邮件分析软件助你实现工作效率最大化

一连串的电子邮件可以迅速将可管理的待办事项列表变成工作日的噩梦。那些数十条(或数百条)的邮件会扰乱注意力,加大压力,并且通常会给你的理想工作流带来麻烦。如果你不仔细(有时甚至你很仔细),电子邮件可能会成为第二份全职工作。

毫无疑问,这种混乱不会持续。值得庆幸的是,个人分析工具可以让你了解你的日常安排和电子邮件习惯。你可以利用这些见解来制定策略,重新组织和设置限制,从而节省大量时间。

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普通的知识工作者每天花费 28% 的时间在电子邮件上,你呢?阅读与写作花费了多少时间?那么你的阅读率和回复时间呢?你是否与同学和同事进行有效沟通?

但通过邮件分析工具进行邮件数据分析,可以为你提供有用的答案假设你要深入了解与特定客户或顾客的互动。你会发现你花了很长时间精心编写的定期更新将是一种浪费,因为联系人甚至都没有打开你的电子邮件。结果?仅注重要点并通过不同的渠道与他们沟通可能会更好。

或者,你也许会了解到下午 3 点后发送的邮件的平均回复时间很长。这种认知可以让你建立精确的电子邮件窗口,以最大限度地提高效率。花费在已忽略邮件上的时间越少越好。

控制日程表

现在连续时段很少。电子邮件、会议和电话虽然必要,但通常会造成烦人的干扰。当你感觉浮躁难以专注时,要完成真正的工作是很困难的。答案是?让时间分析帮助你评估隐藏的低效率。

时间分析让你可以快速查看你有多少次不间断的工作时间,你在正常工作时间以外的工作时间,以及每周参加多少次会议等等。你一旦看到全貌,就可以在更大的范围内对你的工作习惯做出决策。

你发现自己的平均自由时间只有半小时?每天在日程表上预留两小时用于埋头工作。让同事了解,呆在办公桌前的这两个小时里是很重要的。如果你在预留时间内收到会议请求,看看是否可以重新安排会议时间。如果你认为你的存在并非真正必要,请勇敢地礼貌拒绝。

回复电子邮件也可以应用同样的计划。每天选择两个不长的时段(每个时段可能 30 分钟)来回复累积的邮件。同样,将这些时段添加到日程表中,这样同事就会知道你很忙。

优化工作日

利用其他个人分析工具,充分优化工作日。例如,网络见解使你能够了解你的联系人。你最常联系谁?你与谁可能会失去联系?获得这些信息有助于维持关系,并避免较低优先级的项目被遗漏。

同样,会议质量功能可以提供见解,帮助了解某些会议不如想象的那么有效率的原因。同时进行太多项工作?需要太多时间来填补?时间不够?也许你会发现每周的签到会议根本没有必要。

总结

在如今的办公室里,电子邮件永远存在,这种情况不会改变。可以改变的是管理它的方式,以及如何管理你的一天。使用邮件分析软件来重新组织时间并更加高效地工作。微小的变化可以产生巨大的影响。

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