邮件数据分析：使用数据编写更好的电子邮件

编写电子邮件可能是一个让人备受打击的过程，你花费了几小时造出一件杰作，然后将你的作品发送到虚拟空间中，却不确定是否会有人阅读它。

通过邮件数据分析，可使你的电子邮件结果为大众所知。如果你知道有多少收件人打开了你的邮件以及他们平均花费多少时间来查看邮件，就可以做出更好的决策。如果阅读率并未达到你期望的那样高，可以尝试用不同的正文文本和更清晰的行动号召来重写，然后重新发送，确保将信息传达给受众。

此电子邮件的阅读率仅为 50% – 此用户可能希望重新发送邮件，以获取他们正在寻求的响应。

了解你花在阅读和编写电子邮件上的时间

你有没有过这样的感觉：你花了太多的时间阅读和编写电子邮件，以致于无法完成其他的工作？并非只有你有这种感觉，研究 1 表明知识工作者平均花费 28% 的时间来管理电子邮件。

通过个人邮件数据分析，可了解阅读和发送电子邮件占用了你多少时间。如果你花费在电子邮件上的时间过长，则可制定计划来削减该时间。通常，最简单的方法是切换到 Microsoft Teams 等聊天工具，可借助这些工具发送更简短、更随意的消息。

对于严重的邮件超载情况，问题可能在于你的组织结构或你的工作方式，你可能肩负太多责任，或可能在囤积决策权。使用个人邮件数据分析，可以更好地委派你的部分工作，这将帮助你的团队更快地制定更好的决策。

此类用户在前一周花了近 11 个小时的时间来阅读和发送电子邮件，这虽低于他们 12 小时的目标，但仍然占据了大量有限的时间。

从电子邮件放牧到电子邮件批处理

许多知识工作者的电子邮件收件箱一整天都处于开启状态，以便即时查看收到的传入邮件，这种习惯称为“电子邮件放牧”。 这种习惯可能分散你的注意力，很难让你最优先的项目不受影响，一些研究表明，哪怕只是查看一封电子邮件之后，重新关注手头上的任务也可能需要 15 分钟。²

通过个人邮件数据分析，你可以更好地了解电子邮件行为模式，然后在必要时进行更正。例如，你可以在日历上安排时间一次性处理完所有的邮件，然后在当天的其他时间进入“勿扰”模式。

此类用户是典型的电子邮件放牧者，他们倾向于整天阅读和发送电子邮件，而不是批量处理。