6 cách tạo cuộc họp ảo hiệu quả hơn

Lần cuối cùng bạn tham dự cuộc họp trực tiếp là khi nào? Hãy chấp nhận thực tế là: các cuộc gặp gỡ làm việc ngày nay đang ngày càng mang tính điện tử hơn. Mặc dù cuộc họp trực tuyến hoặc cuộc họp ảo có thể thuận tiện nhưng những cuộc họp này cũng làm giảm trách nhiệm của người tham gia do chúng ẩn chứa nhiều điều kiện khiến mọi người mất tập trung hơn. Khi mọi người bị phân tâm, cuộc họp sẽ mất đi sự tập trung và cần nhiều thời gian hơn cho việc lặp lại.

Để giữ cuộc họp — và lịch biểu của bạn — theo đúng lịch trình, hãy xem xét sáu mẹo sau và chuyển đổi thói quen của bạn.

1. Hành động theo chương trình họp — Cho dù người dự cuộc họp của bạn ở trong cùng tòa nhà hay khắp mọi nơi trên thế giới, quan trọng là phải để mọi người đồng thuận với nhau. Mặc dù giờ đây chương trình họp chính thức không còn được sử dụng nhiều như xưa nhưng bạn hãy khôi phục lại điều này. Hãy đưa chủ đề cuộc họp vào nội dung lời mời trên lịch của bạn hoặc gửi tài liệu qua email trong vòng 24-48 giờ trước thời gian đã định. Điều này sẽ giúp các bên đặt ra kỳ vọng về mục tiêu cuộc họp. Và bạn hãy nhớ đọc nếu nhận được chương trình họp! Ngay cả khi bạn đã quen với dự án hoặc các chủ đề thảo luận, bạn vẫn có thể tìm hiểu thông tin quan trọng về các quan điểm hoặc mối quan tâm trên bảng này và không rơi vào thế bị động.

2. Hãy chuẩn bị cẩn thận — Cho dù cuộc họp của bạn có được đặt chương trình họp cụ thể hay không, hãy chắc chắn rằng bạn biết rõ mục tiêu của mình là gì. Trước cuộc họp, hãy tổng hợp mọi ghi chú hoặc thông tin cơ sở mà bạn có thể cần tham khảo cũng như bất kỳ câu hỏi nào. Việc chuẩn bị sẵn một danh sách hoặc tập hợp các điểm chính sẽ giúp bạn giảm áp lực khi phải suy nghĩ về câu hỏi ngay tại chỗ, cũng như cho phép bạn tham gia vào cuộc thảo luận đang diễn ra. Bạn có thể ghi lại các câu hỏi vào chương trình họp, nếu có, hoặc chuẩn bị trước tài liệu ghi chú với các mục tiêu hoặc suy nghĩ ban đầu được đưa lên trên. Cho dù bạn chuẩn bị theo cách nào thì phương pháp chuẩn bị này cũng sẽ đảm bảo bạn không quên chương trình họp của mình trong ngày họp.

3. Khắc phục sự cố kỹ thuật của bạn — Cho dù đó là cuộc họp trực tuyến đầu tiên hay cuộc họp thứ một triệu, hãy đảm bảo rằng bạn biết cách sử dụng công nghệ của mình. Xác nhận cách quay số vào và đảm bảo loa ngoài của bạn hoạt động. Nếu bạn cần internet để truy nhập vào hội thảo hoặc email hay ghi chú (liên quan đến cuộc họp), hãy kiểm tra Wi-Fi! Những thất vọng ban đầu thường xuất hiện khi có người cần thêm một phút để truy nhập vào đường dây của hội thảo. Đừng để điều đó xảy ra — hãy đến phòng hội thảo sớm và quay số vào. Ngay cả khi bạn tắt tiếng điện thoại của mình cho đến khi những người khác tham gia, ít nhất bạn có thể tập trung vào nội dung trình bày của mình thay vì gây ra khó chịu ngay từ đầu.

