Cách quản lý cả 5 pha trong vòng đời của dự án bằng các công cụ trực quan

Nếu bạn đang đọc bài viết này thì hẳn bạn hiểu điều sau đây là hoàn toàn đúng: Quản lý dự án hiệu quả là một kỹ năng rất quan trọng. Việc theo dõi sát sao tất cả mọi người, đường thời gian và nhiệm vụ liên quan đến các dự án công việc có quy mô lớn là một thách thức không nhỏ, đặc biệt là khi có những sự kiện không xác định hoặc không lường trước đột ngột xảy ra.  

Nghiên cứu cho thấy chỉ hơn một nửa trong số các dự án kinh doanh được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách. Tình huống thường xảy ra do sự “thay đổi phạm vi” đáng sợ, hay là còn gọi là xu hướng thay đổi và phát triển của các yêu cầu trong suốt trong suốt vòng đời dự án.  

Một cách để giúp ngăn chặn điều đó là tuân theo “5 pha” của vòng đời quản lý dự án: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc. Đây là những khái niệm hiện được chấp nhận rộng rãi, do Viện Quản lý Dự án phát triển từ nhiều thập kỷ trước. Chúng đóng vai trò là một loại khung công việc giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, tập trung và sắp xếp.   

Ngày nay, có rất nhiều chiến lược quản lý dự án để giúp bạn và nhóm của bạn thực hiện tất cả 5 pha này. Nhưng các công cụ lập sơ đồ trực quan, đơn giản có thể là một trong những công cụ hiệu quả nhất để giữ cho mọi thứ luôn rõ ràng trong tâm trí bạn và các thành viên trong nhóm, từ khi khởi đầu đến lúc kết thúc.  

Dưới đây là một số đề xuất. 

Khởi đầu 

Trước khi bạn bắt đầu thực hiện bất kỳ dự án nào, bước đầu tiên là tìm ra ý tưởng là gì, tại sao ý tưởng đó lại cần thiết và liệu có khả thi hay không. Giai đoạn này rất quan trọng. Nếu đó là một ý tưởng tuyệt vời nhưng không thể thực hiện được với tài nguyên bạn có, thì cũng phải loại bỏ (hoặc ít nhất là sửa đổi). 

Một người quản lý dự án không thể xây dựng tầm nhìn một mình mà cần phải tổng hợp ý tưởng và nhận ý kiến phản hồi sớm. Các công cụ trực quan giúp mọi người luôn thống nhất.  

Bạn hãy thử bắt đầu với một mẫu động não. Có rất nhiều tùy chọn, từ bản đồ tư duy, sơ đồ mối quan hệ đến biểu đồ phân cụm. Bất kể phong cách nào, việc động não cùng với thiết bị hỗ trợ trực quan cũng giúp truyền cảm hứng cho ý tưởng cũng như nắm bắt và sắp xếp ý tưởng ngay lập tức. 

Một tùy chọn hữu ích khác là phân tích SWOT. Phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Mối đe dọa) giúp bạn ra quyết định và lập kế hoạch dựa trên các ý tưởng kinh doanh lớn. Ví dụ: Một công ty sản xuất phụ kiện điện thoại thông minh thời trang có thể đang cân nhắc việc tung ra một dòng sản phẩm mới. Tuy nhiên, công ty này cần phải xem xét chi phí và khả năng cạnh tranh từ rất lâu trước khi bắt tay vào thiết kế bất cứ sản phẩm nào. 

Phần quan trọng nhất của pha này là đạt được sự thống nhất với tất cả các bên liên quan trong dự án trước khi bạn tiếp tục. Với loại tài liệu trực quan, đơn giản này, bạn có thể khiến mọi người đồng thuận dễ hơn nhiều. 

Lập kế hoạch 

Bước tiếp theo là bắt đầu tìm ra chính xác cách bạn sẽ hoàn thành dự án. Những ai sẽ tham gia? Cần thực hiện những nhiệm vụ nào? Nhiệm vụ nào sẽ phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác? Dự án sẽ diễn ra trong bao lâu?  

Một công cụ trực quan tuyệt vời dành cho khía cạnh này của quy trình là biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt giúp xác định các nhiệm vụ trong dự án là gì và khi nào chúng sẽ xảy ra, chi tiết đến các mục tiêu hàng ngày. Với phần mềm tạo sơ đồ, việc thêm các mốc quan trọng, tạo liên kết giữa các nhiệm vụ, mã hóa màu cho biểu đồ và thực hiện nhiều thao tác khác cũng rất đơn giản.  

Bạn cũng có thể muốn trực quan hóa vòng đời của dự án thông qua một sơ đồ dòng thời gian rõ ràng hơn nữa, sử dụng mẫu đường thời gian hoặc mẫu lộ trình. Việc tách các khía cạnh khác nhau của dự án như thế này có thể rất hữu ích khi chia sẻ với các nhóm khác hoặc với ban lãnh đạo công ty.  

