Tiết kiệm thời gian và tiền bằng phần mềm liên lạc tốt hơn

Cho dù bạn sở hữu hay làm việc cho một tổ chức đa quốc gia hoặc là một phần trong một doanh nghiệp nhỏ có máy khách trên nhiều tuyến hạt hay tiểu bang – hoặc thậm chí là biên giới quốc tế – thì đi công tác có khả năng là một phần trong thực tế của bạn. Không chỉ cuộc họp trực tiếp giúp cải thiện liên lạc doanh nghiệp, sau tất cả – âm báo sẽ rất khó phỏng đoán từ email hay tin nhắn tức thời nhưng lại cho phép bạn thấy và nghe khách hàng, điều mà có thể giúp bạn hiểu họ rõ hơn.

Rất tiếc, việc đi công tác có thể rất tốn kém về tiền bạc và khi bàn tới tính hiệu quả – khi mà các chuyến bay bị hủy bỏ, trì hoãn hoặc định tuyến lại thì chi phí có thể tăng thậm chí cao hơn. Ngoài tác động của việc đi công tác đối với công ty của bạn, đi lại cũng ảnh hưởng đến nhân viên của bạn bởi đặt họ vào tình trạng mệt mỏi sau chuyến bay mãn tính, mức bức xạ có hại cho sức khỏe, làm suy yếu hệ thống miễn dịch và phá vỡ nhịp sống gia đình của họ – tất cả là vì bạn hoặc nhóm của bạn cần phải gặp khách hàng.

Tất nhiên, một số cuộc họp trực tiếp rất quan trọng nhưng có những thời điểm không bắt buộc cuộc họp phải diễn ra trực tiếp, vẫn có những giải pháp liên lạc cho phép bạn thấy và nghe được khách hàng của mình, ngay cả khi bạn đang ở cách xa. Có – hội thảo video là chìa khóa giúp giảm bớt việc đi lại. Nhưng không phải mọi giải pháp đều được tạo ra như nhau, vì vậy hãy chọn phần mềm liên lạc của bạn thật khôn ngoan và cố gắng tìm một tùy chọn bao gồm:

  • Hội thảo video HD nhiều bên. Hãy tìm ứng dụng cuộc họp doanh nghiệp cung cấp cho bạn nhiều phòng trên tuyến và trên màn hình để mọi người tham gia. Đồng thời, đảm bảo rằng bạn có quyền truy nhập vào video và âm thanh HD. Bằng cách này, bạn sẽ có thể thấy và nghe được tất cả mọi người rõ ràng.
  • Chia sẻ nội dung. Trong hầu hết các cuộc họp, nội dung sẽ được chia sẻ – thường là trên một màn hình trong phòng hội thảo. Vì vậy, chỉ khi có được công cụ hội thảo video cho phép tất cả các bên chia sẻ tài liệu, ứng dụng, URL, bản trình bày và màn hình một cách liền mạch thì mới làn nên chuyện. Ngoài ra, hãy tìm kiếm giải pháp cho phép bạn cộng tác trên tài liệu trong thời gian thực – điều đó sẽ giúp việc làm việc cùng nhau trở nên dễ dàng hơn.
  • Kiểm soát nhà sản xuất được tích hợp. Với các công cụ cho nhà sản xuất được tích hợp trực tiếp vào ứng dụng liên lạc doanh nghiệp, bạn có thể quản lý toàn bộ cuộc họp từ panel điều khiển của mình. Một số công cụ còn mang tới cho bạn khả năng chọn người dự nào có thể xem nội dung nào, từ đó, bạn có thể quản lý cuộc họp của mình chặt chẽ hơn.
  • Tham gia chỉ bằng một thao tác chạm. Người dùng phải thực hiện càng nhiều bước thì họ càng ít có khả năng sử dụng sản phẩm, vì vậy hãy tìm kiếm phần mềm liên lạc giúp tham gia cuộc họp đơn giản. Với khả năng truy nhập một chạm từ lời nhắc cuộc họp, lịch, v.v, người dự cuộc họp có thể tham gia cuộc họp một cách vô cùng dễ dàng.
  • Lưu trữ của bên thứ ba. Bằng cách sử dụng giải pháp liên lạc doanh nghiệp do bên thứ ba lưu trữ, bạn sẽ không cần phải thực hiện bất cứ đầu tư cơ sở hạ tầng nào để nhận các công cụ và tính năng bạn cần. Và toàn bộ việc duy trì là trách nhiệm của máy chủ, chính là điều cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền bạc.

Việc một hoặc hai thành viên nhóm của bạn bay tới cuộc họp có thể tiêu tốn hàng nghìn đô la cho chuyến bay, khách sạn, ăn uống và thuê taxi hoặc xe ô tô – chưa kể mất thời gian di chuyển. Và nếu điều đó diễn ra nhiều lần trong một năm thì chi phí cho cả bạn và nhóm của bạn thực sự có thể tăng lên. Do đó, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp không chỉ giúp bạn tiết kiệm tiền bạc, giảm căng thẳng cho nhân viên và cho phép bạn duy trì liên lạc doanh nghiệp rõ ràng và cởi mở với khách hàng, hãy xem một số phần mềm hội thảo video sẵn có hiện nay. Phần mềm đã trải qua một chặng đường dài trong suốt khoảng một thập kỷ kể từ khi được giới thiệu lần đầu tiên, đồng thời phần mềm có thể đóng vai trò then chốt trong đại cục cho tổ chức cũng như khách hàng của bạn.

Giới thiệu tác giả

Đội ngũ Trung tâm Phát triển tập trung vào việc giúp bạn bắt đầu, quản lý và điều hành doanh nghiệp.

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Manage my business

4 điều cần có để thiết lập email kinh doanh như chuyên gia

Đọc thêm
Manage my business

Tổng quan giao tiếp hợp nhất: Những điều mới mà doanh nghiệp cần biết

Đọc thêm
Manage my business

Kết nối phòng ban-các công cụ để liên lạc và cộng tác tốt hơn

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.