整合云应用的 5 个理由

提出某个业务难题，可能就有一款或多款云应用承诺能解决它。云应用已经成为小型企业的福音。不需要投资昂贵的基础设施即可管理业务流程，如人力资源、项目管理、核算以及客户关系管理。使用基于订阅的模型，可轻松上手，且只需要为自己使用的内容付费。但是若不谨慎选择，使用过多重叠的应用会导致效率降低、成本增加。

对于许多业务流程，可以在专门完成特定任务的解决方案以及解决公司范围内的端到端流程或多个业务需求的解决方案之间进行选择。有时候应该选择专门完成特定任务的解决方案，但是请务必将该方法的好处与单个整合解决方案的优势进行权衡。

1.降低 IT 成本

整合应用最明显的优势是成本效益。虽然订阅通常比现场托管应用程序更便宜，但云应用也会产生费用。大多数商业应用根据用户数量或使用的存储空间按月收费。这些成本会不断增加，特别是在购买了多个功能类似的应用时。

管理多个订阅可能也很麻烦。并非每家公司都使用相同的指标来确定成本。当不同的团队使用不同的应用时，跟踪付费内容就变得很复杂。通过合并计费，可以更好地了解公司使用的内容，以及从云应用中获得了多少价值。

2.高效办公

使用多个订阅除了会导致成本增加之外，还会使工作效率降低。就像平时切换任务一样，在不同的应用之间移动也很浪费时间，还会影响员工的工作体验。浪费的时间积少成多，而员工本可以利用这些时间完成更有价值的任务。下面提供了几个示例，说明整合应用可如何简化工作：

• 使用一款集聊天、通话和会议功能于一体的应用，员工可快速切换沟通模式。例如，当团队成员发现聊天无法解决问题时，他们可以通过单击一个按钮来发起与聊天中的所有人的会议。
• 在处理单个项目时，员工可能需要与同事沟通、协作处理一个文档，然后修改项目时间表，所有这些任务都需要在几个小时内完成。如果能在一个平台（例如 Microsoft Teams）上使用所有应用，那么就能非常轻松地完成这些任务。
• 如果信息都存储在一个平台上，员工就不会浪费时间打开几个不同的应用来查找需要的内容。

3.简化技术

云应用比本地解决方案更易设置，但这并不意味着它们没有麻烦。需要有人（通常是 IT 人员）来对其进行维护。维护工作包括在公司中的用户角色发生变化时在应用中添加或删除用户、将应用与其他系统（例如标识访问管理解决方案）集成，以及为员工排除软件故障。

减少需要支持的应用数量，IT 人员就能将更多时间花在更重大的计划上，从而推动业务向前发展。

4.获得更好的见解

数据是最重要的业务资产之一。无论是要识别最佳客户、挖掘销售趋势还是克服生产挑战，都需要进行数据分析。但如果客户数据、财务信息和项目规划分散在多个应用中，就可能错过重要见解。

通过将多个应用整合为单个解决方案或一套适当集成的商业智能工具，就能轻松地分析整个公司范围内的数据，并发现有助于制定更明智的决策的关键见解。例如，如果你的团队能访问客户生命周期中所有接触点的数据，那么就能预测需求并提供更好的服务。将销售数据与员工利用率数据连接起来，有助于了解如何更有效地使用资源。此外，许多平台都提供让人一目了然的重要指标。

5.增强安全性

在当今世界，每台设备、每个用户帐户和每个应用都是想要窃取数据或以其他方式破坏业务的不法分子的潜在突破口。使用由多个不同供应商提供的应用会面临更大的安全漏洞风险，因为很多人都对不同帐户使用相同的密码。如果一个帐户被盗用，攻击者可以利用该信息访问其他帐户，包括公司网络。

减少团队使用的应用数量，可以更轻松地保证安全性。当员工使用一个帐户访问多个应用时，可以对所有这些应用采取相同的安全控制措施。此外，需要监控的应用数量更少，就更有可能在安全事件对公司造成实质损害之前发现这些事件。

如何判断自己是否采用了过多应用

许多云应用都易于发现和使用。其实你可能并不清楚公司使用的所有应用。即使你已经为公司精心挑选了应用，也仍有整合的可能。如果存在以下几种现象，则表示公司使用的应用过多：

• 各个部门或项目团队使用功能类似的不同应用。例如，市场营销团队使用 Microsoft OneDrive 共享文件，而产品开发团队使用 Box。
• 为了完成工作，小组成员需要从一个系统下载数据并将其上传到另一个系统。例如，销售成功后，销售人员可能需要将客户信息从销售跟踪工具导入到项目管理工具。
• 重要的信息分散在多个不同的工具中，员工需要在多个应用中进行搜索才能找到需要的信息。
• 缺乏对整个业务的可见性，因此难以将项目、资源和收入之间发生的情况联系起来。

云应用可以帮助你和你的团队在任何场合开展工作。但是过多的应用也会降低效率。为了提高安全性和生产力并改进成本管理，请查看综合解决方案，看看是否有机会减少团队每天使用的应用数量。或者更详细地分析应用整合可能节约的成本并进行自我评估，从而确定你的企业是否应该简化应用生态系统。