Outlook 提示和技巧须知

Outlook 简化了电子邮件、日历、联系人、任务等。集中管理所有内容。2017 年以来其在移动设备上实现稳定增长也不足为奇!对于所有这些用户,有许多 Outlook 提示和技巧可供提高工作效率。 

以下是一些用于充分利用 Outlook 的方法。 

作为数百万名 Outlook 用户中的一员,你可能认为自己已经了解如何尽可能高效地使用 Outlook。以防万一,下面是你可能尚不了解的七点提示和技巧。 

#1 让 Outlook 与你对话 

这并不是真正要让 Outlook 对话,而是让 Microsoft 的 Cortana 生产力助手来完成。Cortana 通过播放电子邮件集成到 Outlook Mobile 中。在 Outlook 中进行此设置后,便可以随时随地收听新电子邮件。你还可以对其进行管理。只需使用语音,在免手动的情况下,就可以将邮件改为未读以及标记、删除和回复邮件。 

更妙的是,Cortana 不单是朗读电子邮件。他或她(可选)可以帮助你保持井然有序。AI 将让你知晓活动的变化情况,甚至可以识别日历上的日程安排冲突。 查看操作方式! 

#2 使用重点收件箱 

混乱不堪的收件箱可让人不知所措,无法滚动浏览,尤其是在手机上操作时。借助重点收件箱,便可以更轻松地快速浏览电子邮件,以查找所需内容。可以创建两个等效的收件箱,即“重点收件箱”和“其他”。然后,只需滑动收件箱顶部的按钮即可在两者之间切换。  

Outlook 会对你的电子邮件进行排序,将重要邮件移至“重点收件箱”,将垃圾邮件等移至“其他”。 可以将邮件从收件箱的一个部分移到另一部分,实现快速对邮件进行重新分类。如果希望该发件人的通讯消息出现在特定位置,甚至可以选择“始终移至重点收件箱”,反之亦然。 

此外,使用“重点收件箱”功能的次数越多,该功能就变得越智能。该功能会关注你对邮件进行排序的方式以更好地对传入邮件进行分类,并帮助你集中精力处理重要邮件。  

#3 共享日历 

我们都知道自己在会议上浪费了太多时间。当你在组织内不停歇地处理会议事宜时,Outlook 可让你更加高效地安排另一场会议。 

借助 Outlook 中的共享日历,转到日历设置,然后选择要与之共享的人,例如同事或朋友。可以对不同团队进行彩色编码,并管理相应权限,使自己要与之共享的人员仅查看、编辑或管理日历(通过代理)。此外,还可以选择要共享的详细信息,以便在“全部”、“仅标题和位置”或“仅当我忙碌时”之间进行选择。 

#4 利用程安排助理 

共享日历时,可以在移动设备中使用日程安排助理,而不是来回发送电子邮件来安排聚会时间。在日历上创建活动并添加要邀请的人。然后,可以使用日程安排助理时间选择器,将其拖放到日历上变为绿色的时间。绿色意味着所有人员都有空。预约下来吧! 

#5 提及某人以引起其注意 

和某人一起在办公室工作时,我们可以说“嘿,Jane!” 提及 Jane 的名字,她便会从工作中抬头仰望。可以使用 Outlook 的 @ 提及功能在手机上实现此举。当你在电子邮件中提及 @Jane 时,收件人将看到自己已加入对话。  

更妙的是,当其他人 @ 提及你时,收件箱会直接在邮件摘录中显示 @ 提及前后的相关句子。此功能可使需要留意的内容一目了然。 

#6 自定义轻扫选项 

在约会应用中,向左或向右轻扫即可对可能的匹配对象进行投票。此外,你在 Outlook 收件箱中也可以具有决断力。打开 Outlook Mobile 设置,然后选择“轻扫选项”。可以将“向右轻扫”或“向左轻扫”分配给许多首选操作: 

  • 删除  
  • 标记为已读 
  • 标记为未读 
  • 标记 
  • 存档 

#7 使用“请勿打扰” 

无休止地检查电子邮件会让我们觉得自己有点像实验室老鼠。我们需要不停按那个小按钮,结果无非就是收到一条新邮件。但这会分散注意力。使用 Outlook 中的“请勿打扰”功能,确保你当时要专注于重要事项。通过关闭来自应用的通知,可以将注意力转移到会议或需要完成的报告上来。  

可以在每天下午离开前安排一组“请勿打扰”设置。这样一来,一段安静的时间便可帮助你为明天做好准备。或者,可以开启定时的请勿打扰会话(可根据需要立即开始)。 

随时随地进行联系并保持条理 

收件箱过载的情况切实存在。Outlook Mobile 可帮助你随时随地进行联系和做出安排。现在,借助 Cortana 的帮助以及其他 Outlook 提示和技巧,便可以控制个人和专业通讯及承诺。  

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