5 lý do để hợp nhất các ứng dụng đám mây của bạn

Hãy nêu ra một thử thách cho doanh nghiệp và có thể một—hoặc một số ứng dụng đám mây—sẽ cam kết khắc phục vấn đề. Ứng dụng đám mây đã và đang trở thành lợi thế đối với các doanh nghiệp nhỏ. Bạn không cần đầu tư vào hạ tầng tốn kém để quản lý các quy trình kinh doanh, như nhân sự, quản lý dự án, kế toán và quản lý mối quan hệ khách hàng. Với mô hình dựa trên đăng ký, bạn sẽ dễ dàng bắt đầu và chỉ cần thanh toán cho những gì mình dùng. Nhưng nếu bạn không cẩn thận, việc có quá nhiều ứng dụng chồng chéo sẽ dẫn đến sự thiếu hiệu quả và tăng chi phí.

Đối với nhiều quy trình doanh nghiệp, bạn có lựa chọn giữa các giải pháp chuyên về một nhiệm vụ và giải pháp cụ thể giúp giải quyết quy trình toàn diện hoặc một số nhu cầu kinh doanh trong toàn công ty. Có những lúc ứng dụng ưu tiên là cách tiếp cận phù hợp nhưng điều quan trọng là phải cân nhắc những lợi ích đó so với lợi thế của một giải pháp hợp nhất duy nhất.

1. Giảm chi phí CNTT

Lợi ích rõ ràng nhất đối với ứng dụng hợp nhất là tiết kiệm chi phí. Trong khi đúng là đăng ký có xu hướng rẻ hơn so với các ứng dụng lưu trữ tại chỗ thì vẫn có phí đi kèm với ứng dụng đám mây. Hầu hết các ứng dụng kinh doanh tính phí hàng tháng dựa trên số lượng người dùng hoặc dung lượng lưu trữ đã sử dụng. Các chi phí này sẽ cộng lại, đặc biệt là khi bạn đang thanh toán cho nhiều ứng dụng với chức năng tương tự.

Việc quản lý nhiều đăng ký cũng có thể rất rắc rối. Không phải mọi công ty đều sử dụng cùng một số liệu để xác định chi phí. Việc theo dõi những mục bạn cần thanh toán sẽ trở nên phức tạp khi các nhóm khác nhau sử dụng các ứng dụng khác nhau. Bằng cách hợp nhất thanh toán, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những ứng dụng mà công ty bạn đang dùng và giá trị bạn nhận được từ ứng dụng đám mây của mình.

2. Làm được nhiều việc hơn

Ngoài chi phí cố định liên quan đến đăng ký, quá nhiều ứng dụng có thể làm giảm năng suất. Giống như chuyển đổi nhiệm vụ nói chung, việc di chuyển giữa các ứng dụng khác nhau sẽ làm lãng phí thời gian và làm nhân viên của bạn khó chịu. Những giờ phút mất đi sẽ tích lũy theo thời gian—khoảng thời gian mà nhân viên của bạn có thể sử dụng cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Sau đây là một vài ví dụ về cách mà hoạt động hợp nhất có thể giúp hợp lý hóa công việc:

• Một ứng dụng duy nhất dành cho cuộc trò chuyện, cuộc gọi và cuộc họp cho phép nhân viên nhanh chóng chuyển đổi chế độ giao tiếp. Ví dụ: nếu các thành viên nhóm thấy rằng cuộc trò chuyện không giải quyết được sự cố thì có thể bắt đầu cuộc họp với mọi người trong cuộc trò chuyện chỉ qua thao tác bấm một nút.
• Khi làm việc trên một dự án duy nhất, nhân viên của bạn có thể cần giao tiếp với đồng nghiệp, rồi cộng tác trên một tài liệu, rồi xem lại lịch biểu dự án—tất cả diễn ra trong vài giờ. Việc hoàn thành các nhiệm vụ này sẽ đơn giản hơn nhiều nếu mọi ứng dụng đều có thể truy nhập được trong một nền tảng duy nhất, như Microsoft Teams.
• Nếu thông tin nằm trong một nền tảng duy nhất, nhân viên sẽ không lãng phí thời gian mở một số ứng dụng khác nhau để tìm thấy những nội dung mình đang tìm kiếm.

3. Đơn giản hóa công nghệ

Việc thiết lập ứng dụng đám mây sẽ đơn giản hơn so với giải pháp tại chỗ nhưng điều đó không có nghĩa là các ứng dụng đó hoàn toàn không có rắc rối. Sẽ có người—thường là bộ phận CNTT—phải duy trì các ứng dụng đó. Hoạt động duy trì có thể bao gồm việc thêm và loại bỏ người dùng khỏi các ứng dụng khi vai trò của người dùng đó trong công ty của bạn thay đổi, việc tích hợp ứng dụng với các hệ thống khác như giải pháp quản lý quyền truy nhập định danh và khắc phục sự cố cho các vấn đề mà nhân viên của bạn gặp phải với phần mềm.

Với ít ứng dụng cần hỗ trợ hơn, bạn sẽ giải phóng bộ phận CNTT để dành nhiều thời gian hơn cho những sáng kiến lớn hơn, giúp thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.

