Viết bởi Dianna Booher, Tác giả khách mời của Microsoft
Hiểu rõ số liệu của bạn. Không phải số liệu của ngành—mà là của chính nhóm bạn. Cuộc họp trực tuyến có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc cho chi phí đi lại và năng suất. Và giả định là bạn nhất thiết cần phải họp.
Hãy cân nhắc lợi tức đầu tư của tất cả cuộc họp để xác định xem có thể––và nên––chuyển thêm nhiều cuộc họp trực tiếp thành cuộc họp trực tuyến không và nên loại bỏ hoàn toàn cuộc họp nào.
Nắm rõ ROI của bạn
Những nhà lập kế hoạch hội nghị và công ty tổ chức hội thảo công cộng có thể cho bạn biết chính xác lợi tức đầu tư (ROI) dự kiến cho số vốn họ bỏ ra. Bảng tính của họ sẽ thể hiện chi phí cho mỗi cuộc họp, từ tiền thuê tài sản, ngân sách cho diễn giả, bữa ăn, giải trí, quảng cáo, v.v. Sau đó, họ sẽ có bảng tính thu nhập bao gồm tổng số người đăng ký, số người đăng ký trước và sau hội thảo, doanh số sản phẩm và đặc nhượng. Cuối cùng, bảng tính sẽ tính toán lợi nhuận ở các mức bán hết 100%, 90%, 80% vé, v.v.
Là một người chủ trì cuộc họp trực tuyến thành công, bạn cũng nên tính toán ROI cho các cuộc họp với nhân viên hoặc các cuộc họp về dự án để đảm bảo bạn đang mang lại giá trị.
Bước 1: Ước tính mức lương trung bình hàng năm của những người tham dự cuộc họp (hoặc sử dụng mức lương thực, nếu bạn biết).
Bước 2: Chia số đó cho 2.087 giờ (số giờ làm việc trung bình hàng năm, theo ước tính của Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ). Kết quả sẽ là mức lương trung bình theo giờ của người dự.
Bước 3: Nhân mức lương trung bình theo giờ với số người tham dự cuộc họp trực tuyến của bạn.
Bước 4: Nhân chi phí theo giờ với số giờ họp dự định của bạn. (Ví dụ: Nhân với 1 nếu cuộc họp sẽ kéo dài 1 giờ. Nhân với 1,5 nếu cuộc họp kéo dài 90 phút, v.v.)
Một ví dụ cụ thể:
100.000 USD = Mức lương cơ bản hàng năm trung bình của người dự
140.000 USD = Tổng chi phí thực sự của người dự “trung bình” (nhân với 1,4 để tính lương cơ bản, thuế tiền lương và phúc lợi)
60,08 USD = Mức lương trung bình theo giờ của người dự
X 7 = Số người tham dự cuộc họp
469,56 USD= Chi phí họp mỗi giờ cho 7 người
X 1,25 = Cuộc họp kéo dài 75 phút
586,95 USD = Chi phí của một cuộc họp kéo dài 75 phút (không bao gồm bất kỳ chi phí nền tảng cuộc họp nào)
Số tổng 586,95 USD chính là chi phí của cuộc họp. Xem xét kết quả cuộc họp của bạn. Những ý tưởng, quyết định và đề xuất có xứng đáng với mức chi phí đó không? Hãy đưa ra quyết định của bạn. Nhưng kết quả đó lại chính là lợi tức chi phí của cuộc họp. Tất nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể dự đoán được ROI trong giai đoạn lập kế hoạch—nhưng đôi khi bạn có thể. Thông thường, bạn có thể xác định ngay lập tức rằng chương trình họp mà bạn dự tính KHÔNG xứng đáng với thời gian mà bạn dành để lên kế hoạch cho chủ đề. Nhờ vậy, bạn có thể chọn hủy bỏ cuộc họp hoặc điều chỉnh chương trình họp của mình.
Đối mặt với thực tế
Hãy xem xét kỹ các cuộc họp về dự án, cuộc họp với nhân viên và cuộc họp với khách hàng được lên lịch thường xuyên. Tính toán. Xem xét kết quả cuộc họp điển hình. Đặt ra những câu hỏi hóc búa:
- Chi phí thực sự của cuộc họp là bao nhiêu nếu quy ra tiền và thời gian?
- Cuộc họp nào mang lại kết quả thực sự?
- Có thể chuyển đổi cuộc họp trực tiếp nào thành cuộc họp trực tuyến để tiết kiệm thời gian và tiền bạc?
- Nên loại bỏ hoàn toàn cuộc họp nào?
Vậy là giờ đây bạn sẵn sàng. Hãy giải quyết những vấn đề hiển hiện còn lại!
Dianna Booher là một cây bút ăn khách, tác giả của 47 cuốn sách với 60 bản dịch được phát hành. Bà giúp các tổ chức liên lạc thông suốt và các nhà lãnh đạo mở rộng tầm ảnh hưởng thông qua việc thể hiện hoạt động điều hành mạnh mẽ. Bà thường xuyên viết blog cho Forbes, HuffPost và The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher