充分利用免費視訊會議

我們工作的世界正在不斷變化,如今,團隊比以往任何時候都更加分散,而員工都在遠端工作。過去十年來,遠端工作的增長率提高了 91%,而對於能夠讓我們進行即時協作的生產力工具的需求也隨著增加。  

面對面溝通是一種強大的工具。大約 55% 的溝通方式是透過肢體語言,38% 語調和 7% 口語。最近的研究指出,有 84% 的人偏好遠端會議。 

儘管如此,仍有近 100% 的人認為面對面會議對於長期的業務關係至關重要。因此,透過免費的視訊會議進行聯繫有助於以面對面互動的方式解決遠端工作者和團隊的需求,同時還有助於促進進行視訊會議通話的人之間的溝通和互相了解。  

為什麼選擇免費的視訊會議服務?

免費視訊會議並不是什麼新概念,並且是許多行業的業務標準,通常做為統一通訊平台的一部分提供。它是與同事開會和協作的絕佳工具,而隨著遠端工作者的增加,它的使用率也節節上升。但是誰可以從使用免費視訊會議中受益呢?小型企業、企業家甚至大型企業。  

經營小型企業或企業家並不容易。錙珠必較,因此通常必須投資昂貴的硬體或軟體。對於這些企業來說,免費視訊會議是一種利用頂級協作工具而幾乎不需要投資的極佳方法。對於企業而言,好處是可以測試多個免費的視訊會議程式,以了解哪些產品可以滿足公司的需求。 

必備的基本視訊會議功能

免費視訊會議程式的功能至關重要,而且每個程式的功能都不同,但是您是否能充分利用自己的功能?  

以下是一些可以區別產品的功能:  

螢幕共用  

正在尋找提高會議效率的方法嗎?如果您使用免費的視訊會議,表示您或與您合作的人很可能都在遠端位置。螢幕共用與視訊會議搭配使用可幫助保持團隊聯繫,同時使即時協作變得輕鬆而有效。它使與會人員可以看到相同的內容,從而確保每個人達成共識。 

文件共用 

確定您選擇的免費視訊會議程式具有文件共用功能。文件共用消除了在會議前後透過電子郵件傳送文件的需要。使用此功能,您可以在會議期間立即讓與會人員存取相關文件和簡報。另一個好處是,它可以幫助您的會議順利進行並按時完成任務。 

仲裁者控制 

線上視訊會議可以包括兩個人或一百人 (以上),因此具有特定的控制至關重要。我們全都碰過有人在會議期間忘記靜音的情況,這不但令人分心而且很快會使會議脫軌。透過仲裁者控制,會議負責人可以在需要時掌權。尋找使參與者靜音和取消靜音,以及刪除不應該參加的參與者的功能。  

文字聊天功能 

文字交談功能可讓與會者參與、協作、提問等,而不會中斷會議流程。無論是發給個人的私人訊息,還是發給整個小組的訊息,文字交談都是一項高價值的功能。  

成功使用免費視訊會議的秘訣 

做好準備 

  • 知道如何使用該程式及其功能。熟練該工具將有助您更妥善地控管會議,並為每個參與人員提供更佳的體驗。 
  • 音訊和視訊通話品質不佳通常歸因於連線能力。確保您的網際網路連線穩定,避免尷尬的錯誤。  

確保安全

  • 每 39 秒就會發生一次駭客攻擊,視訊會議也不能倖免。您可以藉由確保所使用的程式提供加密來避免此問題。  
  • 毀了您一天的不一定都是外部威脅。確實將所有機密或專利資訊從背景移除或使用背景模糊 (如果您的免費視訊會議程式有提供此功能)。  

提升工作效率 

  • 無論您使用什麼工具,確定它加強 (而不是抑制) 提升您的團隊工作效率的能力。如果您的免費視訊會議沒有提供讓您參與和協作的機會,那麼它可能不是理想的工具。  

免費視訊會議的價值 

我們的工作方式幾乎每天都在變,但是對於面對面溝通的需要仍然是人類體驗的很大一部分。免費視訊會議可幫助我們彌合鴻溝,並與來自世界各地的同事建立聯繫。 

當我們看見彼此時,可以感覺到彼此,而且我們是以自然的方式進行溝通,包括語言和非語言。隨著越來越多的員工在遠端或在不同的辦公地點工作,免費視訊會議將繼續成為商業世界中每個人都將使用的寶貴工具,只要確保您充分利用它。 

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