Cách bố trí không gian hiệu quả với phần mềm sơ đồ tầng

Cho dù bạn đang dự định xây dựng studio một phòng, một ngôi nhà, xưởng công nghiệp hay một dãy văn phòng, thì các sơ đồ tầng hữu ích sẽ cung cấp cho bạn chức năng, quy trình và hình ảnh bên ngoài.  Sơ đồ tầng là sơ đồ theo tỷ lệ, hiển thị hình ảnh về một phòng hoặc toàn bộ cấu trúc từ phía trên và mang lại cái nhìn rõ ràng về mối quan hệ giữa các phòng và không gian cho mục đích lên kế hoạch. Sơ đồ tầng cũng có thể: 

  • Mang lại hình chiếu phối cảnh góc nhìn cao về cách mọi người có thể di chuyển thông qua một khu vực
  • Cho phép bạn xác định trước liệu một không gian nào đó có phù hợp với một mục đích cụ thể hay không
  • Lường trước mọi thay đổi có thể xảy ra và cho phép thử nghiệm các thiết kế khác nhau
  • Thực hiện thiết kế lại ở giai đoạn đầu, trước khi bắt đầu lên kế hoạch chi tiết hoặc xây dựng

Lên kế hoạch bằng phần mềm  

Việc tạo sơ đồ tầng bằng phần mềm hiện đại có thể mang lại sự khác biệt giữa dự án thành công và dự án không thành công. Tuy nhiên, 40% các công ty xây dựng sử dụng các kế hoạch trên giấy để làm việc, khiến cho ngành xây dựng trở thành một trong những ngành ít số hóa nhất. Không kể điều đó, khi loại bỏ giấy tờ và sử dụng phần mềm trực tuyến, trong thời gian thực thì việc chia sẻ thông tin sẽ dễ dàng hơn bạn nghĩ.  

Cho dù bạn đang làm việc trong ngành xây dựng, bất động sản, tu sửa, lên kế hoạch sự kiện hay bạn là chủ doanh nghiệp đang bố trí không gian văn phòng, phần mềm sẽ là giải pháp thiết kế nhanh chóng, dễ dàng. Phần mềm có nhiệm vụ gì? Đây chủ yếu là công cụ tạo bản thiết kế sẽ giúp bạn: 

1. Đơn giản hóa bằng các tính năng tích hợp 

  • Vẽ sơ đồ tầng kỹ thuật số với các kích thước chính xác, theo tỷ lệ cho từng phòng hoặc toàn bộ các tầng trong tòa nhà của bạn, bao gồm cả cấu trúc tường, lõi trung tâm nhà và các biểu tượng điện 
  • Chọn trong số các mẫu sẵn có  
  • Có sự biểu đạt rõ ràng bằng hình ảnh về những gì bạn cần làm và hình thức ra sao khi hoàn thành 
  • Xem bản thiết kế về phạm vi công việc
  • Tạo bản nháp và điều chỉnh trước khi bắt đầu kế hoạch 
  • Giảm bớt sự phức tạp và đảm bảo dự án hoàn tất thành công 
  • Nắm rõ về khối lượng và loại vật liệu bạn cần
  • Chọn đồ đạc và sắp đặt phù hợp vào không gian của bạn 
  • Truyền đạt ý kiến với tất cả các bên liên quan, từ người thiết kế cho đến nhân viên và khách hàng 

Bạn có thể tạo ra loại sơ đồ tầng nào? Hầu như là bất kỳ loại nào. Sau đây là một số loại: 

  • 2D hoặc 3D  
  • Một phòng hoặc toàn bộ ngôi nhà 
  • Không gian thương mại/tòa nhà văn phòng 
  • Tu sửa hoặc cải tạo phòng bếp và nhà tắm 
  • Bối cảnh văn phòng (ví dụ: sơ đồ cầu thang, bố trí phòng ngủ nhỏ, không gian hội họp) 
  • Sắp đặt lối ra, công tắc và phụ kiện cố định phục vụ nhu cầu điện và viễn thông 
  • Bản vẽ HVAC (ví dụ: sơ đồ lò sưởi, thông gió và đường ống thông gió làm mát) 
  • Bản vẽ thiết kế nội thất (ví dụ: đồ đạc, sàn, lớp phủ tường, hệ thống chiếu sáng) 

