Hướng dẫn làm việc từ xa cho các doanh nghiệp nhỏ

Làm việc từ xa là lựa chọn phổ biến dành cho nhân viên tại các doanh nghiệp cả lớn lẫn nhỏ. Giờ đây, các công cụ hội họp, nhắn tin và cộng tác mới khiến cho hình thức làm việc từ xa mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, trước khi sử dụng lực lượng lao động từ xa, công ty của bạn cần cân nhắc cả lợi ích và hạn chế của hình thức này. 

Hãy tìm hiểu về làm việc từ xa—và các công cụ hỗ trợ đội ngũ làm việc từ xa. 

Lợi ích của làm việc từ xa 

Nhân viên thích làm việc từ xa. Họ thực sự thích hình thức này. Tuy nhiên, làm việc tại nhà không chỉ phù hợp với đội ngũ của bạn. Doanh nghiệp cũng nhận thấy những lợi ích.  

Lực lượng lao động từ xa: 

  • Làm việc năng suất hơnNghiên cứu của Stanford cho thấy rằng đội ngũ làm việc từ xa làm việc trong toàn bộ các ca hoặc nhiều hơn. Nhân viên làm việc tại văn phòng thường đi muộn hoặc về sớm. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng nhân viên từ xa nghỉ ngắn hơn, có ít ngày nghỉ ốm hơn và dành ít ngày nghỉ hơn.  
  • Ít tốn kém hơn. Doanh nghiệp của bạn có thể giảm chi phí hoạt động khi có ít (hoặc không có) nhân viên tại văn phòng. Ví dụ: thương hiệu y tế Aetna đã cho phép một nửa số nhân viên làm việc tại nhà. Lựa chọn linh hoạt này đã giúp họ tiết kiệm được khoảng 78 triệu đô la mỗi năm về chi phí văn phòng.  
  • Hạnh phúc hơn. Việc đi lại và môi trường văn phòng có thể tạo ra áp lực. Nhân viên cảm thấy vui vẻ khi tránh xa những chuyến đi hàng ngày và ánh sáng ảm đạm tại văn phòng. FlexJobs thấy rằng 77% số người trả lời có cuộc sống tốt đẹp hơn khi có công việc linh hoạt. 86% số người cảm thấy ít căng thẳng hơn. Những nhân viên vui vẻ, mạnh khỏe sẽ gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn và làm việc chăm chỉ hơn. 
  • Thân thiện với môi trường hơn. Doanh nghiệp của bạn có thể cần giảm bớt khối lượng cacbon. Hoạt động vận tải chiếm 29% lượng phát thải khí nhà kính. Làm việc tại nhà giúp giảm lượng nhiên liệu mà nhân viên cần để đi tới cơ quan. Những khoản tiết kiệm này sẽ góp phần bảo vệ môi trường
  • Dễ thuê hơn. Khi các doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên trên toàn quốc, họ có một nguồn nhân lực lớn hơn để chọn lựa ngoài khu vực địa phương của họ.  

Hạn chế của hình thức làm việc từ xa 

Làm việc từ xa có rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên, có một số lý do khiến bạn có thể không muốn nhân viên làm việc tại nhà.  

Các hạn chế bao gồm:  

