流程對應如何協助您的企業達到成功

什麼是流程對應? 

流程對應可協助建立商務程序或程序流程圖,此流程圖可預先在工作流程中定義一連串活動,並且通常是以視覺表示。流程圖接著可讓領導者和專案經理召集團隊,協助人員了解他們在專案中的定位,以及他們的工作對其他人有何影響,而最後達到最終的成果。  

流程圖一般是定義新程序、文件或改善現有的程序。透過流程對應軟體,任何人都可以建立專案的視覺表示。  

流程對應的好處  

能夠在視覺上從頭到尾查看和了解一個程序,將可快速顯現效率有所提升的區域。此外,流程圖可協助您: 

  • 提供程序文件 
  • 以視覺顯示從開始到結束的專案 
  • 在視覺上分享領導階層可以一覽無遺的細節 
  • 強調像是複雜度和冗餘等未知數 
  • 使用容易了解的符號將流程細分成步驟 
  • 顯示團隊成員的交互關係,有助於促進更有意義的互動 
  • 提供您的團隊一套參考架構  
  • 強調潛在問題和解決方案 
  • 加強您 (還有您的團隊) 訂定更明智決策的能力 
  • 建立可以在進行新專案時使用、重複使用和再利用的流程圖庫 
  • 提出和解答更策略性的問題  
  • 提供更佳的產品和服務給客戶 
  • 提供合規性和稽核文件  
  • 品質管理系統 (QMS) 

使用流程對應的方法

無論您是在工業環境、辦公室、倉庫或醫療保健設施內工作,流程對應都可協助您的團隊更加了解事情的運作方式以及適用的場合。當中的效益將使每個人更加投入工作且更受到重視。讓我們來看看兩種使用流程對應的方式,您可以自行決定哪一種適合您的專案。  

程序流程 

程序流程圖可顯示專案或產業的主要元件之間的關係。它可協助您建立標準和程序,並用作為工作的指南。此外,它也有助於確保您的團隊以指定的順序依照工作流程的步驟操作。  

程序流程圖可記錄程序、改進程序或做為新程序的模型。當使用流程對應軟體建立程序流程圖時,當中可包含可點選以展開的符號,並提供有關流程各個階段的額外詳細資訊。因此,在設定工作流程或包含工作的商務流程圖前,應該在流程圖中大致描述整體流程。 

影像程序流程圖
影像程序流程範例

商務程序 

商務程序對應重視流程的細節。它會從頭到尾顯示到達流程結尾需要進行的動作。程序包括需要涉及的人員、他們需要進行的動作、何時需要進行,以及他們的工作如何完成。它提供您的團隊成員理由、堅持的動機以及達到更遠大目標的洞察力。它會向他們顯示其角色、他們對整個流程的重要性,以及您的團隊將如何合作以完成專案。  

如同所有流程對應圖,商務程序對應也是使用符號來表示整個過程的接觸點,而且該些服務可以展開以提供額外的詳細資訊。 

商務程序流程圖
商務程序流程圖範例

流程對應的類型  

由於不同的企業和不同的專案有其自身獨特的需要,反覆使用相同樣式的程序流程圖可能不是善用工具的最佳方式。因此,有幾種針對更專門需要的流程對應類型。讓我們來看一下不同類型的流程對應,您可以自行決定哪一種適合您的專案。  

詳細流程對應 

詳細流程對應以流程圖的形式提供專案的迷你版本。透過以技術層面來看具體的步驟,包括輸入、輸出、指標,以及需要完成程序的人員,您可以減少混淆、顯示相依性並協助您的團隊為接下來的工作做好準備 (並在專案開始後保持專注)。詳細流程圖通常連結到高階、主要或基本的流程圖。  

記錄流程對應 

記錄流程對應定義著專案的輸入和輸出。透過概述您在每個階段所需的資訊,以及連接到專案的輸出 (或具體項目或服務),您可以進一步了解您的團隊完成工作所需採取的動作,以及應該有什麼樣的最後結果。在詳細流程圖中加入記錄流程圖可協助您清楚掌握可能影響您的工作的變數和決策。  

高階流程對應 

高階流程對應圖提供組織流程和目標的概觀。對於專案,它可讓您直接指定部門以及該些部門當中您需要有代表的角色。如果您使用的是流程對應軟體,可以讓每個部門或角色變得可點選,以針對專案的需要提供更詳細的資訊。’

轉換流程對應 

透過概述您目前和未來的流程,您可透過俯視圖來查看組織或專案的運作方式。此一概觀可協助您找出新方法來提升工作效率、識別重要的利害關係人和連接點、改善工作關係並建立一套流程以充分善用您團隊的時間和才能。  

泳道 / 跨職能流程對應 

利用泳道或跨職能流程對應,您可以識別專案所涉及的部門,然後將流程細分成步驟,並將該些步驟置入負責部門的線道中。這是以新方式查看流程、找出改進之處,以及準確確定流程中實際或可能差距,或重疊的絕佳方法,而讓您能夠事先規劃。 

加值鏈流程對應 

當您想要讓團隊快速一覽流程時,加值鏈流程對應可以派上用場。這是以不相連的方塊表示之快速又簡單的流程圖,可讓您以視覺化的方式一覽流程。這麼做,您可以查看專案中需要涵蓋哪些主要利害關係人,以及概略了解專案的走向。 

價值流流程對應 

價值流流程對應是一種用來圖解、分析和改進交付產品或服務所需步驟的方法。該程序在尋找和消除浪費方面特別有用。價值流流程圖是精簡方法學的重要一環,當中會檢閱程序步驟的流程以及從開始到交付給客戶的資訊。這通常是由為消費者生產有形商品的公司所採用。  

活動流程對應 

活動流程對應是一種價值流對應工具,可顯示流程中加值和非加值的活動。它有助於顯示發生這些活動的地方,並可協助您識別利害關係人之間的共同作用,而能夠在過去不存在的地方添加價值。 

工作流程流程對應 

當您以「流程」形式建立流程圖時,並不會包含整合模組化語言 (UML) 符號。它反而會使用參考概念或文字。在與不了解 UML 符號或偏用文字的人員溝通時,這是絕佳的解決方案。  

商務程序對應需要花時間,但是這是值得的投資。透過為您團隊中的每個人提供願景、流程和任務,或是對事情的運作單純更深入的了解,您可以建立清楚的界線、概述角色和職責,並且讓每個人知道何時需要完成什麼工作。如果您認為流程對應只適合生產有形交付品的企業,請再好好思考一番。 

在 2018 年,美國國家醫學圖書館和國家衛生研究院發行了一篇有關流程對應在醫療保健業中的重要性。根據該報告,流程對應透過在以下方面協助醫療專業人員,而使他們獲益良多:  

  • 獲得共同的了解 
  • 識別改進的機會 
  • 關涉專案關係人  
  • 定義專案的目標 
  • 監視專案進度 
  • 學習了解 
  • 增進同理心 
  • 取得簡單的規劃方法  

因此,無論您管理的是何種企業,不管是軟體開發還是醫療保健、營造專案或行銷,流程對應都能協助您更聰明工作和步入正軌。此外,它也可協助您的團隊在共同的願景下合作,而有助於每個人為您的公司和您的客戶發揮所能。若要深入了解,請參考這份逐步 指南 ,使用 流程對應軟體來建立圖表。  

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