Trước đây so với bây giờ: Lưu trữ đám mây đã thay đổi cách thức làm việc như thế nào

Trước đây: máy đánh chữ, bản sao bằng giấy than và tủ đựng tài liệu. Bây giờ? Thiết bị phong phú và lưu trữ đám mây.

Sự xuất hiện của máy tính cá nhân đã mở ra khoảng cách lớn giữa xưa và nay, rồi internet lại tiếp tục nới rộng sự ngăn cách đó. Tuy nhiên, không chỉ có công nghệ thay đổi mà cùng với đó, cách thức chúng ta làm việc cũng thay đổi theo. Hãy thử nghĩ xem: có bao nhiêu thói quen và lựa chọn hàng ngày của bạn bị ảnh hưởng bởi quyền truy nhập vào lưu trữ đám mây? Tùy thuộc vào những ràng buộc riêng của tổ chức và vai trò của bạn, có lẽ mức độ ảnh hưởng sẽ là không ít. Hãy cùng xem qua một số chuyển đổi lớn hơn về văn hóa tại nơi làm việc đã diễn ra trong những năm gần đây do những cách thức lưu trữ dữ liệu và truy nhập ứng dụng mới tạo ra.

Đội ngũ nhân lực di động

Không lâu trước đây, một nhân viên văn phòng điển hình thường gắn liền với bàn và máy tính. Phần mềm và các tệp được lưu trữ cục bộ, khiến việc tái tạo thiết lập trên một máy khác trở nên vô cùng rắc rối (và có khả năng gây tốn kém). Tối thiểu nhất thì bạn cũng cần lập kế hoạch trước nếu muốn hoặc cần làm việc ở nơi khác không phải văn phòng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, mọi thứ đã bắt đầu thay đổi. Các công cụ doanh nghiệp phổ biến, bao gồm bộ xử lý văn bản, bảng tính và chương trình trình bày trình chiếu, đã chuyển sang điện toán đám mây. Kết hợp với sự gia tăng nhanh chóng của máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh, sự phát triển này đã giúp bạn có thể truy nhập, cũng như làm việc với tài liệu của mình từ hầu hết mọi nơi.

Điều này đã tạo ra sự thay đổi sâu sắc đến định nghĩa ngày làm việc. Theo dữ liệu gần đây, xấp xỉ 20-25 % đội ngũ nhân lực Hoa Kỳ đôi khi có làm việc từ xa. Trong số những người không làm việc tự do, hoạt động làm việc từ xa thường xuyên đã tăng 103 % tính từ năm 2005. Đáp lại, các công ty cũng đã phải điều chỉnh không gian của họ. Những khối ô làm việc lớn đang dần nhường chỗ cho các khu vực đa mục đích nhằm cung cấp không gian cho các nhóm có quy mô khác nhau, làm việc trên các thiết bị khác nhau. Nhân viên đến rồi đi, phân chia thời gian của họ giữa văn phòng, gia đình, quán cà phê và công viên.

Cộng tác theo thời gian thực đúng nghĩa

Công nghệ ngày nay tạo điều kiện cho vô số kiểu cộng tác, tuy nhiên, trước đây không phải lúc nào cũng vậy. Tệp được lưu cục bộ vốn dĩ khuyến khích cách làm việc kiểu dây chuyền lắp ráp, trong đó một người thực hiện phần việc của mình trước khi chuyển sang người tiếp theo trong dây chuyền. Có thể giải thích cộng tác trong thời gian thực là mọi thành viên nhóm đều cần phải ở cùng một nơi, trong cùng một thời điểm, trong đó có một người ở vị trí người điều khiển. Tất nhiên, những giới hạn này không hẳn là xấu nhưng sẽ không có nhiều người cho rằng chúng là lý tưởng.

Điện toán đám mây đã thay đổi cách chúng ta làm việc cùng nhau. Ngày nay, nhiều người dùng có thể đồng thời đóng góp vào cùng một dự án — thậm chí là từ hai đầu đất nước. Họ có thể để lại chú thích, đặt câu hỏi, đưa ra đề xuất và tạo thay đổi. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu cần làm việc từ phiên bản mới nhất của tài liệu — phiên bản mới nhất là phiên bản duy nhất.

Lưu trữ bảo mật, sắp xếp dễ dàng

“Hãy nhớ sao lưu tệp của bạn.” Chúng ta đã từng nghe thấy câu nói này rất nhiều. Bởi vì không sao lưu lại nghĩa là chỉ cần máy tính hỏng, chúng ta sẽ mất tất cả thông tin quan trọng của mình — chỉ nghĩ thôi đã thật đáng sợ. Tuy nhiên, lưu trữ đám mây đã mang đến sự yên tâm cho hàng triệu nhân viên văn phòng. Tạo tài liệu trong các ứng dụng dựa trên internet nghĩa là công việc của bạn sẽ được lưu liên tục. Hơn nữa, tài liệu đó có thể truy nhập được từ mọi nơi và, tùy thuộc vào các cài đặt quyền, bởi bất cứ ai. Tất cả những điều đó đều góp phần tạo nên môi trường làm việc mà bạn có thể dành ít thời gian hơn để phải lo lắng và sắp xếp, cũng như có nhiều thời gian hơn để sáng tạo.

Giới thiệu về tác giả

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Bắt đầu cùng Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tech

Bạn đã sẵn sàng làm chủ buổi thuyết trình ảo quy mô lớn hay chưa?

Đọc thêm
Business Tech

Bảo vệ thông tin trong môi trường di động: Tìm hiểu cách phòng CNTT trao quyền cho các nhân viên làm việc từ xa

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.