针对在家办公的 5 个提高工作效率的技巧

由于我们只是在家办公 (WFH),因此小型企业面临着前所未有的挑战。我所在的公司 Trufan(一个社交智能平台,支持企业做出更明智的营销决策)一直在尝试新的有效方法,让我们的团队在家办公时保持与在办公室办公一样的工作效率。在此过程中,我们发现了一些对我们有用的技巧,希望你可以将其应用于你的企业。 

录制会议,避免错过重要信息。 

我们的团队过渡到 WFH 后,开会的次数比在办公室办公时要多,这有助于我们了解项目最新状态、协作处理任务等。虽然增加视频通话的频率对于让我们的团队保持一致很重要,但每个人并不总是每次都能够参加。 

我们的一些团队成员在家里承担着较多的责任(例如对孩子进行家庭教育),还有一些成员与共享工作区的室友和配偶的通话日程安排重叠。因此,我们发现找到每个人都有空且符合其繁忙的日程安排的会议时间很难。  

为了解决这个问题,我们开始录制我们的会议。如果团队成员无法参加会议或不得不错过会议的扩展部分,他们可以自己找时间轻松回顾会议内容。通过观看录制的会议,团队成员能够快速掌握最新信息,而不会错过任何重要信息。 

我们还可以在录制的会议文字记录中搜索关键字,以找到提及特定字词的确切时间。通过搜索,我们能够更快地找到所需信息。我们已使用此功能来确定在通话中提及某个特定项目或产品的时间,并且可以回放会议的那些相关部分。 

协作处理云中的文档 

在 Trufan,我们是一个协作式工作区。我们经常处理需要不同部门和利益干系人参与的项目,例如更改网站副本或更新内容日历。我们过去常常在会议室里一起处理这些项目,但从开始 WFH 以来,我们一直非常依赖通过基于云的文档进行协作。 

每个人都可以处理同一文档并实时进行编辑,这使我们可以简化团队参与。通过在一个集中的位置工作,可以花更少的时间筛选电子邮件以查找项目的最新版本或排除掉未捕获最新反馈的过时版本。 

在营销工作中,这特别有益。最近,我们转变了内容营销方法,并整合了基于云的内容日历。 

在日历中添加一些内容时,主管和我可以同时在同一文档中进行实时编辑。可以标记营销经理,这样他就会知道何时将内容发布到社交媒体和内容创建器上,从而确保按时创建资产。 

凭借我们新策略中的这么多亮点,我们能够在同一位置集中沟通和工作,这为我们节省了很多时间,并使我们的营销计划井井有条。 

自行安排会议以完成工作。 

尽管随时保持与团队的沟通至关重要,但你仍需花时间来完成工作。在新的 WFH 形势下,我们承担的责任更重,工作量更大,指定的工作交付时间更短。 

为了避免工作堆积,我们开始利用时间分隔,通过时间分隔在日历中安排“会议”,以便专注于不能错过的紧急任务。建议每次执行此操作至少要留够一个小时,以便让自己进入心流状态并集中注意力。   

为了限制这些时间段内的干扰,我也会确保远离手机,避免查看电子邮件。虽然从短期来看,这些 30 秒的短暂注意力分散似乎并不长,但它们可以很快地积少成多。   

分离是时间分隔方法的另一个必要部分。当工作地点和家是同一个地方时,很容易每天处于整天工作的状态。确保安排时间外出,呼吸新鲜空气,散散步,评估正在做的工作并重新设置手头上的任务的优先级。 

尽可能自动执行任务 

当我们开始在家办公时,我们围绕为小型企业提供服务开辟了新业务,从而迅速吸引了 250 个新客户。随着此次推出的成功,我们的工作量迅速增加,至关重要的是,我们需要重新评估过去手动执行的任务,以确定哪些任务可以自动执行并从工作中剥离。  

当新客户加入平台时,联系和载入这些新客户是我们过去手动完成的过程。我们发现此过程有自动化的可能性。现在,我们不再手动给几百个新客户发送电子邮件,欢迎电子邮件会自动发送,其中包含平台的预先录制的演练以及常见问题解答。 

我们花了一些时间来实施这一点,但仅在载入客户这一点上,这已经为我们节省了数十个小时的时间。 

缩短虚拟会议的持续时间,避免倦怠 

当我们的团队转换到 WFH 后,我很快注意到的一点是,工作量增加了,工作时间越来越长。我们更频繁地召开会议来处理和启动新项目,这导致我的团队的压力和倦怠感增加。一个接一个的会议导致大家没有时间进行休整、为下一次会议做准备或短暂休息,我意识到我们需要有更多暂停的时间。 

为了解决此问题,我开始将会议缩短十分钟,以便给我和我的团队留出一些空闲时间。由于花在会议上的时间变少了,我们有更多的时间处理工作、吃东西或到外面散步,这有助于避免倦怠。比正常时间早十分钟结束会议似乎不算太多时间,但这些时间加起来真的超过一周!  

这五个技巧是在完全远程工作时帮助推动你的团队和业务发展的好方法。切记不要对自己太严格。在现在的形势下,每个人都面临挑战,在许多事情我们都无法控制的情况下,务必将精力集中在可以控制的事情上。 

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