5 cách biến trò chuyện nhóm trở thành không gian làm việc tốt nhất

Cho dù các nhóm của bạn làm việc từ xa, cộng tác từ xa hay ngồi cùng một văn phòng thì ứng dụng và phần mềm trò chuyện doanh nghiệp là những yếu tố không thể thiếu mới nhất cho không gian làm việc. Tăng cường khả năng kết hợp nhiều công cụ cộng tác khác nhau vào một ứng dụng duy nhất trên web, trên máy tính và dành cho thiết bị di động – nên không có gì ngạc nhiên khi chúng đang ngày càng trở nên phổ biến. Thực tế, tỷ lệ sử dụng các ứng dụng trò chuyện nhóm đã tăng vọt trong năm qua, từ 2,4 % lên 33,3 % theo một khảo sát gần đây. Dù bạn là một tổ chức nhỏ, trung bình hay doanh nghiệp lớn thì trò chuyện nhóm là một công cụ không nên bỏ qua. Dưới đây là năm cách biến trò chuyện nhóm trở thành không gian làm việc tốt nhất với hàng loạt giải pháp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, bao gồm:

  1. Tập trung giải quyết những email không cần thiết. Nếu bạn từng gặp tình trạng hộp thư đến bị quá tải thì bạn sẽ hiểu rằng đó là một vấn đề rất lớn đối với các nhân viên ngày nay. Do vậy, không có gì ngạc nhiên khi 22 % (hơn 1/5) các chuyên gia làm việc tham gia khảo sát cho biết rằng một nửa số email công việc trở lên mà họ nhận được không liên quan đến họ. Tệ hơn là 11 % (hơn 1/10) chuyên gia cho biết có tới 75 % hộp thư đến của họ trở lên bị kẹt cứng bởi những email không cần thiết. Đó là một sự lãng phí lớn về thời gian và tài nguyên. Những giải pháp trò chuyện văn phòng phù hợp giúp bạn tạo nhiều kênh trò chuyện khác nhau cho mỗi nhóm dựa trên các luồng công việc hoặc chủ đề — rất phù hợp với các cuộc trò chuyện trực tiếp, nhắn tin và cuộc hội thoại có mục đích cụ thể.
  1. Tạo trung tâm làm việc nhóm đáng tin cậy. Khả năng tạo không gian làm việc nhóm thiết thực không chỉ giúp giảm tải cho hộp thư đến mà điều đó còn đồng nghĩa với việc, bạn có thể giúp mọi người nhanh chóng truy nhập các tài liệu và công cụ quan trọng, khám phá dữ liệu cũng như nhận cập nhật từ các ứng dụng mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo để không bỏ lỡ các hoạt động và thông tin quan trọng. Giờ đây, tất cả nội dung, công cụ, mọi người và các cuộc hội thoại đều đã sẵn có trong không gian làm việc nhóm thích hợp. Hãy nhớ chọn một giải pháp trò chuyện nhóm cung cấp cho bạn quyền truy nhập tích hợp sẵn vào những công cụ phổ biến như SharePoint, OneNote và Skype for Business, biến một cuộc trò chuyện nhanh trở thành cuộc hội thoại trực tiếp trong giây lát.
  2. Khả năng thêm dấu ấn cá nhân vào ngày làm việc. Bạn có biết rằng khi nhìn thấy hình mặt cười trên mạng, một số vùng của não bộ sẽ được kích thích tương tự như khi chúng ta nhìn thấy một khuôn mặt thực sự? Teams có thể giúp những cuộc hội thoại kỹ thuật số trong trò chuyện nhóm trở nên vui vẻ và cá tính hơn — không chỉ với emoji — mà còn với các nhãn dán, GIF và nhiều tính năng khác. Để tăng tính cá nhân, hãy chọn một ảnh meme/bộ dựng macro cho phép bạn chọn hình ảnh, rồi tùy chỉnh bằng cách phủ văn bản lên — để khiến ảnh đó trở thành của riêng bạn.
  3. Cộng tác mà không ảnh hưởng đến bảo mật. Khi lựa chọn một giải pháp trò chuyện doanh nghiệp, hãy đảm bảo chọn một giải pháp có các tính năng bảo mật doanh nghiệp và tuân thủ tốt nhất, bao gồm Khám phá Điện tử và tranh chấp pháp lý cho các kênh, các trò chuyện và tệp, cùng với mã hóa dữ liệu mọi lúc (tại chỗ và khi đang truyền) và xác thực đa yếu tố nhằm tăng cường bảo vệ danh tính.
  4. Tìm một trung tâm trò chuyện tích hợp mà không phải trả thêm chi phí. Tìm một giải pháp đã được tích hợp sẵn trong trải nghiệm Microsoft Office của bạn là một cách tiết kiệm và thông minh để thử nghiệm trò chuyện doanh nghiệp. Ví dụ: Microsoft Teams là không gian làm việc dựa trên trò chuyện trong Office 365 nơi lưu giữ tất cả nội dung, công cụ, mọi người và các cuộc hội thoại của bạn ở cùng một nơi. Hơn thế nữa, ứng dụng này được tích hợp miễn phí với các gói Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3 và E5, giúp bạn dễ dàng dùng thử. Microsoft Teams chạy trên các nền tảng Windows, máy Mac, Android, iOS và web. Teams hỗ trợ máy khách web trên Microsoft Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ và Chrome 51.0+.

Tạo văn phòng đáng tin cậy của bạn ngay bây giờ! Khám phá Microsoft Teams, cũng như Office 365 và khám phá cách bạn có thể làm việc tốt hơn mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Giới thiệu tác giả

Đội ngũ Trung tâm Phát triển tập trung vào việc giúp bạn bắt đầu, quản lý và điều hành doanh nghiệp.

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tips

Cộng tác mới lạ: Các cách thức mới dành cho những nhóm làm việc cùng nhau từ xa

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.