2. Hưởng các lợi ích mang lại thành công 

Khả năng tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, từ đó bạn có thể dễ dàng tạo ra sơ đồ tầng tốt hơn là chìa khóa của thành công: 

  • Không gian tốt hơn. Chẳng hạn, hãy xem xét không gian văn phòng. Một khảo sát gần đây đã cho thấy rằng các công ty đổi mới nhất có nhiều gấp 5 lần khả năng xây dựng các không gian làm việc được thiết kế tốt ưu tiên cả khu vực dành cho cá nhân và khu vực dành cho nhóm.  
  • Nhân viên hạnh phúc hơn. Phần lớn những nhà điều hành đều đồng ý rằng thiết kế đóng vai trò then chốt, với 85% nói rằng các giải pháp xây dựng thông minh có thể trực tiếp tác động tốt đến sự hài lòng của nhân viên và tương tự là ảnh hưởng đến năng suất. 69%  doanh nghiệp đã báo cáo mức độ cải thiện về sự hài lòng và gắn kết của nhân viên thông qua việc đơn thuần triển khai các tính năng xây dựng như bàn làm việc có thể vừa đứng vừa ngồi, phòng tập thể dụng, thực vật và cây xanh.  
  • Tăng năng suất. Thiết kế phù hợp ở các địa điểm như thực vật, nhà kho và trung tâm phân phối còn quan trọng hơn nữa vì năng suất là tình huống một mất một còn. Không chỉ các công ty lớn muốn có khả năng lưu trữ lớn hơn, nghiên cứu còn nhận thấy rằng họ biết được tầm quan trọng của các tính năng thiết kế hữu dụng, hiện đại. Đó là lý do lĩnh vực cho thuê không gian xây theo yêu cầu trong hai năm qua đã phát triển nhanh chóng, chiếm gần 2/3 tỷ lệ hấp thụ thuần. 
  • Sơ đồ tầng hữu ích. Quan điểm tương tự cũng đúng đối với thiết kế nhà. Thiết kế nội thất và cách bài trí đồ đạc phải thực sự hữu dụng. Đó phải là nơi tụ họp thoải mái dành cho mọi người, nhưng không đánh mất đi vẻ đẹp. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi sơ đồ tầng là yếu tố gần như quan trọng nhất trong danh sách ưu tiên đối với những người đang cân nhắc mua nhà. Sơ đồ tầng cũng đóng vai trò quan trọng khi bán lại một ngôi nhà. Tuy nhiên, hơn 90% of các ngôi nhà ở Bắc Mỹ không có sơ đồ tầng cho người mua xem. 

3. Tránh tu sửa 

Bất kể bạn đang thiết kế gì đi nữa, thì tất cả các dự án đều có một điểm chung: chi phí tu sửa cao. Một nghiên cứu đã cho thấy rằng xấp xỉ 30% công việc mà các công ty xây dựng thực hiện liên quan đến việc tu sửa thiết kế ban đầu. Nghiên cứu khác nhận thấy rằng 70% phần việc tu sửa trong các sản phẩm kỹ thuật và xây dựng là các vấn đề phát sinh từ thiết kế. Thực tế là các công ty xây dựng và các ngành nghề khác đang tốn quá nhiều tiền của và phân bổ quá nhiều nguồn lực nhằm hoàn thành các dự án có thể hoàn thành ngay từ lần đầu tiên.  