4. Cải thiện khả năng truy nhập thông tin chuyên sâu

Dữ liệu là một trong những tài nguyên tuyệt vời nhất của doanh nghiệp bạn. Việc hiểu rõ ai là khách hàng tốt nhất, khám phá xu hướng doanh số và luôn nắm được các thách thức trong sản xuất đều yêu cầu phân tích dữ liệu. Nhưng nếu dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính và việc lập kế hoạch dự án bị tách ra giữa một số ứng dụng, bạn có thể bỏ lỡ thông tin chuyên sâu quan trọng.

Bằng cách hợp nhất các ứng dụng vào một giải pháp duy nhất hoặc một bộ công cụ nghiệp vụ thông minh được tích hợp tốt, việc mọi người phân tích dữ liệu trong toàn công ty và khám phá những thông tin chuyên sâu chính sẽ dễ dàng hơn, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Ví dụ: nếu nhóm của bạn có khả năng truy nhập dễ dàng vào dữ liệu khách hàng qua mọi điểm tiếp cận trong vòng đời khách hàng, nhóm có thể dự đoán nhu cầu và cung cấp dịch vụ tốt hơn. Việc kết nối dữ liệu bán hàng với dữ liệu mức sử dụng của nhân viên có thể giúp bạn hiểu rõ cách làm việc hiệu quả hơn với tài nguyên của mình. Ngoài ra, nhiều nền tảng sẽ tiết lộ những số liệu quan trọng mà bạn có thể xem lại nhanh.

5. Bảo mật chặt chẽ

Trong thế giới ngày nay, mọi thiết bị, tài khoản người dùng và ứng dụng đều là một đường dẫn xâm nhập tiềm ẩn cho những kẻ xấu muốn lấy cắp dữ liệu hoặc làm gián đoạn doanh nghiệp của bạn. Việc sử dụng ứng dụng từ một số nhà cung cấp khác nhau sẽ khiến bạn có nguy cơ vi phạm bảo mật cao hơn vì nhiều người sử dụng lại cùng một mật khẩu trong nhiều tài khoản. Nếu một tài khoản bị xâm phạm, kẻ tấn công có thể sử dụng thông tin đó để truy nhập vào các tài khoản khác, bao gồm cả mạng công ty của bạn.

Bằng cách giảm số lượng ứng dụng mà nhóm của bạn sử dụng, bạn sẽ đơn giản hóa vấn đề bảo mật. Khi nhân viên sử dụng một tài khoản duy nhất để truy nhập vào nhiều ứng dụng, bạn có thể áp dụng cùng một kiểm soát bảo mật trên tất cả các ứng dụng của người đó. Và với ít ứng dụng cần giám sát hơn, nhiều khả năng bạn sẽ nắm bắt được các sự cố về bảo mật trước khi các sự cố đó gây tổn thất thực sự cho công ty của bạn.

Làm sao để biết bạn đang có quá nhiều ứng dụng

Nhiều ứng dụng đám mây rất dễ tìm và sử dụng. Thực tế, bạn có thể không biết về mọi ứng dụng mà công ty của mình sử dụng. Nhưng ngay cả khi bạn đã rất chủ động trong việc chọn ứng dụng cho công ty của mình, vẫn còn đó cơ hội để hợp nhất. Một vài chỉ báo cho biết doanh nghiệp sử dụng quá nhiều ứng dụng là:

• Các phòng ban hoặc nhóm dự án sử dụng các ứng dụng khác nhau thực hiện những chức năng tương tự. Ví dụ: khi nhóm tiếp thị chia sẻ tệp bằng Microsoft OneDrivetrong khi nhóm phát triển sản phẩm sử dụng Box.
• Các thành viên nhóm được yêu cầu tải xuống dữ liệu từ một hệ thống, rồi tải dữ liệu đó lên một hệ thống khác để hoàn thành công việc. Ví dụ: bộ phận bán hàng có thể cần nhập thông tin khách hàng từ công cụ theo dõi bán hàng vào công cụ quản lý dự án sau khi bạn đóng giao dịch bán hàng.
• Thông tin quan trọng phân tán trên một số công cụ khác nhau, yêu cầu nhân viên tìm kiếm trong nhiều ứng dụng để thấy thông tin mình cần.
• Việc thiếu tầm nhìn trong toàn doanh nghiệp khiến bạn khó có thể thu thập thông tin về những điều đang xảy ra trong các dự án, tài nguyên và doanh thu.

Các ứng dụng đám mây giúp bạn và nhóm của mình làm việc từ bất kỳ đâu. Tuy nhiên, quá nhiều ứng dụng cũng có thể làm giảm hiệu quả của bạn. Để cải thiện khả năng bảo mật, năng suất và quản lý chi phí, hãy xem qua các giải pháp toàn diện để biết liệu có cơ hội giảm bớt số lượng ứng dụng mà nhóm của bạn phải sử dụng qua lại mỗi ngày không. Hoặc nhận phân tích chi tiết hơn về khả năng tiết kiệm chi phí của hợp nhất ứng dụng và tự đánh giá để xác định xem việc đơn giản hóa hệ sinh thái ứng dụng có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.