Hãy nhớ tự hỏi bản thân và nhóm của bạn nhiều câu hỏi chi tiết về dự án để bạn có thể tạo đường thời gian chính xác nhất có thể, dù sử dụng biểu đồ Gantt, mẫu đường thời gian hay cả hai.  

Với đường thời gian trực tuyến và biểu đồ Gantt, mọi người trong nhóm cũng có thể đóng góp vào tài liệu trong thời gian thực, cũng như dễ dàng theo dõi nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng dạng xem tùy chỉnh.  

Thực hiện 

Sự thành công của pha thực hiện phụ thuộc vào kết quả của pha lập kế hoạch. Để đạt được điều đó, bạn có thể sử dụng một trong những công cụ trực quan tốt nhất dành cho việc thực hiện các dự án phức tạp cũng như lập kế hoạch, đó là lưu đồ.  

Ví dụ: Lưu đồ chéo chức năng giúp người quản lý dự án xác định ai chịu trách nhiệm cho việc đạt được các mốc quan trọng nhất định cũng như mối quan hệ phụ thuộc của nhiệm vụ. Một số dự án cũng có thể có các nhóm khác nhau phụ trách các khía cạnh khác của dự án; những loại sơ đồ này có thể xác định tất cả những điều đó và nhiều nội dung khác.   

Ví dụ: “Làn chức năng” xác định những người tham gia vào mỗi nhiệm vụ, trong khi “hộp pha” thể hiện đường thời gian hoặc mốc. 

Sau khi bạn đã bắt đầu dự án và đang trong quá trình thực hiện, sẽ rất tốt nếu bạn có một lưu đồ có thể chia sẻ để giúp mọi người luôn cập nhật thông tin và làm việc hiệu quả. Các thành viên nhóm cũng có thể chú thích trên biểu đồ, thêm ngữ cảnh hoặc cập nhật khi cần. Các hình có thể bấm có khả năng bung rộng để hiển thị thông tin bổ sung hoặc liên kết với dữ liệu bên ngoài, như một cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính.  

Giám sát  

Tại thời điểm này, bạn đang hoàn thành mọi việc, nhưng điều quan trọng vẫn là giám sát từng nhiệm vụ để đảm bảo không có gì đi chệch hướng. Một trong những lợi thế của hình ảnh trực tuyến và sơ đồ liên kết dữ liệu là khả năng dễ dàng chia sẻ tiến độ với người khác, thậm chí cả những người không liên quan trực tiếp đến dự án. 

Phần mềm lập biểu đồ thường cung cấp các mẫu báo cáo trạng thái đơn giản, giúp người quản lý dự án chắt lọc những điểm cần thiết và chia sẻ với người quản lý và khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan. 

Việc có nhiều tài liệu trong suốt quy trình, từ phân tích SWOT đến biểu đồ, cũng có thể giúp cho dự án trở nên rõ ràng. Bạn có thể góp phần ngăn chặn sự thay đổi phạm vi bằng cách theo dõi các mục tiêu ban đầu của dự án và kết quả chuyển giao. 

Một số phần mềm lập biểu đồ cũng hoạt động tốt với phần mềm tự động hóa, vì vậy bạn có thể thiết kế quy trình làm việc của dự án, sau đó thiết lập yếu tố kích hoạt tự động, chẳng hạn như thông báo khi một nhiệm vụ hoàn thành. 

Kết thúc 

Bạn đã hoàn thành! Sau khi nhóm của bạn đã hoàn thành tất cả các kết quả chuyển giao, dự án sẽ hoàn thành. Nhưng điểm mấu chốt của pha cuối cùng này là dành một chút thời gian để đánh giá những gì vừa diễn ra. Việc có sẵn hình ảnh rõ ràng, cụ thể trong toàn bộ quy trình sẽ giúp bạn nhìn lại và đánh giá hoạt động hiệu quả/không hiệu quả dễ dàng hơn. 

Lên lịch một cuộc họp rút kinh nghiệm với các thành viên nhóm và các bên liên quan. Thảo luận cả về những thành công và thách thức. Bạn còn có thể dựa vào một công cụ lập biểu đồ khác tại đây: Dùng thử mẫu rút kinh nghiệm sau dự án để lưu lại ý kiến phản hồi và ý tưởng từ cuộc họp.  

Lưu trữ tất cả các tài liệu ở một vị trí trung tâm để làm tài nguyên cho lần sau. 

Tất cả việc lập kế hoạch và lưu tài liệu tỉ mỉ này có vẻ như quá mức cần thiết, nhưng sẽ giúp ích. Việc sử dụng các công cụ trực quan giúp lập kế hoạch, giao tiếp và theo dõi là một trong những cách thức chắc chắn nhất để giữ cho dự án của bạn nhất quán, trong phạm vi ngân sách và đúng hạn.