4. Chia sẻ là quan tâm — Nếu bạn đang xem xét bất kỳ thông tin nào có kèm hình ảnh hoặc số liệu thống kê hoặc nếu bạn đang tham khảo các tài liệu bên ngoài, hãy đảm bảo mọi người đều có thể theo dõi cùng. Hãy thiết lập chia sẻ màn hình để bạn có thể thu hút sự chú ý của khán giả và giúp mọi người cùng đồng thuận. Bước này có thể làm giảm bớt câu hỏi “Chờ đã! Chúng ta đang nói đến đâu rồi?” cũng như câu “Chờ chút, tôi phải vào đúng trang đã”. Chia sẻ màn hình sẽ giúp loại bỏ nhu cầu tạm dừng và những khoảnh khắc bối rối đó. Chỉ cần ghi nhớ: nếu bạn đang chia sẻ màn hình, hãy đảm bảo tắt mọi chương trình hoặc thông báo email, điện thoại hoặc tin nhắn để tránh mọi thông báo khó chịu.

5. Hãy thẳng thắn — Một trong những thách thức của cuộc họp trực tuyến là làm thế nào để biết ai sắp phát biểu hoặc ai cần tham gia giữa chừng. Dựa vào những người tham dự cuộc họp và tính cách của họ, cuộc họp ảo có thể diễn ra trong mọi thái cực, từ mọi người thảo luận với nhau cho đến những khoảng tạm dừng lâu sau khi có người nói xong. Để tránh việc nói lộn xộn không rõ ràng hoặc thời gian trống, hãy đặt câu hỏi dành riêng cho những người dự cuộc họp khác. Nếu mọi người đang làm việc cùng nhau hoặc dựa vào các bước khác trong tiến trình để tiếp tục, đừng ngại hỏi họ một cách cụ thể xem họ có cần bổ sung thêm điều gì hoặc có thêm thắc mắc nào không. Nhờ việc thẳng thắn khi điều khiển cuộc trò chuyện, bạn sẽ đảm bảo rằng mình đã tối đa hóa thời gian họp trong khi vẫn cho phép mọi người được lên tiếng.

6. Dấu ấn cá nhân — Cuộc họp trực tuyến, qua điện thoại hoặc cuộc họp ảo có thể là trở ngại — bạn không nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể để biết được cách mọi người phản hồi hay họ có đang theo dõi hay không. Để giải quyết nguy cơ mất tập trung của mọi người, hãy giữ nguyên cá tính của bạn. Hãy trở nên duyên dáng như khi bạn gặp trực tiếp — hoặc nhiều hơn, theo yêu cầu của cuộc họp. Năng lượng dồi dào sẽ giúp bạn thu hút khán giả và giúp họ tiếp tục theo dõi các chủ đề. Họ sẽ không muốn bị mất tập trung, đặc biệt là nếu bạn có thói quen đặt câu hỏi trực tiếp cho mọi người về phản hồi của họ với một chủ điểm. Khi mọi người thực sự bị thu hút vào cuộc chơi họp hành này, chủ điểm họp của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng và bạn sẽ đề cập được đến nhiều vấn đề hơn trong thời gian ngắn hơn.

Bất kể hình thức họp là gì, bạn cũng sẽ không bị mất đi sự quan tâm cần thiết của mọi người trong bối cảnh hỗn độn trên mạng. Bằng cách chuẩn bị sẵn sàng và thu hút các đồng nghiệp, cuộc họp của bạn sẽ trở nên rõ ràng và đúng với mục tiêu của bạn.

Là thân thiện chân tổ chức của bạn? Thực hiện bài kiểm tra.

Giới thiệu về tác giả

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Bắt đầu cùng Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tips

5 cách bạn cần để làm việc tại nhà sao cho cảm giác như bạn chưa từng rời văn phòng

Đọc thêm
Business Tips

Cộng tác mới lạ: Các cách thức mới dành cho những nhóm làm việc cùng nhau từ xa

Đọc thêm
Business Tips

5 lời khuyên của một giám đốc CNTT về năng suất di động, nhóm từ xa và bảo mật

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.