bạn làm việc cùng – dù họ đang ở cùng tòa nhà với bạn hay đang ở đâu đó trên thế giới. Đồng thời, với khả năng sử dụng các tính năng tích hợp sẵn, như cộng tác trên tài liệu và phần bổ trợ trong các ứng dụng di động, như các dịch vụ gọi nhóm, những ứng dụng này còn có thể trở nên hữu ích hơn nữa. Chỉ cần đảm bảo bạn sẽ chọn ứng dụng trò chuyện nhóm thật sáng suốt – và sử dụng ứng dụng đến từ một công ty có bề dày lịch sử và cam kết cho tương lai. Cuối cùng, chắc hẳn bạn sẽ không muốn năm nào cũng phải giới thiệu một ứng dụng trò chuyện mới cho nhóm của mình nên hãy đảm bảo ứng dụng bạn chọn là ứng dụng bạn có thể sử dụng lâu dài.