四大必备条件让您像专业人员一样设置商务电子邮件

请小心电子邮件的威胁因素!最近一项调查显示,电子邮件是用于工作沟通的首选工具,并且在未来五年内的重要性将增加。该调查还显示,员工每天花费 3.2 小时查看与工作相关的电子邮件。瑞迪卡迪公司进行的一项独立研究表明,去年每位用户每天平均收发 122 封商务电子邮件。

所有这些数据意味着什么?这足以说明电子邮件已经并且将继续成为任何企业(无论是小型还是大型)的关键任务型应用程序。设置商务电子邮件解决方案时,需要考虑多个因素,希望在未来几年内实现增长的中小型公司尤为如此。

要为企业找到最佳的电子邮件服务,请只考虑符合以下必备条件的电子邮件服务:

  1. 托管电子邮件解决方案—企业电子邮件设置有两个主要选项:内部电子邮件和托管电子邮件。对于许多企业而言,与内部电子邮件相关的总拥有成本在财务方面不太合理。这可能意味着强加的存储限制,对你的员工来说是不方便的,这也表示你的公司需要升级和备份。但是,当你使用托管电子邮件解决方案时,电子邮件托管服务会代替 IT 团队进行操作。企业用户的托管电子邮件服务还可以提供动态存储选项和扩展功能来满足公司处于发展周期的需求。

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  1. 充足的服务器空间—根据你的公司规模以及所需的电子邮件存储空间,你将需要在共享和专用主机之间进行选择。许多小型公司刚开始都使用共享主机(意味着你的物理服务器由多个租户使用),因为它价格合理,并且仍具有电子邮件托管服务的所有优点(包括安全性、可靠性和隐私性)。当共享服务器空间不够时,公司可以扩展到用于企业的专用电子邮件服务器。通常,专用解决方案还有更多可用的定制功能。
  2. 移动访问—在现今快节奏的商务行业中,电子邮件解决方案与员工的移动设备之间的兼容性至关重要。当员工不在办公地点时,他们不仅需要能够访问其业务电子邮件,还必须考虑具有移动日历和文档共享功能的电子邮件解决方案。此外,请选择可不断升级技术并允许与其他设备同步的解决方案。
  3. 可靠的提供商—当选择用于开展业务的电子邮件服务时,“谁”与“什么”同等重要。 请选择一家值得信赖的公司,该公司需要拥有多年丰富经验,能够提供卓越的电子邮件托管服务。具体而言,寻找一家保证正常运行时间、具有高可靠性和出色安全性的提供商。提供商的电子邮件解决方案应该使员工更轻松地工作,包括日历、联系人和文件集成功能、共享日历功能,并且由专家提供全天候支持服务。

很明显,电子邮件不会任何时候都快速送达到任何地方。

在设置商务电子邮件解决方案时,组织应非常谨慎,以提高效率并对盈利产生积极影响。

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