4 cách làm việc nhóm tốt hơn bằng phần mềm mạng nội bộ

Mỗi người quản lý dự án đều phải học cách duy trì mục tiêu cho nhóm trong khi khối lượng công việc có thể khiến họ bị phân tán theo nhiều hướng khác nhau. Trong một số trường hợp, điều đó có nghĩa là bạn phải làm việc với các người quản lý dự án khác để ưu tiên dự án hoặc giúp các thành viên trong nhóm thành công trong việc (và duy trì) sắp xếp khối công việc ngày càng chất đống hoặc có thể cho các thành viên trong nhóm – người đang sống ở các thành phố, tiểu bang hoặc quốc gia khác – công cụ cần thiết để cộng tác một cách hiệu quả. Nếu như các kỹ năng ưu tiên dự án sẽ được tích lũy thông qua kinh nghiệm cá nhân thì phần mềm mạng nội bộ sẵn có lại giúp bạn không chỉ duy trì tổ chức và cộng tác trong nhóm, mà còn cho phép bạn giao tiếp hiệu quả với các cá nhân và nhóm của mình.

Tất nhiên, không phải mọi phần mềm cổng thông tin mạng nội bộ đều giống nhau, vậy nên hãy cùng điểm qua bốn công cụ cho giải pháp mạng nội bộ.

Quản lý thông tin

Để duy trì tiến độ, nhóm của bạn phải biết được từng cá nhân chịu trách nhiệm về phần nào và khi nào. Ngoài ra, bạn cũng cần phải cung cấp cho nhóm thông tin về cách liên hệ với các thành viên khác, chi tiết về cách truy nhập các trang web hoặc tài liệu quan trọng (đặc biệt là nếu chúng được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc trên máy chủ tách chuyển), có khả năng tạo thông báo quan trọng hoặc đăng lời nhắc, v.v.. Vậy nên, hãy tìm một mạng nội bộ công ty cho phép bạn tạo các trang nhóm có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ có thể lưu trữ và chia sẻ thông tin quan trọng trong vị trí trung tâm.

Thư viện

Trước hết, phần mềm cộng tác phải giúp làm việc nhóm trở nên dễ dàng. Do đó, hãy chọn một giải pháp cho phép bạn cung cấp quyền truy nhập vào các tệp, tài liệu, hình ảnh, ghi chú cuộc họp v.v. đến tất cả mọi người. Bằng cách cung cấp tới bạn quyền tạo các thư viện tài liệu, dán nhãn phù hợp cho dự án và nhóm của bạn, mọi người có thể tìm thấy thông tin cập nhật mới nhất về dự án của bạn, xem xét các lần lặp vật chuyển giao trong quá khứ, xem tác phẩm nghệ thuật hiện tại, làm mới ký ức về yêu cầu của dự án và nhiều điều khác nữa.

Công cụ cộng tác

Cổng thông tin nội bộ của nhân viên phải có tính năng tạo ra không gian cho các thành viên trong nhóm để chia sẻ và quản lý thông tin – cũng như, làm việc trên tệp cùng nhau. Để làm được điều này, bạn cần tìm kiếm phần mềm cộng tác sở hữu các tính năng như thảo luận theo luồng, cũng như các cuộc khảo sát – giúp lập kế hoạch gặp gỡ và/hoặc đưa ra quyết định dễ dàng hơn, lịch chung, danh sách tác vụ và không gian họp, cùng nơi bạn có thể lưu trữ toàn bộ ghi chú cuộc họp, tài liệu và lịch công tác, v.v. của bạn. Giống như không gian cuộc họp, một giải pháp mạng nội bộ với công cụ không gian làm việc có thể giúp các thành viên nhóm cụ thể, như một nhà thiết kế đồ hoạ và người sao chép văn bản, làm việc trên cùng một tệp trong cùng một không gian mà không phải ghi đè lên phần việc của người khác, cuối cùng làm tăng năng suất.

Tích hợp với các công cụ hiện có

Bất kể việc phần mềm cổng thông tin nội bộ hứa hẹn sẽ cải thiện năng suất và nỗ lực cộng tác của bạn ra sao, nếu bạn gặp khó khăn trong việc sử dụng hoặc yêu cầu bạn thay thế các công cụ hiện có (như xử lý văn bản, bảng tính, thiết kế đồ họa và/hoặc các công cụ email), sẽ rất khó để thuyết phục nhóm của bạn sử dụng phần mềm đó. Để đạt được mức năng suất và tổ chức bạn cần, hãy tìm một giải pháp mạng nội bộ tương thích tốt với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng. Bằng cách này, tổ chức của bạn sẽ không cần phải mua những chương trình tốn kém cũng như có thể kém hiệu quả và nhóm của bạn sẽ không gặp khó khăn khi sử dụng.

Một phần mềm cộng tác nên đơn giản, liền mạch và có thể tùy chỉnh – mang đến những điều cần thiết để bạn và nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau như một tập thể và trong từng nhóm nhỏ. Khi bạn chọn một giải pháp cho phép bạn sắp xếp các tệp theo cách của mình, sử dụng các công cụ hiện có của bạn và cung cấp cho bạn các công cụ cộng tác giúp các thành viên đồng thời làm việc trên các tệp một cách dễ dàng, chia sẻ tài liệu và thông tin, cũng như theo dõi các cuộc thảo luận quan trọng, bạn sẽ đạt được những điều mà mỗi người quản lý dự án đều mong muốn – một nhóm có tổ chức và làm việc hiệu quả.

Giới thiệu tác giả

Đội ngũ Trung tâm Phát triển tập trung vào việc giúp bạn bắt đầu, quản lý và điều hành doanh nghiệp.

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tips

Cách tiến hành cuộc họp ảo hiệu quả

Đọc thêm
Business Tips

Khám phá 4 đặc điểm chính của hình ảnh trực quan hóa dữ liệu tốt

Đọc thêm
Business Tips

4 ý tưởng hay để nâng cao mạng xã hội doanh nghiệp của bạn

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.