Bằng cách chọn phần mềm sơ đồ tầng, bạn sẽ tạo ra các sơ đồ tầng rõ ràng, dễ đọc có thể chia sẻ và dễ dàng sửa đổi. Phần mềm phù hợp sẽ mang tính trực quan và dễ hiểu, cho phép bạn:  

  • Tận dụng các mẫu được làm mới chứa hàng nghìn hình dạng cho tường, cửa, ổ điện, v.v. Những hình dạng này đáp ứng các tiêu chuẩn trong ngành như BPMN 2.0, UML 2.5 và IEEE. 
  • Chọn tỷ lệ kiến trúc tùy chỉnh hoặc định sẵn, kỹ thuật hoặc theo mét. 
  • Dễ dàng bắt đầu, tùy chỉnh và hoàn tất các sơ đồ nhanh hơn, cũng như vẽ hoặc chú thích bằng bút, ngón tay hoặc chữ viết tay. 
  • Kéo nhanh các hình như tường, cửa, cửa sổ, công tắc trên tường, chỗ thoát và các phụ kiện cố định trên tường vào trang bản vẽ. 
  • Thêm đồ đạc, thiết bị và phụ kiện. 
  • Chèn bản vẽ CAD mà bạn có thể thay đổi kích thước, thay đổi tỷ lệ hoặc di chuyển. 

4. Cộng tác tốt hơn 

Có lẽ tính năng quan trọng nhất của phần mềm sơ đồ tầng là khả năng chia sẻ dễ dàng, cho dù đó là trên đám mây, qua liên kết bảo mật trên web, tệp đính kèm, hình ảnh hay file PDF. Điều đó giúp duy trì hoạt động giao tiếp cởi mở, một yếu tố vô cùng quan trọng khi bạn cân nhắc những thông tin sau: 

  • Một nghiên cứu gần đây cho thấy một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến dự án không thành công là giao tiếp kém hiệu quả. Ngoài ra, khảo sát năm 2018 của các chuyên gia ngành xây dựng cho biết lý do chính dẫn đến giao tiếp kém hiệu quả là phản hồi không nhanh nhạy trước vấn đề hoặc yêu cầu. Điều đó đã dẫn đến thiệt hại 31,3 tỷ đô la do hoạt động giao tiếp và dữ liệu dự án kém hiệu quả chỉ tính riêng ở Hoa Kỳ.  
  • Trong xây dựng, điều quan trọng là các chủ sở hữu và nhà thầu phải cùng làm việc một cách thực tế như nhau. Sử dụng các bản vẽ trên giấy có thể dẫn đến việc theo dấu trang lộn xộn, gây ra sự khó hiểu về tiến độ dự án, thay đổi thứ tự và quản lý khiếu nại. Ngoài ra, làm việc trên giấy tờ thì mất nhiều thời gian hơn. 
  • Khi cộng tác trong dự án hiệu quả hơn, bạn sẽ giảm bớt thời gian lãng phí và khả năng xảy ra sai sót. Khi làm việc trực tuyến, hoạt động cộng tác cũng kéo theo tinh thần làm việc nhóm, năng suất, chức năng, quy trình và ấn tượng bên ngoài tốt hơn, tất cả đều quan trọng đối với thành công của dự án.  

Các lợi ích bổ sung 

Phần mềm sơ đồ tầng trực tuyến cũng góp phần giảm bớt lỗi và sự mơ hồ, cho phép phản hồi từ tất cả các bên liên quan, bất kể là nhân viên, khách hàng hay đối tác kinh doanh. Đó là một bước kiểm tra nữa để giúp đảm bảo bạn đang đáp ứng tất cả các yêu cầu, tạo ra quy trình từ phòng này sang phòng khác và có thiết kế tổng thể phù hợp. Bạn cũng có thể có nhiều thành viên nhóm làm việc cùng lúc trên các sơ đồ. Với file chính, bạn có thể làm việc với tư cách nhóm để dễ dàng tạo, chia sẻ và làm sống động ý tưởng của mình. 

