可以最大限度地促进沟通的 4 种方法

作者:Microsoft 客座作者 Dianna Booher

当我听到我 87 岁的母亲向后靠在餐桌上并叹息着说出这样的话时,我知道我们已达到沟通临界点:“对不起,我不能再待下去了。我需要回家处理电子邮件。”

商务沟通已成为大多数人又爱又恨的日常琐事。但是,如果没有它,很少企业能够运作。本文的目的是让商务沟通高效且有效 – 而非苦差事,当然,对于同事和客户来说也不是消极的事情。以下四种方法可以最大限度地促进商务沟通,同时最大限度地减少所需的时间和精力。

更新包含过期信息的自动回复

在最近聘请了一家公司来抗议我的房产税后,我收到了一个表示感谢的自动回复,并且该回复提供了一个供咨询问题的电话号码。在无法登录网站上传文件后,我拨打了所提供的电话号码。通过被叫号码的自动问候,我回到了公司网站。

几天后,一家大型银行也出现了同样的情况。自动回复提供了供获取“进一步信息”的联系电话。 该联络办公室解释说,他们不再负责处理问题并将我转到另一个部门。最后经过五次转接才到达相应部门。

这种瞎忙一通的情况并不罕见。当此情况发生在你的客户身上时,并非所有人都能够坚持到底,等待圆满结果。不要用浪费时间的错误、过期的信息来让你的客户失望。直接让他们一次性到达正确位置。

使用日历工具和项目管理工具

对于许多人来说,只需使用适当的工具来安排会议和管理项目,即可减少每周的电子邮件量。在开发这些新工具之前,电子邮件系统会处理这种反复的活动。但是今天,高效率的人们无法让这些无关任务来堵塞他们的通信系统。

整理你的收件箱,以便能够真正地与客户通信。获取与合作伙伴在项目上进行协作的正确工具。

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选择最佳沟通工具来“商讨”细节

有时,协商策略本身就是“将其以书面形式提出”。 也就是说,你计划成为起草计划或条款的一方,从而发出你打算控制项目或不打算放弃条款的微妙信息。

但是,如果这并非你意,并且在你作出决定之前,预料到讨论中存在某些妥协时,请勿将电子邮件作为你的默认沟通方式。否则,你将遇到 6、7、8 封关于一个主题的电子邮件,从而迫使相关人员反复阅读长字符串,以刷新他们对过去的细节的了解。

为此“给予和接受”交换选择正确的商务沟通工具更为实用:视频或音频会议或 Microsoft Teams

不要将电子邮件系统用作待办事项的存储文件

在我的一个沟通节目中,一位行政助理公开了其老板的坏习惯:“任何时候,他的收件箱里都至少有一千封未答复的电子邮件。任何人想要给他传递信息都是不可能的。” 这种情况展示了对工作不知所措的一些人。

为了与团队进行有效沟通,请每天清空电子邮箱:设置规则和文件夹,以便生活中的 VIP 电子邮件自动进入特定文件夹,供你尽快查看。将在闲暇时阅读的电子杂志和此类项目发送到单独的文件夹。取消订阅不再需要的项目。

然后,你便可以轻松阅读和回复你每日的电子邮件。如果你需要在回复之前收集信息或做一些工作,请安排后续工作,将电子邮件归档并将其移出收件箱。

你将惊讶地看到,空收件箱能够缓解你的压力、增加你的回复率、并给你时间撰写明白易懂的电子邮件!

通过实际解决客户问题、解决生产调度和协同办公系统问题的更新的自动消息,以及回复电子邮件消息,可极大地改善整体的商务沟通!

Dianna Booher 是 47 本畅销书的作者,这些书具有 60 种外文版本。她帮助组织进行清晰的沟通,并帮助领导者通过强大的领导者气质来扩大其影响力。她定期为 Forbes、HuffPost 和 CEO Magazine 编写博客。www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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