6 cách khiến cuộc họp trực tuyến không còn nhàm chán

Viết bởi Dianna Booher, Tác giả khách mời của Microsoft

Rất nhiều cuộc họp trực tuyến không có được sự sôi nổi, tính gắn kết hoặc thu được nhiều ý tưởng như cuộc họp trực tiếp.

Thông thường, các cuộc họp trực tuyến này sẽ bắt đầu đi chệch hướng theo một trong hai cách sau: Hoặc là tất cả sẽ cùng im lặng như nhà có đám và chỉ có những lời độc thoại nối tiếp nhau rơi tõm vào khoảng không thinh lặng. Hoặc sẽ nhốn nháo như chợ vỡ—mọi người đồng loạt đưa ra những ý kiến vô thưởng vô phạt mà không hề có phương hướng hoặc trọng tâm. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tránh được điều này.

Hãy làm theo các hướng dẫn sau để giúp cuộc họp trực tuyến trở nên sống động và hiệu quả như khi họp trực tiếp:

1. Sử dụng chương trình họp chính thức.

Một cuộc họp không có chương trình họp sẽ khiến người dự nghĩ rằng bạn muốn “trò chuyện” hơn là làm việc, trao đổi ý tưởng và đưa ra quyết định. Chính thức hóa chương trình họp bằng văn bản và gửi cho người dự ít nhất vài ngày trước cuộc họp để họ xem lại và chuẩn bị.

Ngoài ra, hãy tiếp tục nhắc đi nhắc lại chương trình họp trong suốt buổi họp. (Bạn sẽ hiểu được lý do khi tiếp tục đọc bài viết).

2. Đưa ra chủ đề dưới dạng câu hỏi.

Tránh các dạng chủ đề điển hình như sau:

─Doanh số bán hàng trong quý 3

─Gian hàng triển lãm thương mại tại Hội thảo ITH

─Chiến dịch tiếp thị của đối thủ trong Tháng Tám

Thay vào đó, hãy đặt chủ đề dưới dạng câu hỏi để tập trung thảo luận hơn là trình bày lan man:

─Tính đến thời điểm hiện tại, chúng ta đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm hạn mức của quý 3?

─Gian hàng tại triển lãm thương mại ITH có xứng đáng với chi phí 35.000 USD và thời gian 2 ngày?

─Chiến lược bán hàng tốt nhất để đối phó với chiến dịch tiếp thị của Logard trong Tháng Tám là gì?

3. Nêu rõ hình thức cho từng chủ đề trong chương trình họp.

Trong văn bản chương trình họp, hãy nêu rõ hình thức cho từng chủ đề: “Thảo luận mở” “Chỉ báo cáo” “Hỏi & đáp” “Thăm dò ý kiến​​ người dự” “Nhận đề xuất” “Đưa ra quyết định”. Thông thường, người dự sẽ cảm thấy lãng phí thời gian khi không có quyết định nào được đưa ra sau buổi họp. Nhưng với tư cách là người chủ trì cuộc họp, mục đích của bạn có thể chỉ là để đưa ra một vấn đề và thu thập thông tin. Hãy để cả nhóm biết trước mục đích của bạn để tạo cảm giác thỏa mãn ngay cả với những chủ đề như vậy.

4. Phân bổ thời gian cho từng chủ đề.

Bạn luôn có thể điều chỉnh thời gian trong quá trình diễn ra cuộc họp. Tuy nhiên, ước tính về thời gian sẽ giúp mọi người nắm được kỳ vọng của bạn. Nếu theo chương trình họp, Deepak sẽ báo cáo về kết quả nghiên cứu và thời gian được phân bổ là 5 phút, anh ấy sẽ biết mình không cần mất thời gian để chuẩn bị một bản trình chiếu dài 30 phút.

5. Thông báo để tất cả những người có trách nhiệm chuẩn bị thông tin cần thiết.

Nếu bạn muốn Jana trình bày dữ liệu để làm cơ sở cho một cuộc thảo luận, đừng khiến cô ấy rơi vào thế bị động. Hãy thêm tên cô ấy vào danh sách “người có trách nhiệm” trong chương trình họp để Jana chuẩn bị cho cuộc họp.

6. Tóm tắt kết luận và giao nhiệm vụ theo dõi—TRONG chương trình họp.

Hãy đặc biệt lưu ý rằng trong các cuộc họp trực tuyến, sự chú ý của người dự rất dễ bị cám dỗ bởi màn hình điện thoại di động hoặc giấy tờ công việc. Hãy tóm tắt các kết luận và quyết định chính, rồi điền vào cột trống trong chương trình họp dự kiến. Tiếp theo, ghi lại nhiệm vụ theo dõi vào cột cuối cùng: Ai chịu trách nhiệm thực hiện hành động nào, vào ngày nào.

Úm ba la. Chương trình họp hoàn chỉnh của bạn giờ đã biến thành biên bản cuộc họp. Sau đó, gửi chương trình họp hoàn chỉnh cho những người dự và những người vắng mặt (dưới dạng tải xuống để tham khảo)!

Chương trình họp của bạn đã gánh vác toàn bộ trọng trách. Vậy là bạn đã có một cuộc họp trực tuyến hiệu quả!

Dianna Booher là một cây bút ăn khách, tác giả của 47 cuốn sách với 60 bản dịch được phát hành. Bà giúp các tổ chức liên lạc thông suốt và các nhà lãnh đạo mở rộng tầm ảnh hưởng thông qua việc thể hiện hoạt động điều hành mạnh mẽ. Bà thường xuyên viết blog cho Forbes, HuffPost và The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tips

Bảo vệ môi trường bằng cách làm việc ở nhà

Đọc thêm
Business Tips

5 cách để tăng cường sự chuyên nghiệp của bạn qua email

Đọc thêm
Business Tips

6 mẹo phần mềm trình bày trang chiếu để gây ấn tượng

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.