Một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm sơ đồ tầng trực tuyến tốt bao gồm: 

  • Dễ dàng cộng tác với những người khác thông qua tính năng đồng tác giả, nhận xét và chú thích 
  • Khả năng cùng nhóm chỉnh sửa sơ đồ để duy trì phiên bản duy nhất đáng tin và giảm thiểu tối đa xung đột phiên bản. 
  • Thông báo cho biết ai đang làm phần nào trong bố cục và mọi thay đổi được thực hiện 
  • Được lựa chọn về thời điểm hợp nhất các thay đổi vào file chính  
  • Các khả năng trực quan như kéo và thả, điều chỉnh và định vị, tự động kết nối với sơ đồ xây dựng hiệu quả hơn. 
  • Khả năng tạo ra diện mạo chuyên nghiệp, bắt mắt bằng các chủ đề và hiệu ứng có sẵn 
  • Làm việc nhóm trôi chảy trên thiết kế nâng cao bằng khả năng tích hợp tăng cường với  bản vẽ AutoCAD 
  • Dễ dàng kiểm soát phiên bản và truy cập vào các bố cục từ hầu hết mọi nơi trong trình duyệt hoặc ứng dụng 
  • Dễ dàng chia sẻ công việc của bạn dưới dạng liên kết an toàn trên web, tệp đính kèm, hình ảnh hoặc PDF, cũng như trả lời các nhận xét trực tuyến 
  • Lưu trữ và chia sẻ tác phẩm sáng tạo của bạn một cách bảo mật thông qua việc chọn phần mềm có dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí luôn được cập nhật và dựa trên nền tảng web 
  • Luôn cập nhật ứng dụng dành cho máy tính 
  • Tạo sơ đồ chuyên nghiệp với vô số các mẫu có sẵn và hàng nghìn hình dạng  
  • Khả năng bắt đầu, tùy chỉnh và hoàn tất các sơ đồ nhanh hơn, cũng như vẽ hoặc chú thích bằng bút, ngón tay hoặc chữ viết tay 
  • Khiến các sơ đồ trở nên sống động với lớp phủ dữ liệu, biểu tượng, màu sắc và đồ họa giúp dễ dàng xử lý thông tin hơn. 
  • Tích hợp các sơ đồ được liên kết dữ liệu vào bảng điều khiển để tìm hiểu thêm thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp. 
  • Truyền đạt phiên bản gần đây nhất và truy cập các sơ đồ từ hầu hết mọi nơi trong trình duyệt hoặc ứng dụng dành cho thiết bị 

Cho dù bạn đang sử dụng phần mềm để thúc đẩy hợp tác trong văn phòng, bán thêm nhà hay tăng năng suất, những tính năng này đều đảm bảo sự đồng thuận giữa tất cả mọi người. Những lợi ích này có thể giúp giảm thiểu sai sót, giao tiếp kém hiệu quả và việc tu sửa tốn kém, chưa nói đến số lượng email và cuộc gọi điện thoại quá nhiều. Đó là một khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại lợi ích lâu dài. 

Ngoài bất động sản, các ngành xây dựng và sản xuất, phần mềm sơ đồ tầng còn đơn giản hóa cuộc sống của người quản lý sự kiện, người lên kế hoạch đám cưới, nhà thầu điện/HVAC, nhà thiết kế nội thất và thậm chí là những người thích tự làm mọi thứ. Hãy tìm hiểu thêm về cách tạo sơ đồ tầng bằng phần mềm và mẫu với hướng dẫn từng bước này.  

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Công nghệ doanh nghiệp

Lưu trữ trên đám mây so với máy chủ tại chỗ: 9 điều cần ghi nhớ

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Khai thác tối đa hội nghị truyền hình miễn phí

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Thao tác chia sẻ màn hình miễn phí chẳng hề khó khăn gì, nhưng bạn đang thực hiện đúng chưa?

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Biến liệu pháp Chăm sóc sức khỏe từ xa thành một lựa chọn cho bệnh nhân trong thời điểm cần thiết

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.