Tìm các tính năng dịch vụ email phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn

Dịch vụ email được sử dụng cho hầu hết mọi hoạt động trực tuyến – từ việc duy trì liên lạc với khách hàng và đồng nghiệp đến việc thiết lập tài khoản phương tiện xã hội và mua sắm trực tuyến. Và tại hầu hết mọi quốc gia trên khắp thế giới, mọi người đều được kết nối với máy khách email giúp cuộc sống trở nên hiện đại. Trên thực tế, theo nghiên cứu của Radicati Group, Inc., trong 2017, khoảng một nửa dân số toàn cầu đã sử dụng email và “đến cuối 2021, số lượng người dùng email trên toàn thế giới sẽ lên tới hơn 4,1 tỷ.” Quá ấn tượng – và điều đó cho thấy các nền tảng email đã trở nên quan trọng đến thế nào.

Tuy vậy, email không còn là cách duy nhất để gửi và nhận thư. Thông qua những cải tiến được thực hiện để giúp các cá nhân và tổ chức giao tiếp hiệu quả hơn, email đã phát triển để bao gồm một loạt các công cụ có thể thực sự cải thiện cách bạn làm việc. Tất nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều cần truy nhập vào toàn bộ công cụ có sẵn, do đó, bên dưới các công cụ này được chia thành các giải pháp “cơ bản” và “nâng cao” – có thể giúp bạn quyết định loại máy khách email nào phù hợp với bạn. Hãy cùng điểm qua nhé.

Các tính năng cơ bản

Hầu hết các dịch vụ email miễn phí đều cung cấp một số tính năng cơ bản cho phép bạn quản lý và sắp xếp các thư email một cách hiệu quả, chẳng hạn như:

  • Trả lời tự động: Bằng cách cho phép bạn tạo thư được gửi tự động cho bất kỳ ai liên hệ với bạn qua email, tính năng này giúp bạn dễ dàng thông báo cho người khác biết rằng bạn không ở văn phòng, khi nào bạn quay lại và họ nên liên hệ với ai khi bạn vắng mặt.
  • Áp dụng các quy tắc: Quy tắc là các hành động mà bạn có thể tự động áp dụng cho thư gửi đến và/hoặc gửi đi. Quy tắc cho phép bạn tự do lựa chọn điều gì sẽ kích hoạt quy tắc - và hành động nào được thực hiện khi quy tắc được kích hoạt. Ví dụ: nếu bạn muốn tất cả thư gửi từ sếp đều đi đến một thư mục đặc biệt, bạn có thể sắp xếp việc đó bằng cách đặt quy tắc. Hoặc, nếu bạn muốn ngay lập tức xóa thư có chủ đề "đăng ký ngay hôm nay", bạn có thể tạo quy tắc sẽ giúp điều đó diễn ra.
  • Thư mục: Hầu hết các dịch vụ email miễn phí đều cung cấp một số loại tính năng tổ chức, như thư mục, cho phép bạn sắp xếp và lưu trữ thư theo cách thủ công dựa trên bất kỳ hệ thống nào phù hợp nhất với bạn. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên "Dự án X", bạn có thể tạo một thư mục có tiêu đề "Dự án X" và chuyển mọi thư liên quan đến dự án vào thư mục này theo cách thủ công – giúp bạn dễ dàng lưu bản ghi của mọi giao tiếp liên quan đến dự án đó. Hoặc nếu bạn đang nghiên cứu giá của sản phẩm mà công ty cần, bạn có thể tạo một thư mục cho mọi thư và ước tính bạn đã nhận được đến ngày xác định – rồi đưa chúng vào một nơi thuận tiện.

Các tính năng bổ sung với Dịch vụ email dành cho doanh nghiệp

Tất nhiên, khi bạn có nhu cầu làm được nhiều hơn so với những gì các tính năng cơ bản cho phép, dịch vụ email cho doanh nghiệp có thể sẽ giúp ích. Mặc dù tính năng trên từng máy khách email sẽ khác nhau nhưng một vài loại tính năng bạn có thể kỳ vọng tìm thấy trong một giải pháp dành cho doanh nghiệp bao gồm:

  • Giao tiếp bằng email và lưu trữ email bảo mật: Sử dụng mã hóa và một loạt các tính năng bảo mật nâng cao, nhiều giải pháp email dành cho doanh nghiệp có khả năng giữ an toàn cho tất cả thư của bạn – trên đường truyền và trong hộp thư đến của bạn.
  • Lịch dùng chung: Với lịch dùng chung, bạn có thể nhìn thấy khi ai đó (hoặc toàn bộ nhóm của bạn) vẫn trống lịch để họp, giúp bạn dễ dàng đặt lịch cho họ và các nhóm sự kiện khác, đôi khi điều đó sẽ thuận tiện cho tất cả mọi người. Lịch dùng chung cũng có thể là cách tuyệt vời để cho mọi người biết bạn sẽ không ở văn phòng. Chỉ cần thêm một mục trên lịch dành cho kỳ nghỉ của bạn và chặn thời gian theo đó, rồi tất cả mọi người có quyền truy nhập vào lịch đều có thể biết khi nào bạn sẽ đi nghỉ.
  • Gửi thư cho một số người bằng một biệt danh email duy nhất: Một số dịch vụ email giúp bạn dễ dàng gửi thư cho tất cả những người bạn làm việc cùng trên một dự án nhất định cùng một lúc – bằng một tên duy nhất. Như vậy, giả sử nếu bạn làm việc với 10 người trên một dự án, bạn có thể đưa 10 người đó vào một nhóm và đặt tên là "Nhóm dự án X", sau đó bạn có thể gửi thư cho 10 người đó bất cứ khi nào bạn nhập địa chỉ email "Nhóm dự án X" – giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp và gửi thông báo cho mọi người.
  • Lưu giữ email: Để tuân thủ các quy định của ngành và chính phủ, cũng như các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp của riêng bạn, việc lưu trữ thư email của công ty là rất quan trọng. May mắn thay, hầu hết các giải pháp email dành cho doanh nghiệp đều cho phép bạn thiết lập các chính sách lưu giữ riêng để bạn có thể lưu trữ những gì bạn cần – trong khoảng thời gian bạn cần.

Các dịch vụ email miễn phí đều có chỗ đứng riêng – và nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có một người thì đây chính là dịch vụ mà bạn cần để có thể bắt đầu. Tuy nhiên, nếu bạn điều hành một công ty với hàng chục nhân viên hay bạn phải tuân theo quy định của ngành hoặc chính phủ hoặc cần bất kỳ điều gì ngoài khả năng gửi và nhận thư, giải pháp email dành cho doanh nghiệp sẽ phục vụ bạn tốt hơn - cũng như, sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để làm việc, phát triển và xây dựng doanh nghiệp của bạn theo cách thức phù hợp.

Giới thiệu về tác giả

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Bắt đầu cùng Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tech

Doanh nghiệp đang phát triển cần biết gì về lưu trữ email

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.