Tính năng chia sẻ tệp dành cho các doanh nghiệp nhỏ

Là chủ hay nhân viên của một doanh nghiệp nhỏ, bạn không có thời gian để lãng phí. Bạn có thể đã sử dụng một số công cụ tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, có rất ít công cụ đơn giản và hiệu quả như chia sẻ tệp.  

Hãy đọc để tìm hiểu thêm về tính năng chia sẻ tệp—và cách hợp lý hóa quy trình làm việc cũng như năng suất của nhóm. 

Chia sẻ tệp là gì? 

Tính năng chia sẻ tệp đề cập đến hành động chung là gửi tệp cho người khác. Khi các tệp được chia sẻ qua email dưới dạng tệp đính kèm, bạn thường gửi đi gửi lại những tệp này để tải xuống, xem lại, chỉnh sửa rồi gửi lại. Quá trình này dẫn đến việc tạo ra nhiều phiên bản của một tài liệu, gây khó khăn cho việc theo dõi phiên bản mới nhất. 

Mặc dù việc gửi tệp qua email cũng đã đủ đáp ứng nhu cầu, tuy nhiên lại không hiệu quả trong hầu hết các trường hợp. Cách tốt nhất để chia sẻ tệp là thông qua dịch vụ lưu trữ đám mây. Dịch vụ này cho phép bạn chia sẻ và truy cập vào các tệp một cách nhanh chóng mà không cần tệp đính kèm trong email. 

Miễn là bạn cấp quyền, thì thành viên của nhóm hoặc khách hàng có thể làm việc trên tệp được chia sẻ. Bạn thậm chí không phải gửi qua lại các tệp để cộng tác. Hai người trở lên có thể làm việc trực tuyến trên tệp trong thời gian thực.  

Bạn có thể sử dụng tính năng chia sẻ tệp dựa trên đám mây cho hầu hết các tệp, bao gồm: 

  • Tài liệu 
  • Trang chiếu 
  • Tệp PDF 
  • Bảng tính 
  • Video 
  • Ảnh 

Tính năng chia sẻ tệp dựa trên đám mây cho phép bạn dễ dàng gửi tệp và cộng tác với nhóm của mình trên cùng một tài liệu. Tính năng này cung cấp một quy trình làm việc hợp lý hơn nhiều so với việc chia sẻ qua các tệp đính kèm email. 

Cách chia sẻ tệp  

Thông thường, để chia sẻ tệp qua dịch vụ lưu trữ đám mây, bạn phải thực hiện các bước sau:  

  • Đăng nhập vào tài khoản dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn trên máy tính, máy tính bảng hoặc thiết bị di động thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động 
  • Chọn một tệp hoặc thư mục 
  • Chọn “Chia sẻ” từ menu  
  • Chọn mức độ truy cập mà bạn muốn người nhận của mình có (ví dụ: “cho phép chỉnh sửa”) 
  • Chọn người có thể xem tệp (ví dụ: các cá nhân cụ thể, những người trong công ty của bạn hoặc tất cả mọi người) 
  • Chọn tính năng bảo mật mà bạn muốn trên liên kết chia sẻ (ví dụ: liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc hết hạn thời gian) 
  • Nhập địa chỉ email của người nhận rồi nhấn gửi hoặc sao chép liên kết chia sẻ và dán vào email hoặc cuộc trò chuyện 

Thông thường, các tài liệu hoặc bảng tính được tích hợp với dịch vụ lưu trữ đám mây để bạn có thể chia sẻ trực tiếp từ chính tệp này. Sau khi bạn chia sẻ liên kết, người nhận của bạn có thể truy cập vào tài liệu này. 

Truy cập vào tệp được chia sẻ 

Thật dễ dàng để truy cập vào một tệp được chia sẻ nếu bạn là người nhận.  

Lời mời qua email sẽ chứa liên kết đến tệp và thông tin về người đã gửi liên kết đó. Khi bạn nhấp vào liên kết, một cửa sổ trình duyệt mới sẽ mở ra với tệp. Bạn có thể làm việc trên tệp trong trình duyệt hoặc tải tệp xuống từ trình duyệt của mình để làm việc trên tệp ngoại tuyến. 

Người chia sẻ tệp cũng có thể gửi liên kết qua email cá nhân, cuộc trò chuyện trên web hoặc tin nhắn trên mạng xã hội. Sau đó, bạn nhấp vào liên kết đó để mở tệp.  

Hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây không yêu cầu bạn tạo tài khoản để truy cập vào tệp được chia sẻ. 

Làm việc cùng nhau trên một tệp 

Trung bình, hoạt động cộng tác chiếm 80% thời gian cả ngày làm việc . Các giải pháp chia sẻ tệp dựa trên đám mây là những công cụ cộng tác rất hữu ích. Thật dễ dàng khi làm việc cùng nhau trên một tệp được chia sẻ qua đám mây.   

