“流程图如何助您的企业走向成功”

什么是流程图? 

流程图有助于创建业务流程或事先定义工作流程中的一系列活动,通常以可视化形式呈现。因此,流程图既可以让领导者和项目经理将团队凝聚在一起,也能帮助员工了解自己在项目中的角色以及影响力,从而向着实现目标而努力。  

流程图通常可以定义一个新流程,也能记录或改进现有流程。使用流程图软件,任何人都能以可视化方式呈现项目。  

流程图的优点  

流程图可以让人更直观地观察并理解某个完整流程,快速找出有待提高效率的地方。此外,流程图还有以下助力: 

  • 提供流程文档记录 
  • 以可视化形式完整呈现项目 
  • 以直观方式分享细节,领导一目了然 
  • 突显未知因素,例如复杂性和冗余性 
  • 使用简易符号将流程分步 
  • 展示团队成员是如何相互联系的,这有助于促进更有意义的互动 
  • 为团队提供参考框架  
  • 突显潜在问题和解决方案 
  • 帮助您(以及团队)做出更明智的决定 
  • 创建一个流程图库。当新项目出现时,您可以根据情况,直接使用、重复使用和稍加修改使用库中的流程图 
  • 询问并回答更多战略性问题  
  • 向客户交付更好的产品和服务 
  • 提供文档合规性和审计  
  • 质量管理系统 (QMS) 

流程图的使用方法

无论您是身处工厂、办公室、仓库或者医疗保健场所,流程图都可以帮助您的团队更好地理解工作内容以及适合职位,让每一位员工都更有工作归属感和提升自我价值的意识。让我们了解一下使用流程图的两种方法,这样您就可以决定哪种方法适合您的项目。  

过程流程 

过程流程图显示了项目或行业的主要组成部分之间的关系。除了可以作为任务指南,帮助您建立标准和程序之外,它还有助于确保您的团队按照规定的顺序执行工作流程中的步骤。  

过程流程图可以记录一个过程、改进某个流程,也可以构建一个全新流程。当使用流程图软件创建过程流程图时,您可以在流程图中包含可点击的符号,点击展开这些符号就可以看到流程每个阶段的附加细节信息。因此,在设置工作流或包含任务的业务流程图之前,您可能希望在流程图中概述整个流程情况。 

图像处理流程图
图像处理流程示例

业务流程 

业务流程图可以深入到流程的细节。它显示了从流程开始到结束需要做哪些事情。这个过程包括谁需要参与、他们需要做什么、何时需要这样做以及任务如何完成等内容。它为您的团队成员提供了一个理由,一个相信和洞悉更大目标的理由。它还可以展示员工的角色、员工对流程的重要性,以及您的团队将如何合作完成项目。  

与所有流程图一样,业务流程图也使用符号来代表流程路径上的接触点,展开这些符号可以获得更多详细信息。 

业务流程图
业务流程图示例

流程图的类型  

不同的业务和项目具有自己独特的需求,重复使用相同风格的流程图可能无法发挥此类工具的最大功效。因此,只有多样性的流程图才能满足更特殊的要求。让我们来了解一下各种不同类型的流程图,这样您就可以决定哪种更适合您的项目。  

细节流程图 

细节流程图能以流程图的形式呈现项目的细节。通过从技术角度观察每个具体步骤,包括完成流程所需的输入、输出、指标和人员等信息,可以帮助您减少困惑、展示从属关系,并帮助您的团队提前做好准备(并在项目启动后保持专注)。细节流程图通常可以链接到高级流程图、主流程图或主要流程图。  

文档流程图 

文档流程图定义了项目的输入和输出。通过概述您在每个阶段需要的信息,以及与项目相关的输出(有形物品或服务),您可以更好地了解团队需要工作的内容以及预期的最终结果。将文档流程图添加到细节流程图中可以帮助您明确可能影响工作的变量和决策。  

高级流程图 

高级流程图概述了组织的流程和目标。对于一个项目而言,它可以让您轻松物色项目所需的部门和职位人选。如果您使用流程图软件,可以将每个部门或角色设置为可点击项,这样可以根据项目需求,点击以提供更详细的信息。 

渲染流程图 

通过概述当前和未来的流程,您会获得组织或项目如何运作的鸟瞰图。此概述不仅可以帮助您找到简化工作的新方法,还可以确定重要的干系人和连接点、改善工作关系并创建一个能充分利用团队时间和人才专长的流程。  

泳道流程图 / 跨职能流程图 

使用泳道流程图或跨职能流程图,首先您可以确定项目所涉及的部门,然后将流程分为多个步骤,并将这些步骤放置在所属部门的项目“泳道”中。利用这种查看流程全新方式,您可以找出需要改进之处并查明实际或潜在的差距或流程中重叠的内容,以便提前做好计划。 

增值链流程图 

当您想让团队快速了解一个流程时,增值链流程图会对您有所帮助。增值链流程图具有快速简洁的特点,配有不相连的方框,让您对整个流程一目了然。通过增值链流程图,您可以了解项目中需要包含的干系人以及项目的大致走向。 

价值流程图 

价值流程图是一种用来说明、分析和改进交付产品或服务所需步骤的方法,对于发现和消除浪费方面尤为实用。作为精益方法论的关键部分,从项目开始到交付客户的整个过程中,价值流程图 (VSM) 会对流程中的步骤和信息进行审查。为消费者生产有形产品的公司一般会采用这种流程图。  

活动流程图 

活动流程图是价值流程图的工具,用来显示流程中的增值和非增值的活动。活动流程图不仅有助于显示这些活动发生的位置,还可以帮助您确定干系人之间的协同作用,从而为之前价值空白的部分增值。 

工作流程图 

当您以“流”形式创建流程图时,它不会包括统一建模语言 (UML) 符号。相反,它将使用信息标注或文字。当您和不理解 UML 符号或者更喜欢用文字来代替符号的人交流时,这种解决方案是您的最佳选择。   

业务流程图比较耗时,但物有所值。通过向团队成员提供愿景、流程和任务等信息,或者引领大家更深入理解事物运行方式,您可以建立清晰的界限、概括角色和职责并帮助每个人了解工作内容及时机。如果您认为流程图只适合于生产有形交付成果的企业,那请您三思后再下结论。 

2018 年,美国国家医学图书馆和国立卫生研究院发表了一篇文章,指出流程图在医疗保健领域的重要性。根据这份报告,我们可以看出流程图为医护专业人员带来以下好处:   

  • 达成共识 
  • 确定改善时机 
  • 与项目干系人建立密切联系  
  • 定义项目目标 
  • 监控项目过程 
  • 学习 
  • 增强同理心 
  • 获得简单的计划方法  

因此,无论您管理什么类型的业务,不管是软件开发、医疗保健、建筑项目还是市场营销,流程图都可以帮助您更智能地工作,勇往直前。 另外,它可以帮助您的团队在一个共同的愿景下协同工作,帮助每个人为您的公司和客户竭尽所能。要了解更多信息,请查看分步 指南 ,使用 流程图软件  创建流程图。

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