使用策略和模板构建更智能的项目计划

无论项目规模大小,它成功与否与项目计划的质量和准确性密切相关。项目计划旨在汇编和容纳项目的所有关键评估信息。 这些对于您公司开拓新业务的能力至关重要。

什么是项目计划?

项目计划在规模和目标上差别很大。考虑新产品线的企业组织可能需要大量数据,才能确定最终方向。相比之下,小企业在决策方面可能要灵活得多。这两个极端之间的共同点是项目经理以简明扼要和准确无误的方式提供必要信息的能力。

下面是几个技巧,助您制定下一个项目计划。

让项目计划更智能的关键

像记者一样思考。训练有素的记者在提笔之前都会沿用”五 W 原则“进行报道:何人 (Who)、何事 (What)、何故 (Why)、何时 (When) 以及何处 (Where)。其实”如何 (How)“ 也是要考虑的因素,但由于它不是以 W 字母开头,所以没有归入原则之中。

这种方法同样适用于项目经理,他们在起草一个全新的复杂项目计划之前,一定要把项目组成元素考虑周全,获得干系人的认可并保持长期进度追踪。思考一下,分层呈现的 W 原则(以及”H“原则 ):

  • 项目要创建的关键交付内容、产品或业务成果是什么?
  • 为什么企业需要这些交付内容?如何以最优方式设计制造出预期成果?
  • 需要谁来维护跟踪该项目计划?
  • 何时开始执行该计划,时间表是否固定或者可调?
  • 企业为什么需要这些交付内容。也就是说,这些交付内容、产品或业务成果存在的目的或战略定位是什么?
  • 项目的最大风险在何处,我应该如何应对这些风险才能实现预期成果?

在这些问题未能解答之前,不要启动您的项目。如果这些问题悬而未决,可能会造成深层次的系统性后果。

磨刀不误砍柴工

全面的前期计划对整个项目计划有利无害。但是请记住,各种类型、各种规模的业务项目都必须在其执行过程中不断发展。即使是灵活框架,允许一定程度的未知因素,也要依赖主要参与方之间的合作共识。

您可与主要的项目干系人定期会面,让大家深入理解项目中的“何事”和“何故”。详尽记录最广泛的目标,以便为特定队员填入确切时间与资源估算,从而补足计划内容。

尽可能使用产品计划模板

项目计划模板的概念可能有点难懂,这取决于术语的使用方式。在传统定义中,项目计划由中央数据处理文档中的一系列标签表示,用以描述所需的预算、工作时间、关键任务和总体项目甘特图等内容。使用此类模板让您在演示中占得先机。

但是,这类数据量繁多的文档倾向于将重点更多地放在项目的“如何”上,而不是“何事”和“何故”上。因此,项目计划也可以是多种文档的集合。像这样的模板可以帮助您完善关键信息和声明,并引发围绕项目宏观计划的讨论(从而让大家达成共识,当然这是理想的情况)。

您可能还需要根据您的项目或公司的需要准备其他文档。请务必事先了解下一次演示所需材料:

1.项目章程或项目目标、团队和关键干系人的概要

2.项目沟通计划如果涉及多个干系人,特别是第三方(即客户或执行团队)

3.项目模板,包括项目风险评估。

包括执行摘要

不管您的项目计划可能需要多少这样的文档,请记住,深入的项目细节并不适合每个人。高层决策者可能只对简洁的目标陈述和投资回报率 (ROI) 预测感兴趣,所以请将繁琐的项目细节留给负责它们的团队。

除了项目计划文档外,强烈建议您制定一份执行摘要。您的项目越大,涉及的团队和人员就越多。并非所有人都需要深入研究项目“如何”执行。

简短有力的概述,包括最有可能引起共鸣的关键指标,可以帮助您的同事在审核过程中省时省力。

确定项目管理方法

无论采用瀑布式管理,还是敏捷式管理,项目管理方式是整个项目成功的关键。瀑布式的固定结构配合迭代式产品开发过程,就会从头至尾给项目带来整体紧迫感。

出色的项目计划应该分别推荐和计划一套方法。项目经理位于多个关键数据流的结合点,无论是瀑布式、敏捷式或其他管理系统,您都可以作为主题专家确定最适合项目的管理方法。

最重要的是,您的项目计划可以标记需要一定灵活性的要点。设置这些期望可以帮助找出需要解决的潜在问题。

没有万能的项目计划

遗憾的是很难找到一个万能的项目计划示例。业务项目和产品计划过于多样化且有特定需求,因此无法浓缩为通用模板。请记住,项目计划只有量身打造才能发挥作用。

但是,这些技巧和组件文档模板可以帮助您将这些特性纳入考量,从而确保为恰当工作整理正确的数据。有了这类优质信息,您就可以开始构建更智能、更准确的项目计划,并最终引领项目走向成功。

Microsoft 365 入门

你熟悉的 Office,外加更便捷的协作工具,让你随时随地完成更多工作。

立即购买
相关内容
工作效率

项目管理入门指南

阅读详细信息
工作效率

高效开展员工会议的提示

阅读详细信息

商业见解和理念中心不提供专业税务或财务建议。应联系你自己的税务或财务专家来讨论你的情况。