Cách tính năng chia sẻ màn hình cải thiện cuộc họp trực tuyến

Mọi người cho rằng phương thức làm việc trong tương lai chính là làm việc từ xa. Thực tế, điều đang diễn ra ngay tại đây, ngay lúc này. Nghiên cứu cho thấy 54% nhân viên Hoa Kỳ làm việc từ xa ít nhất một lần mỗi tháng, 48% làm việc từ xa một lần mỗi tuần và 30% làm việc từ xa toàn thời gian. Khi các nhóm chuyển từ việc dùng chung một không gian sang làm việc tại nhà, quán cà phê, văn phòng vệ tinh, sân bay và xe lửa, điều quan trọng hơn bao giờ hết là phải tận dụng các công cụ giúp việc cộng tác, giao tiếp và động não trên mọi thiết bị, mọi nơi – trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.  

Chẳng hạn như phần mềm hội thảo video đóng một vai trò quan trọng trong việc gắn kết các nhóm làm việc từ xa. Tuy nhiên, chỉ phần mềm đó thì chưa đủ. Trong các cuộc họp trực tuyến đó, có một công cụ triển khai mạnh mẽ, thực sự giúp mọi người luôn thống nhất – và đó chính là tính năng chia sẻ màn hình

Đã qua rồi những ngày phải dùng email để gửi tài liệu, hình ảnh hoặc liên kết dẫn đến các website cần sử dụng trong cuộc họp. Hiện nay, khả năng chia sẻ màn hình trong thời gian thực là yếu tố quyết định để tạo ra một cuộc họp hiệu quả, thành công, thay vì một cuộc họp tẻ nhạt, khó hiểu và tương đối kém hiệu quả.  

Vậy tính năng chia sẻ màn hình trên phần mềm có thể mang lại lợi ích cho bạn, đồng thời thúc đẩy hiệu quả và thành công cho nhóm bạn như thế nào? Hãy cùng xem xét kỹ hơn một số lợi ích của việc chia sẻ màn hình – giúp các cuộc họp trực tuyến trở nên hiệu quả hơn: 

Tìm hiểu sâu 

  • Trăm nghe không bằng một thấy và đó cũng là cách để truyền đạt suy nghĩ hoặc ý tưởng hiệu quả hơn. Không có gì ngạc nhiên khi 66% giám đốc điều hành coi video trên thiết bị di động và việc chia sẻ dữ liệu trong thời gian thực là những yếu tố quan trọng trong hoạt động giao tiếp hàng ngày của họ. Ngoài ra, tính năng này còn có những công dụng khác. Hãy nghĩ về buổi đào tạo nhân viên mới. Việc đồng thời trình bày cách thức hoạt động cho tất cả người dự trong thời gian thực hữu ích hơn rất nhiều so với việc chỉ nói suông. Điều này tăng cường khả năng giao tiếp, cung cấp hình ảnh rõ ràng và cho phép minh họa từng bước.  
  • Một số phần mềm cộng tác cho phép người dự trò chuyện với nhau hoặc với người chủ trì trong một cửa sổ riêng song song với chế độ chia sẻ màn hình trong khi cuộc họp đang diễn ra. Ví dụ: Một người có câu hỏi và không muốn làm phiền những người dự khác, người đó có thể gửi tin nhắn trò chuyện cho một người dự cuộc họp khác hoặc người chủ trì mà không làm gián đoạn quá trình cuộc họp. Tính năng này giúp cho các mạch liên lạc luôn thông suốt và cuộc họp diễn ra suôn sẻ.  

Giúp mọi người luôn tập trung 

  • Tính năng chia sẻ màn hình có thể tăng tốc mọi việc trong khi vẫn đảm bảo mọi người luôn thống nhất. Thay vì chỉ nói suông—”có nhớ năm ngoái khi chúng ta thực hiện một dự án tương tự cho khách hàng đó”—bạn lại nắm quyền điều khiển và cho mọi người thấy nội dung mà bạn đang nhắc đến, giúp mọi người chú ý vào những gì đang diễn ra ngay trên màn hình của họ.  
  • Bằng cách duy trì mức độ điều khiển cao, cuộc họp của bạn trở nên nhanh hơn, hấp dẫn hơn và hiệu quả hơn, giúp nhóm đạt được nhiều thành quả hơn.  

