5 kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn làm việc ít hơn

Giữa những cuộc hẹn với nhà cung cấp, khách hàng và chính nhóm của mình, cùng toàn bộ công việc đang chờ giải quyết, việc quản lý thời gian hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với chủ sở hữu doanh nghiệp. Sau tất cả, khi bạn thiếu thời gian, sẽ có những thứ bị bỏ sót, không được hoàn thành hoặc đơn giản là bị lãng quên – và điều đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của bạn, làm tăng mức độ căng thẳng và thậm chí gây ra vấn đề cho chính bản thân bạn.

Tất nhiên, không có thuốc tiên nào cho lịch trình bận rộn và cũng chẳng có phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nào phù hợp với tất cả mọi người, nhưng phần mềm quản lý thời gian vẫn luôn ở đó, cho phép bạn tùy chỉnh cho tổ chức của mình và giúp bạn tận dụng tối đa từng ngày. Dưới đây chỉ là một vài trong số những công dụng hữu ích mà nhiều chủ sở hữu doanh nghiệp nhận thấy từ phần mềm dạng này:

1. Lập hóa đơn. Bằng cách tìm một giải pháp cho phép bạn tạo và phân phối hóa đơn kỹ thuật số, cũng như lưu trữ tất cả nội dung trong đám mây, bạn không chỉ có thể tăng tốc mà còn tiết kiệm được cả không gian văn phòng quý giá. Ngoài ra, với quyền truy nhập tức thời, trợ năng vào tệp trên các thiết bị của bạn, bạn có thể thực hiện thay đổi ngay lập tức, xử lý việc thanh toán từ hầu hết mọi nơi và kiểm tra sổ sách dù bạn ở đâu. Như một điểm cộng bổ sung, tính năng lập hóa đơn trực tuyến còn có thể giúp bạn loại bỏ nhiều chi phí liên quan đến giấy, mực và bưu điện, đồng thời cắt giảm gần một phần ba chi phí lập hóa đơn.
2. Lập lịch. Thay vì thử thách kỹ năng quản lý thời gian của bạn mỗi lần cần lập lại lịch biểu, bạn có thể sử dụng phần mềm mới nhất giúp đơn giản hóa việc đặt trước của mình. Với khả năng lập lịch biểu cho khách hàng, cuộc họp và cả nhân viên bằng công nghệ được thiết kế để giúp bạn thấy được bức tranh toàn cảnh, bạn có thể tối đa hóa thời gian của mình – và cả của những người khác. Tất nhiên, các công cụ lập lịch không chỉ dành để sử dụng nội bộ. Chúng cũng là công cụ tuyệt vời dành cho khách hàng. Bằng cách cung cấp cho khách hàng quyền truy nhập vào một ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép họ đặt trước trực tuyến lịch hẹn – dù họ ở đâu – bạn sẽ giúp khách hàng quản lý thời gian của chính họ một cách hiệu quả hơn. Và vì bạn có thể chỉnh sửa, cập nhật, cũng như theo dõi nhiều lịch biểu từ một trung tâm duy nhất, cuộc sống của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.

3. Theo dõi quãng đường. Qua việc cho phép bạn liên tục theo dõi quãng đường theo cách điện tử bằng phần mềm theo dõi, bạn có thể cải thiện việc lưu giữ sổ sách và nhập quãng đường của mình từ hầu hết mọi nơi. Và với nhật ký kỹ thuật số có thể dễ dàng truy nhập và chỉnh sửa bằng phần mềm được thiết kế cho nhu cầu cụ thể của bạn, bạn còn có thể tiết kiệm được cả thời gian.
4. Quảng bá doanh nghiệp. Trong nhiệm vụ bất tận để đưa doanh nghiệp của bạn vào “hàng ngũ tên tuổi” và luôn ưu tiên điều đó, phần mềm thích hợp chính là thứ có thể tạo nên toàn bộ sự khác biệt. Bằng cách tìm một giải pháp cho phép bạn niêm yết thông tin công ty theo cách điện tử và cập nhật thông tin ở nhiều vị trí cùng một lúc, bạn có thể đảm bảo thông tin doanh nghiệp của mình luôn chính xác – và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào sản phẩm, dịch vụ và khách hàng. Ngoài ra, khi bạn chọn một giải pháp mang đến quyền truy nhập vào mọi thông tin quan trọng của bạn từ một vị trí duy nhất, bạn chỉ cần đăng nhập vào một trung tâm và theo dõi các thông tin như hóa đơn chưa thanh toán, chiến dịch tiếp thị chưa gửi và cuộc hẹn với khách hàng, cũng như sự hiện diện trực tuyến của bạn, đồng thời còn nhận được đề xuất hành động và thông báo về hoạt động trên các ứng dụng của bạn.
5. Sắp xếp các liên hệ của bạn. Bằng cách tích hợp các liên hệ công việc với phần mềm quản lý thời gian được thiết kế để hoạt động ở mọi nơi bạn làm việc, bạn sẽ không bao giờ rời xa quyền tiếp cận các khách hàng quan trọng, nhà cung cấp hoặc nhóm của bạn. Và với khả năng ủy quyền công việc, đặt hàng và trao đổi với khách hàng ở hầu hết mọi nơi, đây có thể là một công cụ mạnh mẽ góp phần thúc đẩy sự thành công của bạn.

Khi nói đến việc quản lý thời gian trong doanh nghiệp – đó có thể đồng nghĩa với sự khác biệt giữa thành công và thất bại, đạt được hoặc vuột mất giao dịch, kết nối với khách hàng hoặc bỏ lỡ cơ hội. Và đó là lý do tại sao việc chọn một giải pháp phần mềm quản lý thời gian cho phép bạn thực hiện nhiều điều hơn là chỉ xem và chia sẻ lịch lại quan trọng đến vậy. Bằng cách tìm một công cụ tích hợp tính năng thanh toán, danh bạ, lịch, phần mềm lập lịch và trạng thái hiện diện trực tuyến vào một trung tâm duy nhất, bạn có thể làm được nhiều việc hơn ở văn phòng cũng như ở mọi lúc, mọi nơi – từ hầu hết mọi thiết bị. Không chỉ vậy mà công cụ này còn có thể giúp bạn điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn – giúp bạn luôn cập nhật về dự án, yêu cầu và danh sách việc cần làm, cuối cùng là giảm mức độ căng thẳng để bạn có thể tận hưởng trái ngọt từ công sức lao động của mình theo cách thực tế.