改善小企业会议体验的 5 个窍门

所有企业,无论大小,都需要通过协作来完成工作。然而许多员工往往觉得开会是一件苦差事。无论会议过多还是过少,不管是电子邮件会议,还是纯粹白费时间的会议,无效的会议总是会消耗最宝贵的资源:时间和人力。据美国劳工统计局估计,美国的企业每年会因为不必要的会议而损失数十亿美元。

相反,高效的会议能确保有效的协作,这对于做出明智决策、达成公司愿景和实现收入目标至关重要。实际上,这对小企业来说尤其如此。由于小企业雇员较少,所以通常每个人都要身兼数职。这意味着他们会面临更多的多任务处理需求,更多的集体决策机会,以及一系列只有通过妥善沟通和计划才能解决的特殊挑战。

有一些关键措施可以帮您改善小企业会议体验并确保您的团队会议始终高效,这里列出了 5 个简单的方法。

1.确立节奏和例行程序

因为小企业要做的事情太多,但人手往往不足,所以定期安排会议对他们至关重要。无论是每周的员工会议、每月的集体讨论会议、季度回顾会议,还是每天的签到,重要的是要建立一种对员工有意义、能与业务目标协调一致、并且经过一致认可的节奏。随意或突发性的会议让员工很难做好准备;也让他们更难安排时间去做自己的实际工作。

  • 结构很重要:如果会议召开的时间和内容都很明确,那么每个人就更有可能安排好自己的时间,以便参加会议并积极参与。
  • 设定目标很关键:有节奏的会议会让每个人更容易设定目标,然后衡量和跟踪自己的绩效,进而朝着目标前进。
  • 会议时间可以短一些:一些公司每天会召开每日“立会”或状态更新会议,时间很短,没有人需要坐下来。这样的方式既可以让每个人保持信息同步、减少瓶颈,同时又不会占用宝贵的工作时间。

2.设定日程

 没有人喜欢参加主题不明、条理不清的业务会议。而且,低效也会消耗企业成本。 2019 年报告 预计,条理不清的大小会议所浪费的时间会给美国经济造成数十亿美元的损失,也会对客户关系产生负面影响。以下提供了一些设定日程的实用技巧:

  • 制定计划:为会议制定一个具体的日程可以让所有人专注于自身的任务。
  • 确保有会议重点:设定有限的讨论主题有助于确保合理的会议长度。
  • 设定目标:选择几个有限的需要完成的目标或项目。有明确目标的会议对与会者来说会更有价值。
  • 关注解决方案,而不是问题:以解决方案为导向有助于提高会议的效率,特别是在团队成员事先对解决方案进行过集体讨论的情况下。

3. 加快反馈速度

 通常,如果一个人需要等待其他人发表意见,有可能会造成项目阻滞。您可以借助可帮您实时处理项目、与远程客户面对面交流或协作处理文档的 在线协作工具 ,一边开会,一边工作。

  • 共同处理文档:实时进行文档编写和修改,以及实时 云存储 各种版本的文档意味着用户再也无需等待反馈,也无需困扰哪个文档是最新版本。它们可以在讨论过程中立即更新。
  • 尝试 视频会议: 为没法亲自碰面的客户或团队成员营造面对面的会议体验可以加快响应速度。
  • 分享所视内容:在线工具可帮助您分享屏幕、就时间安排和日程表展开协作,以及完成更多事项。

4. 使用决策模型

为了满足业务需求,小企业员工的角色和职责总是在不断变化,所以难以确定决策者和项目经理。使用决策矩阵或图表可以起到帮助作用(节省时间)。下面列举了一些可以帮助确定角色和职责的工具:

  • RACI/DACI 图:这些工具可以确保大家知道谁负责项目或决策的哪些方面。最好能在项目开始前的会议上完成。
    • RACI:该图决定了谁负责执行任务(Responsible),谁负责确保任务完成(Accountable),谁是项目的咨询人(Consulted)以及需要通知谁(Informed)。您可以制作一个图表,在 Y 轴上列出任务,在 X 轴上列出员工姓名,然后用 RACI 字母标记每个人和任务。
    • DACI:在这个类似的模型中,Driver(责任人)负责项目,Approver(审批人)负责签署批准项目,Contributor(被咨询人)负责帮助完成项目,而 Informed(被通知人)负责了解项目的一举一动。
    • RACI 和 DACI 都可以帮助减少延迟和混乱。此外,如果某个人负责太多的任务,RACI/DACI 图表可以清楚地说明这一点。
  • 决策树:这是一种简单、直观显示问题、选择、各种结果或缓解因素的方法。
  • 制定流程:关键是要 一个模式或过程,而这个过程具体是什么并不重要。一旦有了一套体系,并加以实践,制定决策和分配责任就会变得容易一些。

5. 互通有无 

 虽然委派任务和决策对任何小企业(或小企业会议)的成功都至关重要,但真正有效的协作意味着要拥有共同的目标和结果。在每次会议上的集体责任感有助于让每个人按计划行事并保持参与积极性。

  • 面对面交流:有时候,为了解决问题,您需要放下电子邮件,亲自见面,达成共识。
  • 摆脱“事不关己,高高挂起”的心态:即使团队成员承担不同的任务,但对于公司的兴衰成败,他们肩负着相同的责任,这意味着每个人都应当更加愿意为团队挺身而出。
  • 接受不同的观点:在决策过程中允许各抒己见可以帮助您的企业以意想不到的方式蓬勃发展。

最重要的是,您选择的任何模式、工具或程序都必须与公司的结构和文化相匹配。除此之外,结合使用其中的一些技巧可以帮助您节省时间,优化团队合作,并帮助您应对经营小企业所面临的无尽挑战。

详细了解小企业会议以及可以 帮助您的团队优化协作和 创新的工具。 

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