使用群組視訊通話簡化您的工作日

無論團隊是 2 名還是 20 名成員,如果您的群組分散在這棟大樓、隔壁大樓、城市的另一頭或世界各地,追蹤專案變動的部分可能會是項艱鉅的挑戰。當然,使用電子郵件、即時訊息和大量共同作業軟體,遠端合作比起以往更加輕鬆。然而,因為我們的溝通方式,過程中很可能導致生產力問題。 

其中一個原因是,我們幾乎所有工作都透過電子郵件。當所有團隊成員開始參與討論或提出問題時,電子郵件鏈很快就會變得過長且過於龐大,以致原始郵件遺失。這會造成許多混亂。 

另一個問題是,大部分的溝通都不是口頭進行。(在一項研究中,研究人員發現 55% 的溝通是透過身體語言進行,38% 透過語調,實際說出的內容只佔了 7%)。因此,當您無法看見交談對象時,會遺漏很多訊息。這就是為什麼視訊會議是明確溝通的關鍵。  

雖然這個想法可能讓您有所猶豫,但請參考這個數據:根據一項最近的研究,有 90% 的受訪者認為使用視訊可更輕鬆地清楚溝通並傳達自己的觀點,而有 94% 的受訪者認為視訊會議可提升生產力。不過這只是冰山一角。  

如果您認為這聽起來很棒,但不太確定何時、如何使用或為什麼要使用群組視訊通話,請繼續閱讀。這有助於簡化您的日常工作並提升生產力。  

讓我們看看視訊會議的五大優勢。 

釐清誤解 

我們現代大部分的溝通模式 (例如簡訊、線上聊天、文件內和應用程式內註解) 都是專為快速傳送文字所設計,而非進行細膩的交談。也正因為如此,許多人會以簡單扼要的形式進行溝通。 

可惜的是,這會導致閱讀的一方揣測其「語調」。 而且根據閱讀者當天的狀況或情緒,對方推測的語調可能會令人感覺受傷和自尊受損,也有可能是欣然接受。這都視閱讀者看訊息的「觀點」而定。  

然而,您可以使用口頭和非口頭提示讓團隊清楚地溝通,並確保團隊彼此都將焦點放在對方身上。當所有人都能看到對方時,他們更有可能提高專注力。而且分享螢幕畫面時,通話中的所有人都能檢視文件和繪圖,讓共同作業更加輕鬆。  

此外,使用視訊會議,忙碌的團隊和遠端工作者不論身在辦公室、家中、咖啡廳,甚至是機場,都能加入會議。   

減少電子郵件 

根據哈佛商業評論 (HBR) 的資料,電子郵件平均佔用了專業人員一天中 28% 的時間。處理專案時,它會中斷您的流程並扼殺生產力。事實上,HBR 指出:「有些參考資料顯示,受到干擾 (例如停下工作查看電子郵件) 後,最多可能需要 23 分 15 秒才能完全恢復工作。」 

減少團隊收件匣郵件數量的其中一種方式是透過群組視訊通話交談,而不是冗長的電子郵件串。您可以透過每日或每週視訊通話,與相關人員聯繫專案和時間表、討論想法、共用螢幕畫面以及針對交付項目共同作業,並確保所有人都保持專注且掌握一致的資訊。一切都能按團隊規劃的排程進行,也能視需求變通。  

快速進行一對一溝通  

視訊會議在提供具建設性的意見反應、員工審查、提供指示及設定期望時如此實用的其中一個原因在於,人們很輕鬆就能將「語調」套用在書面文字上。  

面對面交談時,雙方都能看見、聽見彼此,並且明確地傳遞和接收訊息。完全不需要揣測「語調」。 另外,華盛頓郵報的報告指出:「研究顯示,面對面提出要求的效率是透過電子郵件傳送要求的 34 倍」,也就是說,使用視訊通話時,您更有可能獲得正向的成果。 

簡化面對面客戶會議  

群組視訊通話不僅可協助您的內部團隊更有效地合作,還有助於開拓業務。在一項問卷調查中,有 94% 在會議中使用視訊的人員表示,視訊有助於他們的企業成長。  

讓所有人都看見、聽見彼此即可更清楚地溝通,而且使用螢幕畫面分享功能還可分享相關資訊。除此之外,視訊會議有助於了解對方的文化背景、提升參與度及建立關係。再加上可加入更多專案關係人,並將差旅時間減到最少,難怪受訪者會認為群組視訊通話對他們的企業產生正面影響。  

輕鬆保留記錄 

即使您在會議中記下大量筆記,仍然會有疑問產生。這時您只能詢問他人記住的內容才能得到解答。開放式問題也意味著電子郵件串的增加和產生誤解的可能。但是只要使用可錄製及轉譯會議的視訊會議解決方案,您就能快速找到所需答案,不需要憑藉記憶。此外,如果團隊成員或專案關係人無法撥打電話,您可以輕鬆透過錄製內容讓他們快速了解相關資訊。 

視訊會議不僅可協助您清楚地溝通,還能讓您加入更多專案關係人,無需負擔差旅費用或差旅造成的干擾,並錄製會議內容,藉此提升您的生產力。而且,視您已擁有的技術而定,可能只需少量投資就能使用視訊會議,輕鬆為您的團隊、公司和獲益帶來優勢。 

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