Giúp các nhóm động não  

  • Bất kể doanh nghiệp của bạn thuộc loại hình nào, việc thu thập những ý tưởng mới và giải pháp sáng tạo cũng đóng một vai trò quan trọng trong thành công của mọi công ty. Một cách để thực hiện điều đó là thông qua việc động não. Tính năng chia sẻ màn hình trong cuộc họp trực tuyến cho phép bạn tập hợp mọi người lại với nhau để tạo ra những ý tưởng mới và thậm chí cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực.  
  • Một số công cụ phần mềm còn cung cấp bảng trắng kỹ thuật số để viết tự do hoặc các cách chú thích tài liệu khi tất cả mọi người đang cùng xem. Điều đó có nghĩa là người dự có thể vẽ, phác thảo, viết và tự do thể hiện ý tưởng trên một bảng vẽ dùng chung.   
  • Các phiên động não không thể phát huy hiệu quả nếu không có chức năng ghi chú tốt. Điều cần thiết là phải có bản tóm tắt về những điểm chính, câu hỏi để theo dõi, các bước tiếp theo và nhiều nội dung khác. Giải pháp chia sẻ màn hình phù hợp sẽ cung cấp tính năng ghi chú đồng thời như một tính năng chính để giúp người dùng dễ dàng tập hợp mọi thứ vào một nơi.  

Biến cuộc họp thành hoạt động nhóm thực sự  

  • Chia sẻ màn hình không nhất thiết chỉ tập trung vào bản trình bày của một người (mặc dù có thể như vậy). Trong doanh nghiệp, tất cả hoạt động đều dựa trên làm việc nhóm. Nếu bạn muốn một người dự cuộc họp khác thay đổi một tệp, giúp bạn trình bày hoặc minh họa điều gì đó, bạn có thể trao quyền điều khiển cho người đó. Ngoài ra, một số công cụ chia sẻ màn hình còn cho phép nhiều người dự điều khiển và chia sẻ màn hình của họ. Tùy chọn này giúp mọi người gắn kết vì tất cả thành viên nhóm đều có thể cho nhau thấy nội dung họ đang thảo luận. Và bạn có thể lấy lại quyền điều khiển bất kỳ lúc nào.  

Hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa 

  • Khi bạn không thể đi lại trong văn phòng để xem dự án của đồng nghiệp thì tính năng chia sẻ màn hình sẽ giúp điều đó trở nên khả thi, cho dù đồng nghiệp của bạn ở khắp nơi trong nước hoặc trên thế giới.  
  • Các nhóm làm việc từ xa có thể hiểu công việc của nhau tốt hơn rất nhiều, cộng tác hiệu quả hơn, giảm nhầm lẫn và loại bỏ việc phỏng đoán khỏi hầu hết mọi dự án.  
  • Một số công cụ phần mềm cũng cho phép người dự ghi các cuộc họp trực tuyến, khiến cho khía cạnh chia sẻ màn hình trở nên hữu ích hơn nhiều. Hãy tưởng tượng cuộc họp của bạn bao gồm nội dung hướng dẫn phức tạp về một quy trình hoặc một ứng dụng phần mềm mới. Sau khi được ghi, mọi người có thể xem lại hướng dẫn đó sau, nếu cần. 

Chia sẻ màn hình là một công cụ rất hữu ích và “đáng gờm”, thực sự có thể tập hợp các nhóm làm việc từ xa lại với nhau tốt hơn bao giờ hết. Thật may là ngay cả một số phần mềm hội thảo miễn phí cũng cung cấp tính năng chia sẻ màn hình như một trong những tính năng chính, giúp thúc đẩy quy trình giao tiếp hàng ngày và tạo ra các cuộc họp năng suất, thành công, hiệu quả. 

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Công nghệ doanh nghiệp

Lưu trữ trên đám mây so với máy chủ tại chỗ: 9 điều cần ghi nhớ

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Khai thác tối đa hội nghị truyền hình miễn phí

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Thao tác chia sẻ màn hình miễn phí chẳng hề khó khăn gì, nhưng bạn đang thực hiện đúng chưa?

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Biến liệu pháp Chăm sóc sức khỏe từ xa thành một lựa chọn cho bệnh nhân trong thời điểm cần thiết

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.