作为小企业主或员工，你不能浪费时间。你可能已经在使用几个节省时间的工具，但很少有像文件共享这样简单而高效的工具。
继续阅读，了解关于文件共享以及它如何简化你的团队的工作流程并提高工作效率的更多信息。
什么是文件共享？
文件共享是指将文件发送给其他人的常规操作。当通过电子邮件附件共享文件时，通常需要来回发送文件以下载、审核、编辑并发回。在此过程中，会创建一个文档的多个版本，因此很难跟踪最新版本。
虽然通过电子邮件发送文件可以应对工作需要，但在大多数情况下效率低下。共享文件的最佳方法是借助云存储服务。使用云存储，无需电子邮件附件即可快速共享和访问文件。
只要你授予权限，团队成员或客户就可以处理共享文件。你甚至不必来回发送文件即可进行协作。两个或更多人可以实时在线处理文件。
你可以针对大多数文件使用基于云的文件共享，包括：
- 文档
- 幻灯片
- 电子表格
- 视频
- 照片
借助基于云的文件共享，你可以轻松发送文件，并与团队一起协作处理单个文档。与通过电子邮件附件进行共享相比，它提供了更加简化的工作流程。
如何共享文件
借助云存储共享文件通常需要执行以下步骤：
- 使用计算机、平板电脑或移动设备通过 Web 浏览器或移动应用登录到云存储帐户
- 选择一个文件或文件夹
- 从菜单中选择“共享”
- 选择你希望接收者拥有的访问级别（例如，“允许编辑”）
- 选择哪些人可以查看文件（例如，特定的个人、公司的员工或所有人）
- 选择所需的共享链接安全性（例如，受密码保护的链接或会失效的链接）
- 输入接收者的电子邮件地址并点击发送，或复制共享链接并将其粘贴到电子邮件或聊天中
通常，文档或电子表格与云存储集成在一起，因此你可以直接从文件进行共享。共享链接后，接收者就可以访问文档了。
访问共享文件
如果你是接收者，访问共享文件非常简单。
电子邮件邀请将包含文件链接以及文件发送者的相关信息。当你点击链接时，文件将在一个新浏览器窗口中打开。你可以在浏览器中处理文件，也可以从浏览器下载文件进行离线操作。
共享文件者还可以通过个人电子邮件、网络聊天或社交媒体消息发送链接。然后，你点击该链接即可打开文件。
大多数云存储服务不需要创建帐户即可访问共享文件。
协作处理文件
平均而言，协作会占用工作日 80% 的时间。基于云的文件共享解决方案是有用的协作工具。协作处理基于云的共享文件非常简单。
当你共享文件后，具有访问权限的人员可以执行以下操作：
- 查看。获得链接的任何人员都可以查看你的文件。他们无需登录到云存储平台即可查看文件。
- 下载。获得你的链接的人员可以下载你的文件。如果要限制该操作，可以选择阻止下载。
- 编辑。如果接收者具有完全的编辑权限，就可以自由编辑文档。最佳做法是打开跟踪更改功能，这样你就可以查看和批准所有调整。
- 审核。此模式使接收者可以提出更改建议或其他内容的建议。文档的每个新修订都以一种新颜色进行标记。
- 添加注释。具有文件访问权限的人员可以插入注释，并阅读和回复文件中的其他注释。
- 协作。多个人员可以同时编辑你的文件。你的文档将标明所有处理人员的姓名。所有更改都将实时同步，这意味着将在每个人的文档副本中自动更新。
- 共享。最后，拥有编辑权限的每个人都可以与他人共享你的文件。
选择文件共享解决方案
作为一家小型企业，你应该仔细考虑云存储提供商提供的文件共享功能。
重要的文件共享功能包括：
- 添加注释。协作者需要能够对文档中的特定段落和部分添加注释。如果你的团队可以共同编辑一个文档并添加注释，将加快项目进展。
- 注释通知。当有人向你的文件添加备注或注释时，会通过电子邮件向你发送注释通知提醒。这些通知可以帮助你按计划工作并专注处理手头的项目。
- 跟踪更改。此功能可清楚地标记对文件所做的所有修改。然后，你可以接受或拒绝更改。借助此功能，你可以在编辑过程中进行更多控制。
- 版本历史记录。借助此功能，你可以查看文档创建以来的每个草稿。如果团队成员所做的重大更改不可行，版本历史记录将保护你的文档。
- 受密码保护的共享链接。许多文件不需要密码保护。但是，某些文件过于敏感，不可自由共享。你的团队必须能够保护带密码的链接。
- 会失效的共享链接。你的团队应该能够共享将在一段特定时间后失效的链接。这些链接适用于你不希望团队成员或承包商在特定日期之后处理的定期项目。
针对你的团队的文件共享
文件共享简化了工作流程，让人们能够进行远程协作，并提供文档保护。合适的解决方案将帮助你的小型企业节省时间并提高工作效率。