屏幕共享可如何增强联机会议的效果

据说未来的工作方式是远程办公。事实上,现在就已经有很多人在远程办公了。研究发现,54% 的美国员工每月至少远程办公一次,48% 的人每周远程办公一次,30% 的人全职远程工作。随着工作团队从在同一空间办公发展到各成员在家里、咖啡馆、卫星办公室、机场和火车上办公,利用工具在任何设备上随时随地协作、交流和集思广益变得比以往任何时候都重要,也比以往任何时候都更简单。  

例如视频会议软件,对于将远程团队聚集在一起,它发挥了重要作用。但仅凭这一点是不够的。在线会议中,有一个功能强大的载入工具,它能真正让每个人都跟上进度,这就是共享你的屏幕。 

用电子邮件发送会议期间使用的文件、图片或网站链接的时代已经过去了。如今,实时共享屏幕的能力是成功召开富有成效的会议而不是乏味、混乱且相对无效的会议的决定性因素。  

那么,如何获益于软件上的屏幕共享功能,同时提高团队的效率并获得成功?我们来仔细看看一些能使在线会议更加高效的屏幕共享的优点: 

加深理解 

  • 眼见为实,这也是传达思想或想法的更有效的方式。因此,66% 的管理人员将移动视频和实时数据共享视为日常沟通的重要部分也就不奇怪了。但该功能还有其他用途。假设要为新员工举行一次培训会议。向所有与会者谈论某事物运作原理的同时进行实时展示比只谈论它要有用得多。这种方式增强了信息的传递,提供了清晰的视觉效果,并允许逐步演示。  
  • 一些协作软件允许与会者在会议进行期间在屏幕共享旁边的单独窗口中与别人或与主持人交流。例如,某人有一个问题,但他不想打扰其他与会者,他可以向另一个与会人员或主持人发送聊天消息,这样就不会中断会议。此功能有助于保持通信线路的开放和会议的进行。  

让每个人保持专注 

  • 屏幕共享可以在确保没有人掉队的同时加快事情的进展速度。你不仅仅是谈论事情(“还记得去年我们为那个客户做过类似的项目吗”),同时还能掌控局面并向他们展示你所谈论的内容,让每个人都参与到他们屏幕上所发生的事情。  
  • 通过保持高水平的控制,你的会议会进展得更快、更具吸引力并更有效率,从而帮助你的团队取得更多成就。  

帮助团队集思广益  

  • 无论你从事什么行业,获得新的想法和创新的解决方案对任何公司的成功都起着重要的作用。实现此目标的一个方法是集思广益。在线会议中的屏幕共享使你可以将所有人聚集在一起,产生新的想法,甚至可以实时协作处理文档。  
  • 一些软件工具甚至提供了可书写的数字白板,或提供了在查看文档时进行注释的方法。这意味着参与者可以在共享的画布上绘画、拟草图、书写以及展示想法。   
  • 如果未有效记录笔记,集思广益会议是发挥不了作用的。总结关键要点、后续问题、后续步骤等十分重要。在好的屏幕共享解决方案中,同时记录笔记是一项关键功能,这便于在一个位置记录所有信息。  

将会议转化为真正的团队工作  

  • 屏幕共享不必限于一个人的演示(尽管可以这样)。在业务中,团队合作极为重要。如果你希望其他与会人员更改文件、帮助你展示或讲解某些内容,你可以将控制权交给此人。此外,一些屏幕共享工具允许多个参与者控制和共享他们的屏幕。此功能可让每个人都参与其中,因为所有团队成员都可以彼此展示正在讨论的内容。而且,你可以在任何时候收回控制权。  

支持远程办公人员 

  • 当你想查看同事的项目但却不能在办公室里走动时,便可借助屏幕共享来实现目的,且无论你的同事位于国内或全球的哪个地方。  
  • 远程团队可以更好地了解彼此的工作、更有效地协作,并能够减少项目混乱和消除任何猜测。  
  • 一些软件工具还允许参与者录制在线会议,这使分享屏幕变得更有帮助。假设你的会议涉及到一个流程或一个新软件应用程序的复杂演练。录制后,每个人可以根据需要随时查看。 

屏幕共享是一个非常有用且强大的工具,它可以真正地将远程团队所未有的地聚集在一起。幸运的是,一些免费的会议软件也将屏幕共享作为其重要功能之一,这有助于促进日常沟通,并使富有成效、成功和高效的会议成为可能。 

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