  • Sao lãng. Nhân viên có thể không có không gian làm việc phù hợp tại nhà. Họ có thể có một căn hộ nhỏ hoặc những người hàng xóm ồn ào. Nơi họ ở có thể đang có công trình thi công trên đường hoặc nguồn điện xoay chiều kém trong mùa hè. Hoặc họ phải mất quá nhiều chi phí khi làm việc tại quán cà phê mỗi ngày. Đây không phải là những điều kiện làm việc từ xa lý tưởng.  
  • Những người không phù hợp. Nhiều đội ngũ, chẳng hạn như bán hàng, thuê những nhân viên năng động, hướng ngoại. Những thành viên đội ngũ này có thể không chịu làm việc ở nhà. Tuy nhiên, cuộc gọi video và các kênh trò chuyện có thể tạo ra văn hóa làm việc xã hội họ cần.  
  • Vấn đề về bảo mật. Mức độ bảo mật Internet tại nhà đối với nhân viên từ xa có thể kém. Trong một số trường hợp, họ có thể làm việc ở quán cà phê tại địa phương trên một mạng Wi-Fi không an toàn. Tuy nhiên, có một số cách để giảm bớt những rủi ro này. Cung cấp VPN và điểm phát sóng Wi-Fi an toàn cho các thành viên đội ngũ xử lý dữ liệu nhạy cảm. Đồng thời, cũng phải cân nhắc đến phương thức bảo mật bổ sung cho máy tính.  
  • Vấn đề về công nghệ. Lực lượng lao động từ xa có thể khó xoay sở khi gặp sự cố công nghệ. Khi không có đội ngũ CNTT trực tiếp, họ cần phải khắc phục sự cố phần cứng và phần mềm trực tuyến hoặc nhờ cửa hàng địa phương xử lý giúp.  
  • Khả năng giám sát ít hơn. Nhiều người làm việc hiệu quả khi ở nhà. Nhưng một số người thì không như vậy. Người quản lý không thể đi đến bàn làm việc của nhân viên từ xa để kiểm tra. Thay vào đó, họ phải theo dõi tiến độ làm việc của đội ngũ thông qua chất lượng dự án và các bản báo cáo tình hình. Đối với một số người quản lý, điều này có thể phiền phức.  

Các công cụ giúp làm việc từ xa thành công 

Một vài công cụ sẽ giúp nhân viên làm việc tại nhà dễ dàng. (Các công cụ khác cũng có thể giúp bạn quản lý đội ngũ từ xa của mình.) 

Lực lượng lao động từ xa của bạn sẽ cần: 

  • Quyền truy cập vào các tệp của công ty. Bạn cần lưu trữ tất cả tệp của đội ngũ ở một vị trí dùng chung. Thông qua một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây, đội ngũ của bạn có thể truy cập vào các tệp quan trọng trên mọi thiết bị tại bất cứ nơi nào. Dịch vụ lưu trữ đám mây đảm bảo lực lượng lao động từ xa của bạn luôn làm việc trên tinh thần đồng thuận với nhau. 
  • Chia sẻ tệp và cộng tác. Các thành viên trong đội ngũ cũng cần có khả năng chia sẻ tệp an toàn. Thông qua một nhà cung cấp dịch vụ chia sẻ tệp an toàn, các đội ngũ có thể chia sẻ dự án và cùng làm việc trên dự án trong thời gian thực. Điều này có nghĩa là các nhân viên từ xa có thể đẩy nhanh tiến độ của những dự án lớn.
  • Công cụ làm việc nhóm. Cuối cùng, các thành viên của đội ngũ cần kết nối với nhau trong cả ngày. Một công cụ làm việc nhóm sẽ cho phép lực lượng lao động từ xa của bạn trò chuyện, họp, gọi điện và làm việc cùng nhau trong một trung tâm. Công cụ giao tiếp từ xa mạnh mẽ sẽ giúp các thành viên của đội ngũ tạo dựng sự gắn kết mạnh mẽ, hiệu quả.

Tổng quan 

Cả bạn và nhân viên của bạn đều có thể hưởng lợi từ hình thức làm việc từ xa. Hình thức này góp phần tăng năng suất và khiến nhân viên cảm thấy vui vẻ hơn. Ngoài ra, làm việc từ xa còn giúp giảm bớt chi phí văn phòng và khối lượng cacbon. Với các công cụ phù hợp, các nhân viên từ xa không chỉ làm việc hiệu quả, mà còn phát triển hơn nữa. 

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Công nghệ doanh nghiệp

Đơn giản hóa ngày làm việc của bạn bằng các cuộc gọi video nhóm

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Cách dùng AI cho doanh nghiệp nhỏ

Đọc thêm
Công nghệ doanh nghiệp

Cách lập sơ đồ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thành công

Đọc thêm

Thông tin chuyên sâu và ý tưởng về doanh nghiệp không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.