面向小型企业的安全文件共享

作为小型企业的雇员或所有者,你经常需要与同事和客户共享文件。但你目前使用的文件共享方法是否安全?你是否一直在保护关键记录和敏感数据,并确保其安全? 

接下来,让我们详细了解安全文件共享。  

什么是安全文件共享? 

简单来说,文件共享即将文件发送给其他人的行为。过去,你可能是通过将文件附加到电子邮件中来共享文件。然后,其他人可能会对文件进行编辑并将文件发回给你,依此类推。 

甚至,你可能使用过文件共享网站。这两种方法都会引发大量安全风险。 

安全文件共享是一种可以保护文件免受在线威胁的文件共享行为,并且可确保只有文件所有者授予了权限的人员可访问文件。云存储服务提供以下安全功能来实现安全的文件共享和保护: 

  • 基于权限的访问 
  • 密码保护的访问 
  • 文件加密 
  • 可疑的登录活动监视  
  • 病毒扫描  
  • 勒索软件检测 
  • 双重身份验证 
  • 有期限的共享链接 

这些安全功能有助于确保只有拥有权限的人才能访问文件。此外,它们还有助于保护文件免受黑客、恶意软件攻击和其他在线威胁的影响。 

哪些类型的文件应进行安全共享? 

理想情况下,公司在内部或与客户共享的所有文件都应受到保护。文件共享适用于所有企业文件,其中包括: 

  • 法律信息 
  • 财务数据 
  • 人力资源或人事信息 
  • 私密的员工信息 
  • 机密项目 
  • 并购或收购计划 

安全文件共享可保护文件免受不当访问、恶意行为、勒索软件、病毒和在线威胁的影响。  

安全文件共享方法 

网络攻击的受害者中,58% 是小型企业。云存储提供商非常了解这个情况。他们知道数据和文件安全是非常重要的。许多提供商纳入了以下功能来保护文件: 

  • 密码保护。你可以发送受密码保护的文件的链接。只有知道密码的收件人才能访问文件。  
  • 有期限的链接。有期限的链接会在一段时间后撤销访问权限。这些链接允许收件人在有限的时间内访问文件。 
  • 多种权限。通过文件访问权限,可以选择可查看、评论、编辑或转发文件的人员。例如,可以将具有访问权限的人员限制为一个人、一个组、所有公司员工或任何人。   
  • 版本历史记录。有人可能会在共享文件中添加不需要的编辑内容。使用版本历史记录可以将文件还原为先前的草稿。 
  • 回收站。你可能会不小心删除文件。在这种情况下,可以从回收站还原文件。 
  • 大量文件删除保护。你可能会不小心删除大量文件。如果发生这种情况,云存储提供商会发送警报。还会列出恢复这些文件的步骤。 
  • 活动监视。提供商会监视并阻止可疑的登录尝试。自动监视可防止对帐户进行未经授权的访问。 
  • 加密。云存储会始终使用密码对文件进行保密,以防黑客窃取。 
  • 病毒扫描。下载过程中,对文件进行扫描,查找已知病毒。 
  • 物理保护。存储内容的数据中心设有安全人员和运动传感器。这些数据中心还采用视频监视和入侵检测警报。 
  • 网络保护。数据中心内外部的网络均有防火墙。这些防火墙会限制来自未授权位置的流量。 
  • 系统监视。软件团队会在出现安全问题时对其进行监视并修复。 
  • 保管库。你必须先验证身份,然后才能访问这些安全文件夹。如果有人访问设备或帐户,这些文件夹会保护文件。 

如何进一步保护云存储文件 

云存储是安全的。但即使如此,你也可以采取更多措施来保护存储和设备中的文件。你可以执行以下操作:  

创建强密码 

强密码是强大的第一道防线。它可以阻止未经授权的人员访问文件。密码应如下: 

  • 至少八个字符 
  • 不含完整单词 
  • 不含用户名或真名 
  • 与其他密码不同 
  • 兼用大小写字母  

采用双重身份验证

双重身份验证可保护帐户免受黑客攻击影响。它是高级登录流程的一部分。云存储提供商会向手机、电子邮件或应用发送代码。然后,你可以将其输入并访问文件。  

在移动设备上启用文件加密

提供商可加密你在 iOS 或 Android 移动应用上保存的文件。当其他人使用你的手机时,这种加密可以保护你的数据。即使手机被黑或被盗,加密也可以让你高枕无忧。如果将文件存储在手机上,这是必要的功能。 

协作处理共享文件 

工作中大部分时间都用来协作。考虑到这一点,云存储服务提供了一些功能来帮助团队协作处理文件。对文件所做的所有更改或注释均实时同步,因此团队成员使用的始终是最新文档。  

收件人可以对共享文件执行大量操作。这些操作包括: 

  • 查看。与你共享文件的所有人均可查看文件。他们无需登录到云存储平台即可查看。  
  • 下载。与你共享文件的人员可以下载文件。如果想提高安全性,可以选择阻止下载。  
  • 编辑。如果收件人有完全的编辑权限,可以编辑你的文档。最好在共享之前启用跟踪更改,确保以后可以批准或拒绝编辑内容。  
  • 注释。具有文件访问权限的人员可以在文件中添加和回复注释。  
  • 协作。多个人可以通过实时协作同时编辑你的文件。对文件所做的所有更改将为所有编辑者实时同步并自动更新。 
  • 共享。具有编辑权限的人员可以共享你的文件。但没有编辑权限的人员可以选择转发你的链接。某些服务允许禁用用户共享。 

选择安全文件共享解决方案 

市场上提供了许多文件共享选项。查看选择时,请注意以下必需选项:  

  • 安全选项。选择具有强大安全选项的解决方案。受密码和权限保护的链接必不可少。如果你要与外部合作伙伴共享链接,设置具有期限的链接会很有用。  
  • 加密。共享文件时以及文件位于存储中时,必须确保文件安全。选择使用加密的提供商。  
  • 易用性。存储解决方案必须易于使用。需要能够快速共享、接收文件并与团队成员共同使用文件。另外,应能够更改权限级别。 

团队的安全文件共享 

文件共享可加快项目速度。但如果没有额外的预防措施,数据可能会处于危险状态。安全文件共享可简化团队的工作流程,并保护文件。  

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