Sau khi bạn chia sẻ tệp, những người có quyền truy cập có thể thực hiện các hành động sau:   

  • Xem. Bất kỳ ai có liên kết của bạn đều có thể xem tệp của bạn. Họ không cần phải đăng nhập vào nền tảng lưu trữ đám mây để xem tệp của bạn.  
  • Tải xuống. Những người có liên kết của bạn có thể tải tệp của bạn xuống. Bạn có thể chọn chặn các tệp tải xuống nếu bạn muốn hạn chế hành động đó.  
  • Chỉnh sửa. Nhờ quyền chỉnh sửa đầy đủ, người nhận có thể tự do chỉnh sửa tài liệu của bạn. Cách tốt nhất là bật tính năng theo dõi thay đổi để bạn có thể xem và phê duyệt tất cả các nội dung chỉnh sửa.  
  • Xem lại. Chế độ này cho phép người nhận đề xuất các thay đổi hoặc nội dung bổ sung. Mỗi sửa đổi mới cho tài liệu của bạn được đánh dấu bằng một màu mới.  
  • Nhận xét. Những người có quyền truy cập vào tệp có thể chèn nhận xét cũng như đọc và trả lời các nhận xét khác trong tệp của bạn.  
  • Cộng tác. Nhiều người có thể chỉnh sửa tệp của bạn cùng lúc. Tài liệu của bạn sẽ hiển thị tên của tất cả những người đang làm việc trên đó. Tất cả các thay đổi sẽ đồng bộ hóa trong thời gian thực, có nghĩa là chúng tự động cập nhật trên bản sao tài liệu của mọi người. 
  • Chia sẻ. Cuối cùng, mọi người có quyền chỉnh sửa có thể chia sẻ tệp của bạn với người khác.  

Chọn giải pháp chia sẻ tệp 

Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên xem xét cẩn thận các tính năng chia sẻ tệp mà các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp.  

Các tính năng chia sẻ tệp quan trọng bao gồm: 

  • Nhận xét. Cộng tác viên cần có thể nhận xét về các đoạn và phần cụ thể trong một tài liệu. Dự án sẽ tiến triển nhanh chóng nếu nhóm của bạn có thể chỉnh sửa và nhận xét trên cùng một tài liệu duy nhất.  
  • Thông báo nhận xét. Thông báo nhận xét sẽ cho bạn biết qua email khi ai đó thêm ghi chú hoặc nhận xét vào tệp của bạn. Những thông báo này có thể giúp bạn luôn đi đúng hướng và tập trung vào dự án trước mắt. 
  • Theo dõi thay đổi. Tính năng này đánh dấu tất cả các sửa đổi đã thực hiện với tệp một cách rõ ràng. Sau đó, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi này. Tính năng theo dõi thay đổi mang đến cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn trong quá trình chỉnh sửa.  
  • Lịch sử phiên bản. Tính năng này cho phép bạn xem từng bản nháp của tài liệu kể từ khi được tạo. Lịch sử phiên bản sẽ bảo vệ tài liệu của bạn trong trường hợp các thành viên trong nhóm thực hiện những thay đổi quan trọng không phù hợp.  
  • Liên kết chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu. Nhiều tệp không cần bảo vệ bằng mật khẩu. Tuy nhiên, một số tệp quá nhạy cảm nên không thể chia sẻ tự do. Nhóm của bạn phải có thể bảo vệ các liên kết bằng mật khẩu. 
  • Liên kết chia sẻ có thời hạn. Nhóm của bạn sẽ có thể chia sẻ các liên kết hết hạn sau một khoảng thời gian đã đặt. Các liên kết này áp dụng cho những dự án theo mốc thời gian mà bạn không muốn các thành viên trong nhóm hoặc nhà thầu thực hiện dự án đó sau một ngày cụ thể.  

Chia sẻ tệp cho nhóm của bạn 

Tính năng chia sẻ tệp hợp lý hóa quy trình làm việc, cho phép mọi người cộng tác từ xa cũng như cung cấp khả năng bảo vệ tài liệu. Giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.  

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Công nghệ doanh nghiệp

Lưu trữ trên đám mây so với máy chủ tại chỗ: 9 điều cần ghi nhớ

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Khai thác tối đa hội nghị truyền hình miễn phí

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Thao tác chia sẻ màn hình miễn phí chẳng hề khó khăn gì, nhưng bạn đang thực hiện đúng chưa?

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Biến liệu pháp Chăm sóc sức khỏe từ xa thành một lựa chọn cho bệnh nhân trong thời điểm cần thiết

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.