保护客户数据的基本技巧

随着数据泄漏的案例与日俱增,现在所有企业都必须采取措施保护客户数据,这一点比以往任何时候都更重要。而主动规避灾难,远比事发后亡羊补牢效果更好,更可避免企业蒙受声誉、客户与金钱方面的损失。

了解如何使用以下几个实用技巧,保护客户信息,令客户满意,保障企业安全。

了解拥有的客户数据以及存储位置

要保护客户数据,首先要盘点库存。您拥有哪类消费者数据?是信用卡号码,还是社保号码?

此外,了解所有这些敏感数据和个人数据的存储位置以及存储方式。它可以存储在手机、闪存驱动器、平板电脑、计算机或服务器上。按照类型和存储位置,整理所有内容,确保所有信息相应地更新。

从基础做起

与其在安全软件上投入大量时间与金钱,倒不如从基础开始。先在公司所有电脑及设备上安装防病毒及安全软件 – 并且实时更新。

您每天都可能收到来自陌生人的电子邮件,打开时,请务必谨慎。既然您会追踪娱乐八卦新闻,那就更应了解最新安保风险、病毒与恶意软件的发展趋势。

让您的员工参与其中

您致力保护客户数据,而员工却在拖您后腿,这种情况绝对不妙!不妨将您的所知所学传递给员工,让他们都尽己所能,协力保护敏感信息的安全。

你们还可以定期会面,商讨大家应采取的步骤、落实最新的安保措施及其相关用法。只要其中有一个薄弱环节,违规情况就不可避免。

仅保留所需数据

在企业运营过程中,您可能会收集到大量客户信息。请先仔细检查,决定哪些是必不可少的数据,而哪些是无用的 – 对于用不到的数据,无需保留,也不必继续收集。

请记住:您有义务保护所持有的一切敏感和私人数据。此外,您只能在合法且必要的前提下才可以使用社保号码及信用卡号码等信息。

限制员工数据访问权限

您也不想公司出现恐怖电影中的场景,让安全堡垒从公司内部攻破。那么,您就让员工只能访问工作所需的客户数据。如果企业只有寥寥几位员工,此技巧就显得尤为重要。

审核员工的工作职责,对比履行职责所需的消费者信息,避免有任何员工成为您企业防不胜防的罪犯。

考虑使用专用服务器

如果您是小企业主,您可以使用共享服务器来省钱。虽然这是可以理解的,但这也是一种风险。因为对于何人能访问这台服务器以及服务器上存储的信息类型以及可见性,您都一无所知。

最重要的是:不要为别人的错误买单。专用服务器可以减低您面临的威胁,让您更安心,就算额外花费也会物有所值。

销毁敏感的纸质文档

您可能不知道,法律规定企业必须妥善处理用于商业用途的一切客户及员工信息,而您必须烧毁或粉碎敏感的纸质文档。了解必要商务文件的保存期限,并在不需要这些文件时,予以销毁。

有一点需要注意,数字文件同样需要销毁。而且,如果您只点一下“删除”,其实无法从电脑上完全清除数据。除了养成清空回收站 (Windows) 或垃圾筒 (Mac) 的习惯外,还有一些软件清除程序可以将您的商务电脑和硬盘上的敏感文件进行数字粉碎。一定要好好利用它们。

不要忘记物理安全

试想一下:您购买了最精致的数字安保程序,却让窃匪大摇大摆地走入未上锁的门户,偷走了电脑或硬盘,情何以堪?即使罪犯无法获得这些信息,但数据仍然在错误的人手中,而且也不知道是否或何时会有人最终能够访问这些存储的信息。

物理安保不容忽视,您可以购买优质线缆及锁具,将敏感文件与文档储存在上锁房间里,并提醒员工务必登出电脑。此外,您也可以为所在场所制订出入管制措施,对某些地点及信息的访问情况做到心中有数。即使您在家工作,落实多一重安保有益无害。

理想状态下,学习如何保护客户信息后,您即可将企业所需承担的法律责任降到最低。

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