集成在线日历应用提高工作效率的 5 种方式

什么是在线日历

大多数人都有很多事要做,很难做到跟踪每一件事。纸质日历有所帮助,但也有一些缺点:空间有限,重新安排日程可能会变得很混乱;必须手写所有内容,并且难以与他人共享。

在线日历看上去与原来的日历非常相似,包含所有事件,但由于内容都是数字化的,使用起来就更加灵活。 可以很轻松地重新安排事务、添加定期事件,以及查看所需的时间段。 此外,你可以从任何设备访问日历应用,甚至与朋友和同事分享。 和纸质日历相比,在线日历可能没有那些有趣的插图,但功能更强大,使用过后就很难想象再回到使用纸质日历了。

在线日历功能

日历应用各不相同,但大多数都有相同的功能:帮助你计划、保持井然有序,以及跟踪截止日期。 以下是通过在线日历可执行的操作,具体取决于所使用的应用:

  • 创建私人约会和商务约会。
  • 查看其他人的日程安排并根据忙闲状态组织会议。
  • 检查会议室的可用性并选择地点。
  • 查看会议邀请答复。
  • 共享你的日历并调整共享设置,以便其他人可以查看事件详细信息或只是了解你是忙碌还是空闲。
  • 一次查看多个日历,如工作、个人和节假日。
  • 查看即将到来的日、周、月或年事件以及过去的事件。
  • 设置约会提醒,从事件开始前五分钟到几周不等。
  • 创建定期会议,无论是每周、每年还是每月的某一天。
  • 向其他员工提供访问权限来管理你的商务日历应用。
  • 查看接下来的天气预报。
  • 按颜色对事件进行分类。
  • 根据你的忙闲状态自动接受或拒绝会议。

在线日历如何连接到现有应用

在线日历最好的一点是能够连接到你的其他应用。 下面是将它们一起使用的方法。

电子邮件: 组织新会议时,在线日历会为与会者创建一封电子邮件邀请,其中包含与会者必须出席会议还是可选择出席会议等详细信息。 你也可以通过电子邮件发送你的整个日历,使其他人可查看你什么时候有空。 在某些日历应用中,将电子邮件从收件箱拖到日历图标将自动创建一个新会议,并在会议详细信息中加入电子邮件内容。

视频会议: 由于一些日历应用连接到视频会议应用,因此在日历中单击“立即开会”或“新会议”时,它会创建一个包含视频会议链接的会议邀请。

文档: 创建新事件时,某些日历会显示“附加文件”选项,使你可将文档、视频或图像添加到邀请中,供与会者在会议之前或期间查看。

记笔记应用: 在某些日历应用中打开事件时,你会看到一个选项,用于在记笔记应用中创建会议记录。可以选择共享笔记或者将笔记保密。

集成在线日历应用提高工作效率的 5 种方式

#1.加快安排会议的速度

通过来回发送电子邮件以查找适合所有人的会议时间的时代已经过去了。借助在线日历中的日程安排助理,可以查看每个人的忙碌和空闲时间段,因此很容易找到会议的最佳时间。 如果与其他时区的人一起工作,你可选择显示他们的当地时间,这有助于防止在他们工作时间之外举行会议。

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由于在线日历与电子邮件同步,因此使用它们也可快速接受、拒绝和重新安排会议。 与会者收到电子邮件邀请时,可直接通过他们的电子邮件应用接受、拒绝或建议其他时间。

#2.安排你的时间以按时完成任务

兼顾多个都有自己里程碑的项目可能很困难。而在线日历简化了计划过程。查看组和组织日历上的主要截止日期,然后在个人日历上创建一个工作回溯日程安排,以保持进度。将大项目分成小任务,给自己一定的时间来完成每个小任务,可选择设置提醒。在你的日程安排中划出时间(最好是在一天中你效率最高的时间)专注于某些任务,这样其他人就知道不要打扰你,你就可以完成更多的工作。

#3.更轻松地协作

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将文件(例如共享的演示文稿或设计模型)添加到日历约会中时,与会者在会议期间可以更快地访问这些文件。 这样他们就可以专注于发表意见,而不是寻找文档。 为了实现高效率的协作,甚至可以在会议描述中添加供其他人提前思考的问题或提示。

#4.针对缺勤制定计划

在假期、病假、节假日和会议等安排之间,有许多事件可能会延误一个项目。借助在线日历,可一次查看许多日程安排来衡量团队在截止日期前的忙闲状态。 然后可以计划覆盖范围,避免意外,并在需要时更改截止日期。

#5.随处可用

日历应用会自动进行在线同步,因此你的所有设备都会自动拥有最新版本的日程安排。如果邀请包含视频会议链接,甚至可以通过手机加入会议。

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在线日历最佳做法

下面是帮助你充分利用商务日历应用的一些提示。

  • 安排休息时间。 划出午餐时间和散步或锻炼等短暂休息时间。新鲜的空气和伸展运动可以极大地提高工作效率。
  • 委托给同事。 向其他员工(如办公室经理)提供访问你的日历的权限,并使其能够添加或重新安排事件,从而节约时间。
  • 改为发送电子邮件。考虑会议是否可以只通过电子邮件就能达到目的。如果需要举行会议,邀请尽可能少的人参加。
  • 考虑可见性。 根据你的同事是需要了解约会的详细信息还是只用知道你是否忙碌来调整日历设置。
  • 限制提醒。 你可能希望收到会议通知,但可能不希望收到同事休假通知。 关闭不需要的通知来限制干扰。
  • 安排时间更短的会议。 通过某些商务日历应用,可安排 25 或 50 分钟的会议,而不是通常的 30 或 60 分钟的会议。 试试看,你的同事可能会喜欢额外的时间。

在线日历可帮助你保持井然有序、高效,随时随地与你的团队保持连接。 如果不确定要获取的日历应用,可试用 Microsoft Outlook 商业版。 如需包含 Microsoft Outlook 的综合解决方案,请购买 Microsoft 365 商业版立即开始使用。

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