Hợp lý hóa nội dung với quản lý nội dung doanh nghiệp

Các tài liệu tiếp thị, hợp đồng, email, bản trình bày và chào hàng của khách hàng, bảng tính, tệp văn bản, .pdf, ảnh, video, biểu mẫu, hóa đơn, hồ sơ của các ứng viên xin việc. Các tổ chức lớn và nhỏ là các máy tạo nội dung. Và trong khi việc tạo nội dung có thể dễ dàng thì việc duy trì nội dung luôn được ngăn nắp lại không dễ dàng chút nào.

Đó chính là lúc cần đến các giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM). Các giải pháp đó sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lý nội dung trong suốt chu kỳ của nội dung đó – từ lúc tạo đến lúc lưu trữ. Tuy nhiên, cũng giống như mọi thứ, tất cả các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp đều không được tạo ra như nhau – vì vậy, hãy xem một số tính năng có thể giúp bạn duy trì nội dung luôn được ngăn nắp (và có thể truy nhập), đồng thời giúp nhóm của bạn thực hiện chức năng hiệu quả hơn.

  • Một kho lưu trữ duy nhất cho một loạt các loại nội dung đa dạng: Bằng cách chọn dịch vụ ECM cho phép bạn lưu trữ video, bảng tính, hình ảnh, tài liệu văn bản và nhiều nội dung khác tại một vị trí duy nhất, bạn có thể giữ tất cả các tệp của mình cho một dự án hay sáng kiến cụ thể cùng nhau.
  • Tạo các thư mục chính với một số lượng gần như vô tận các thư mục con: Bằng cách này, nếu bạn có dự án hoặc sáng kiến đang diễn ra hoặc xảy ra hàng năm, bạn chỉ cần tạo một thư mục chính, giả sử như Dọn dẹp đường mòn, rồi tạo các thư mục con cho mỗi năm bạn làm việc về sáng kiến đó. Trong từng thư mục con đó, bạn có thể tạo các thư mục con bổ sung cho những nội dung như hợp đồng, biểu mẫu phát hành tình nguyện, tài liệu tiếp thị, v.v..
  • Dễ dàng chỉnh sửa thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu: Với khả năng định vị và chỉnh sửa siêu dữ liệu từ trong tài liệu, bạn có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo các tệp được đánh nhãn chính xác cho các tìm kiếm trong tương lai.
  • Kiểm soát quyền truy nhập vào thông tin: Không phải ai trong tổ chức cũng cần quyền truy nhập vào mọi tài liệu và với ECM cho phép bạn áp dụng các quyền được xác định đối với tài liệu, các nhóm tệp, toàn bộ các mục của hệ thống hoặc đối với chính hệ thống, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ người nào xem nội dung gì.
  • Làm việc một cách ăn ý: Một số giải pháp ECM cho phép bạn tạo các quy trình tài liệu giúp bạn có thể theo dõi và cộng tác với người khác trên các quy trình theo hướng tài liệu bằng các chương trình bạn đã dựa vào.
  • Phát nội dung đa phương tiện từ bên trong hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp của bạn: Đối với những tổ chức sử dụng tệp video và âm thanh, khả năng phát đa phương tiện từ bên trong ECM có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian bằng cách giảm bớt số lượng các bước bắt buộc để xem hoặc nghe nội dung.
  • Lưu trữ và bảo vệ bản ghi doanh nghiệp cùng các tệp pháp lý quan trọng: Với kho lưu trữ bảo mật, bạn có thể đảm bảo rằng bản ghi của mình không chỉ được lưu trữ trong trạng thái đã khóa và cuối cùng mà bạn còn có thể dễ dàng định vị và truy xuất các bản ghi đó nếu cần khi khám phá pháp lý. Đồng thời, với khả năng truy nhập thuận tiện vào mọi tài liệu của bạn, điều đó có thể giúp bạn giảm bớt chi phí khám phá tổng thể.
  • Tìm kiếm bằng từ khóa: Dịch vụ EMC cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu và thông tin theo từ khóa có thể giúp nhóm của bạn xác định vị trí tệp mà họ có thể không biết rõ nhưng có thể liên quan đến một dự án họ đang làm việc – điều mà có thể giúp họ tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn. Các khu vực có thể tìm kiếm cần bao gồm văn bản tài liệu, siêu dữ liệu, chú giải, v.v.. Ngoài ra, tài liệu cũng nền có thể tìm kiếm theo ngày tạo.
  • Có thể truy nhập vào một loạt các thiết bị: Bằng cách chọn một giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp được thiết kế để sử dụng trên máy tính, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại, người dùng có thể truy nhập tệp họ cần đúng thời điểm – dù họ đang ở văn phòng, làm việc từ xa, di chuyển hay tại một cuộc họp ngoài cơ sở.

Với khả năng lưu trữ, bảo mật, định vị, thao tác cũng như tạo tệp và tài liệu trong một vị trí duy nhất, các dịch vụ quản lý nội dung doanh nghiệp giúp bạn có thể hợp lý hóa liên lạc nhóm, công việc dự án và thậm chí là khám phá pháp lý. Đồng thời, cho dù tổ chức của bạn chỉ có một vài nhân viên trong một văn phòng duy nhất hay chứa hàng ngàn người trên toàn thế giới thì hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp cũng có thể giúp bạn duy trì sắp xếp khoa học.

Giới thiệu tác giả

Đội ngũ Trung tâm Phát triển tập trung vào việc giúp bạn bắt đầu, quản lý và điều hành doanh nghiệp.

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cộng thêm các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn—mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay
Nội dung liên quan
Business Tech

Cách tạo ra sơ đồ tổ chức tốt nhất cho doanh nghiệp

Đọc thêm
Business Tech

3 cách sử dụng giải pháp hội nghị qua video để cải thiện kinh doanh

Đọc thêm
Business Tech

5 lý do tại sao công ty của bạn cần có mạng nội bộ

Đọc thêm
Business Tech

Tương lai của các cuộc họp – sử dụng AI để cải thiện việc cộng tác nhóm

Đọc thêm

Trung tâm Phát triển không đưa ra tư vấn chuyên nghiệp về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.