如何为在线会议打下完美的基础

作者:Microsoft 客座作者 Dianna Booher

规划和领导一个成功的在线会议与规划和建造一栋建筑物非常相似。只不过会议更快、更便宜 – 可以实现更多目标。

为了确保建筑物和在线会议都取得成功,请遵循以下四个步骤:

制定详细计划

建筑者都具有设计图。每个细节都显示在图纸上的某个位置 – 基础轮廓、正视图、侧视图、背视图、屋顶、电气或管道。同样,会议领导者也需要详细的议程:主题问题、负责的协调者、时间安排、格式。

除了计划之外,请确保还熟悉平台技术。如有必要,请使用这些工具进行练习,确保你在会议期间不会浪费与会者的时间来处理本可以避免的小故障。如果出现技术故障,虽然具有实践和预防措施,但有一个备用计划将使你成为崇拜对象。

聘用合适的人选

建筑商聘请一流的承包商 – 这些承包商一次又一次地设计和建造了壮观的名胜地。同样,会议领导者也知道他们的成果取决于让合适的人进入会议室 – 让他们参与会议以产生创新的想法。

理想的会议人数依你的目的而定。但研究表明此数为 7 – 如果想要讨论而非要求人们“在聊天窗口中与你聊天”。 如果参与者太少,则小组无法产生足够的想法。如果人数太多,与会者无法畅所欲言。

当然,如果你只是简单地展示信息,并且所有沟通都是单向的,那么受众规模也就无关紧要了。(这样的安排更像是演讲而不是会议。)

建立取消系统,以便在重要与会者无法参加的情况下,你可以快速取消会议,避免浪费大家的时间。

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注意安全

建筑商同意他们在施工期间遇到的最大问题之一:施工现场的设备被盗。因此,他们通过围栏、警卫、标志和锁来解决安全问题。

作为在线会议的领导者,请注意通过登录和敏感文档上传/下载来解决安全问题。标记本身要共享的敏感数据。确保在家办公的工作人员了解保密政策和控制措施。

考虑一下“分区规划”

从所需的停车位数量到屋顶构成、电气规范和标牌高度,建筑商必须遵守各种分区规划规定。

作为会议领导者,你也必须考虑分区规划:为全球受众、经常出行的旅客以及客户安排会议的理想时间是什么时候?你选择的平台是否对所有人来说都一样熟悉和容易访问?

设置灵活的时间表

对建筑商而言,时间表对于安排各承包商的工作来说至关重要。承包商 C 必须在承包商 D 开始之前完成任务。恶劣的天气会打乱任何时间表,因此,具有灵活性至关重要。

同样,作为会议的领导者,你必须非常熟悉议程,以便可以实时调整讨论、有效进行总结、必要时跳过某些内容,以及在合适的情况下进行重新安排 – 例如适应迟到者或早退者。

正如任何建筑物的倒立取决于其基础一样,你的在线会议的成败取决于完善的规划。

Dianna Booher 是 47 本畅销书的作者,这些书具有 60 种外文版本。她帮助组织进行清晰的沟通,并帮助领导者通过强大的领导者气质来扩大其影响力。她定期为 Forbes、HuffPost 和 CEO Magazine 编写博客。www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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