Dịch vụ chuyên lưu trữ email cho công ty chuyên nghiệp

Giờ đây, các dịch vụ lưu trữ email an toàn, chuyên nghiệp đang trở nên quan trọng đối với sự thành công của tổ chức hơn bao giờ hết. Và cho dù bạn sở hữu một doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ hay điều hành một tổ chức doanh nghiệp, việc lưu trữ email đều có thể giúp bạn – và nhóm của bạn – làm việc hiệu quả hơn tại văn phòng, khi đang di chuyển và ở bất cứ đâu.

Tất nhiên, không phải mọi dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp đều giống nhau. Và mặc dù không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả nhưng có một số cân nhắc có thể giúp bạn lựa chọn dịch vụ lưu trữ email dễ dàng hơn và cuối cùng sẽ mang đến cho doanh nghiệp các công cụ cần thiết để thành công. Hãy cùng xem những điều doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng như tổ chức doanh nghiệp nên tìm kiếm ở giải pháp email được lưu trữ.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Khi đứng trước các lựa chọn dịch vụ lưu trữ máy chủ email dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, bạn có thể thiên về việc chọn một trong các dịch vụ miễn phí có sẵn. Xét cho cùng, “miễn phí” vừa cung cấp các dịch vụ bạn cần lại giúp bạn kiểm soát ngân sách, phải không? Tất nhiên là có thể nhưng có một số cạm bẫy khi chọn dịch vụ miễn phí mà bạn có thể không biết. Ví dụ:

  • Hình ảnh thiếu chuyên nghiệp: Khi bạn liên lạc với khách hàng hoặc các tổ chức khác bằng địa chỉ email có phần mở rộng là LuutruEmailMienphi.com, bạn sẽ gặp phải nguy cơ gây ra ấn tượng thiếu chuyên nghiệp.
  • Độ tin cậy: Tương tự như vậy, với dịch vụ lưu trữ email cho phép bạn sử dụng địa chỉ email kết thúc bằng phần mở rộng TenCongtyBan.com, bạn có thể đồng thời đạt được cả độ tin cậy lẫn sự chuyên nghiệp.
  • Xâm nhập: Nhiều giải pháp lưu trữ email miễn phí thiếu các biện pháp bảo mật quan trọng cần để tiến hành kinh doanh an toàn. Ngoài việc để lộ thông tin công ty của bạn với tin tặc, nếu không có biện pháp bảo vệ đúng đắn, các loại dịch vụ này cũng có thể làm cho những người giao tiếp với bạn cũng bị dễ bị tấn công – điều này sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác của bạn và có thể là cả lợi nhuận của bạn.

Mặc dù dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp miễn phí sẽ không tiêu tốn của bạn đồng nào nhưng cuối cùng chúng lại khiến bạn thực sự tốn kém. Rất may, có nhiều giải pháp trả phí chi phí thấp nhưng hiệu quả. Vì vậy, nếu bạn chỉ có thể đầu tư vài đô la một tháng, bạn vẫn có thể có được độ bảo mật cao cũng như một loạt các dịch vụ khác giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru hơn. Chẳng hạn như:

  • Phần mở rộng miền email tùy chỉnh cho phép bạn gán các địa chỉ email như: Ten@TenDoanhnghiepcuaBan.com.
  • Bảo mật cấp doanh nghiệp với xác thực đa yếu tố và khả năng truy nhập thư từ xa một cách bảo mật.
  • Lịch và danh sách liên hệ đều được bảo vệ và có thể chia sẻ giữa các nhân viên trong tổ chức của bạn.
  • Dịch vụ lưu trữ đám mây bảo mật cho phép bạn truy nhập an toàn vào các tệp của bạn từ hầu hết mọi nơi, chia sẻ chúng với nhóm của bạn và đảm bảo tiến độ, cho dù bạn ở đâu.
  • Hỗ trợ chuyên nghiệp bất cứ lúc nào có thể giúp bạn giải quyết sự cố một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Tổ chức doanh nghiệp

Không giống như các doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức doanh nghiệp thường có hàng trăm nhân viên có thể hoạt động trên khắp quốc gia hoặc trên toàn thế giới. Và mặc dù có vẻ như hợp lý khi một tổ chức có độ lớn như vậy muốn sử dụng dịch vụ lưu trữ email an toàn nhất có thể, nhưng nhiều tổ chức lại không hề nghĩ thế. Rốt cuộc, kết cục thật thê thảm.

Ví dụ: Tháng Chín 2016, một dịch vụ email miễn phí lớn đã vi phạm về bảo mật, ảnh hưởng đến ít nhất 1 tỷ khách hàng hay khoảng một phần ba số người dùng internet trên toàn thế giới, theo Wired.com. Và trong cuộc Bầu cử tổng thống năm 2016, người ta đã tiết lộ rằng một chương trình lừa đảo qua mạng nhắm đến John Podesta, người quản lý chiến dịch của Hillary Clinton, đã biến Ủy ban Quốc gia Dân chủ thành nạn nhân của một cuộc tấn công tai tiếng và rất công khai. (Đọc thêm tại TheVerge.com.) Đáng buồn thay, theo báo cáo của NBCNews.com, các cuộc tấn công vào công ty, cơ quan chính phủ và cá nhân dự kiến sẽ chỉ có chiều hướng tăng lên.

Đối với tổ chức cấp doanh nghiệp, điều này có nghĩa là việc bảo vệ công ty trước những vi phạm bảo mật trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Để giữ cho dữ liệu – và nhân viên của bạn – được an toàn, hãy tìm dịch vụ lưu trữ máy chủ email mang tới khả năng bảo vệ hiện đại cũng như các dịch vụ bạn cần. Chẳng hạn như:

  • Giải pháp email cấp doanh nghiệp với khả năng bảo vệ chống vi rút và phần mềm độc hại luôn cập nhật
  • Hộp thư không giới hạn cho phép nhóm của bạn gửi, nhận và lưu trữ các thư quan trọng – cho dù hộp thư của họ có lớn đến đâu.
  • Hạn chế chuyển tiếp email với giải pháp hoạt động dựa trên chính sách giúp bảo vệ email trước các truy nhập trái phép.
  • Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 cho phép nhóm của bạn giải quyết các câu hỏi hoặc sự cố khi chúng phát sinh

Lựa chọn dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa của bạn hay tổ chức doanh nghiệp không chỉ quan trọng đối với việc giao tiếp với khách hàng và nhóm của bạn mà còn có thể ảnh hưởng đến sự an toàn và bảo mật của toàn bộ công ty bạn. Bằng cách chọn một sản phẩm, chẳng hạn như Microsoft Exchange, các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ tính năng xác thực đa yếu tố, tính năng bảo vệ chống vi rút và phần mềm độc hại luôn cập nhật, hạn chế chuyển tiếp email, miền email tùy chỉnh, hỗ trợ 24/7 và hơn thế nữa. Hãy tìm hiểu cách thức để có được dịch vụ lưu trữ máy chủ email hiện đại cho công ty của bạn, bất kể quy mô công ty.

Giới thiệu về tác giả

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Bắt đầu cùng Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tech

Điều gì sẽ xảy ra khi các công ty không bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đúng cách

Đọc thêm
Business Tech

Dữ liệu khách hàng—Bước trên ranh giới của đổi mới hữu ích và xâm phạm quyền riêng tư

Đọc thêm
Business Tech

Bị xâm nhập: Tại sao bạn cần tính năng chống mối đe dọa nâng cao

Đọc thêm
Business Tech

Lý do một tỉ tài khoản email bị xâm phạm chỉ là khởi đầu

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.