Khai thác tối đa hội nghị truyền hình miễn phí

Thế giới mà chúng tôi làm việc liên tục thay đổi, giờ đây hơn bao giờ hết, phạm vi của nhóm mở rộng và nhân viên làm việc từ xa. Hơn 10 năm qua, tỷ lệ làm việc từ xa tăng 91%, do vậy, chúng tôi cần các công cụ tăng năng suất để cộng tác trong thời gian thực.  

Giao tiếp trực tiếp là công cụ mạnh mẽ. Khoảng 55% hoạt động giao tiếp là ngôn ngữ cơ thể, 38% là tiếng nói và 7% là lời nói. Các nghiên cứu gần đây chỉ ra thực tế là 84% số người thích cuộc họp từ xa. 

Tuy nhiên, gần 100% số người tin rằng cuộc họp trực tiếp là cần thiết cho mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Do vậy, việc kết nối qua hội nghị truyền hình miễn phí giúp giải quyết nhu cầu của các nhân viên và nhóm làm việc từ xa với tương tác trực tiếp, trong khi giúp cải thiện giao tiếp và hiểu biết lẫn nhau qua cuộc gọi hội nghị truyền hình.  

Tại sao chọn dịch vụ hội nghị truyền hình miễn phí?

Hội nghị truyền hình miễn phí không phải là dịch vụ mới, là một tiêu chuẩn doanh nghiệp trong nhiều ngành và được cung cấp rộng rãi dưới dạng một phần của nền tảng giao tiếp hợp nhất. Đây là một công cụ tuyệt vời dành cho cuộc họp và cộng tác với đồng nghiệp. Với số lượng ngày càng tăng những nhân viên làm việc từ xa, thì mức sử dụng dịch vụ này có tăng nhẹ. Tuy nhiên, ai có thể hưởng lợi từ việc sử dụng hội nghị truyền hình miễn phí? Doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân và thậm chí là doanh nghiệp.  

Việc xây dựng một doanh nghiệp nhỏ hoặc trở thành doanh nhân là việc không dễ dàng. Mọi đồng vốn đều quan trọng, vì vậy, họ thường không chọn đầu tư vào phần cứng hoặc phần mềm tốn kém. Hội nghị truyền hình miễn phí là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp này tận dụng các công nghệ cộng tác hàng đầu mà tốn ít chi phí hoặc không mất phí. Đối với các doanh nghiệp, họ hưởng lợi từ việc dùng thử nhiều chương trình hội nghị truyền hình miễn phí để xem sản phẩm nào phù hợp với nhu cầu của công ty họ. 

Các tính năng hội nghị truyền hình cần thiết mong muốn

Các khả năng của một chương trình hội nghị truyền hình miễn phí rất quan trọng và mỗi chương trình có khả năng khác nhau. Tuy nhiên, bạn có khai thác tối đa chương trình đang sử dụng không?  

Dưới đây là một số tính năng giúp phân biệt các sản phẩm khác nhau:  

Chia sẻ màn hình  

Bạn đang tìm cách tăng năng suất trong cuộc họp? Nếu bạn đang sử dụng hội nghị truyền hình miễn phí, thì có thể là bạn hoặc người nào đó bạn làm việc cùng đang ở xa nhau. Tính năng chia sẻ màn hình đi kèm với hội nghị truyền hình giúp các nhóm luôn kết nối, đồng thời cộng tác trong thời gian thực dễ dàng và hiệu quả. Nhờ tính năng này, những người tham dự cuộc họp sẽ xem cùng một nội dung, đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. 

Chia sẻ tài liệu 

Đảm bảo chương trình hội nghị truyền hình miễn phí bạn chọn có khả năng chia sẻ tài liệu. Nhờ tính năng này, bạn không cần phải gửi tài liệu trước hoặc sau cuộc họp qua email. Hơn nữa, bạn có thể cấp ngay cho người tham gia quyền truy cập vào các tài liệu và bản trình bày có liên quan trong cuộc họp. Với lợi ích bổ sung này, cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ và mọi người luôn tập trung vào công việc. 

Quyền kiểm soát của người kiểm duyệt 

Hội nghị truyền hình trực tuyến có thể gồm hai người hoặc một trăm người (hoặc nhiều hơn), do đó, cần phải có quyền kiểm soát cụ thể. Tất cả chúng ta đều tham gia một cuộc gọi mà có ai đó lại quên tắt tiếng, điều này gây mất tập trung và có thể nhanh chóng làm hỏng tinh thần của cuộc họp. Với các quyền kiểm soát của người kiểm duyệt, chủ cuộc họp có quyền phụ trách khi cần thiết. Họ muốn có khả năng bật tiếng và tắt tiếng những người tham gia để loại bỏ những người tham gia không nên có mặt.  

Khả năng trò chuyện bằng văn bản 

Khả năng trò chuyện bằng văn bản cho phép mọi người tham gia, cộng tác, đặt câu hỏi, v.v. mà không làm gián đoạn tiến trình của cuộc họp. Cho dù đó là tin nhắn riêng tư cho cá nhân hay gửi cho cả nhóm, thì trò chuyện bằng văn bản là tính năng có giá trị cao.  

Mẹo tổ chức hội nghị truyền hình miễn phí thành công 

Luôn chuẩn bị 

• Biết cách sử dụng chương trình và các khả năng của chương trình này. Khi sử dụng thành thạo công cụ, bạn sẽ kiểm soát cuộc họp tốt hơn, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho những người tham gia. 

• Chất lượng cuộc gọi video và âm thanh kém thường do kết nối. Hãy đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và tránh những lỗi làm xấu hổ.   

Đảm bảo chương trình’ an toàn

• Cứ mỗi 39 giây lại có một cuộc tấn công. Hội nghị truyền hình cũng không tránh khỏi các cuộc tấn công của tin tặc. Bạn có thể tránh điều này bằng cách đảm bảo chương trình đang dùng có tính năng mã hóa.  

• Không phải lúc nào mối đe dọa bên ngoài cũng làm hỏng ngày của bạn. Hãy đảm bảo bạn xóa hết thông tin bí mật và độc quyền khỏi nền hoặc sử dụng nền mờ nếu chương trình hội nghị truyền hình miễn phí của bạn có tính năng này.  

Làm việc thông minh hơn 

• Dù bạn sử dụng công cụ nào, hãy đảm bảo rằng công cụ này giúp tăng cường (không ngăn cản) khả năng làm việc thông minh hơn của nhóm bạn. Nếu chương trình hội nghị truyền hình miễn phí của bạn không giúp bạn tham gia và cộng tác, thì đó có thể không phải là công cụ phù hợp.  

Giá trị của hội nghị truyền hình miễn phí 

Cách chúng ta làm việc đang thay đổi gần như hàng ngày. Tuy nhiên, nhu cầu kết nối trực tiếp vẫn là chủ yếu trong trải nghiệm của con người. Chương trình hội nghị truyền hình miễn phí giúp chúng ta kết nối và tạo dựng kết nối với đồng nghiệp trên khắp thế giới. 

Khi nhìn thấy nhau, chúng ta cảm thấy được lắng nghe và chúng ta giao tếp theo cách tự nhiên, kể cả bằng lời nói và không bằng lời nói. Với tình hình ngày càng có nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc ở các địa điểm văn phòng khác nhau, thì hội nghị truyền hình miễn phí sẽ tiếp tục là một công cụ có giá trị mà mọi người trong thế giới kinh doanh sử dụng, chỉ cần đảm bảo bạn khai tác tối đa chương trình này.