利用群组视频通话简化日常工作

无论你是 2 人团队还是 20 人团队中的一员,如果你的团队成员位于大厅、隔壁大楼、遍布全市或世界各地,跟踪与之相关的项目活动会是一项挑战。当然,有了电子邮件、即时消息和一系列协作软件,远程协作就比以前容易多了。不过,我们沟通的方式可能会导致项目过程中出现工作效率问题。 

一个原因是我们几乎随时都在使用电子邮件。当所有团队成员都开始参与进来或提出问题时,这个信息链可能很快就变得冗长且难以处理,以至于丢失原始信息。这会引起很多混乱。 

雪上加霜的是,大多数交流都是非语言性的。(在一项研究中,研究人员发现,55% 的交流通过肢体语言实现,38% 借助语气语调实现,只有 7% 是通过实际言语实现的)。所以,当你看不到别人说话时,会错过很多信息。这就是为什么视频会议对于清晰沟通如此重要的原因。  

如果对于这种方式你感到犹豫,请考虑以下情况:最近的一项研究显示,90% 的受访者认为视频可以使沟通更清晰、更容易让人们的观点被理解,94% 的受访者认为视频会议提高了工作效率。而这只是冰山一角。  

如果你觉得这一切听起来不错,但不太确定需要在何时、如何或出于什么目的使用群组视频通话,请继续阅读。它可以帮助你简化日常工作并提高工作效率。  

我们来看看视频会议最显著的五个优点。 

澄清误解 

我们的许多新式交流方式(如短信、在线聊天、文档内和应用内评论)都是为了快速生成文本而设计的,而不是为了细致入微的对话。正因为如此,许多人以简明扼要的方式进行交流。 

遗憾的是,这可能会导致读者去推断“语气”。 这种推断出来的语气可能会伤害他们的感情并挫伤他们自尊,也可能会被欣然接受,这取决于他们当天的状态或心情。这完全取决于你的读者是透过什么样的“滤镜”看待信息的。  

但是,你可以让团队使用语音和非语言信息进行清晰的沟通,确保你的团队成员在交流时更专注于彼此。当每个人都能看到其他成员并被其他成员看到时,他们很可能会给予更多的关注。此外,通过屏幕共享,通话中的每个人都可以查看文档和绘图,这也使协作变得更加轻松。  

另外,有了视频会议,忙碌的团队成员和远程办公人员也能够参加会议,无论他们是在办公室、在家、咖啡馆还是正在机场工作。   

减少电子邮件 

《哈佛商业评论》(HBR) 的调查显示,收发电子邮件平均每天占用职业人士 28% 的工作时间。当你在做一个项目的时候,它会打乱你的安排并降低你的工作效率。实际上,HBR 中称,“一些研究表明,人们在受到干扰(比如中断手头工作查看邮件)后,可能需要长达 23 分 15 秒才能完全恢复之前的工作状态。” 

减少团队收件箱中邮件数量的一个方法是,通过视频通话来讨论事情,而不是用一长串电子邮件来进行讨论。通过每天或每周进行视频通话,你可以根据项目和日程表与人进行沟通、讨论想法、分享屏幕和协作处理可交付结果,并确保每个人都跟上进度。你可以按照团队安排的计划执行所需任务,也可以根据需要自发完成。  

快速进行一对一的工作  

视频会议在提供建设性反馈、员工审核、给出指导和设定期望方面非常有用的一个原因是,人们很容易在文字中揣测“语气”。  

通过面对面交谈,你与对方都可以看到、聆听彼此,并可以清楚地传达和接收信息。这样你无需推断“语气”就能完成目的。 此外,《华盛顿邮报》的一篇报道称,“研究表明,面对面的请求比通过电子邮件发送的请求有效 34 倍”,这意味着通过视频通话,你更有可能获得积极的结果。 

简化面对面客户会议  

群组视频通话不仅可以帮助你的内部团队更好地协作,还可以帮助你发展业务。在一项调查中,在使用视频会议的人中有 94% 的人表示视频会议有助于他们的业务发展。  

通过使每个人都能被看到和听到,你可以更清楚地交流,而且通过屏幕共享功能,你可以共享相关信息。与此同时,视频会议可以帮助你了解彼此的文化、鼓励参与和建立关系。由于能够使更多的利益干系人参与进来并最大程度减少空间移动,接受调查的人们认为视频通话对自己的业务产生如此积极的影响也就不足为奇了。  

简化录制保存 

即使你在会议期间做了大量详尽的笔记,也可能会产生问题。出现问题时,获得所需答案的唯一方法是请他人回忆之前发生的事。如果是开放性问题,则意味着又要发送一连串邮件,并可能导致误解。但通过视频会议解决方案,你可以录制并转录会议,从而可以迅速找到所需答案而不必依赖记忆。另外,如果一个团队成员或利益干系人不能参与通话,录音可以为你提供一种简单的方法来使他们跟上进度。 

视频会议不仅可以帮助你更清楚地沟通、在无需差旅花费(或干扰)的情况下让更多的利益干系人参与进来并更好地保存记录,还可以提高你的工作效率。而且,根据你已经拥有的技术,它可能只需要很少的投资就能使你的团队、公司轻松达成目标。 

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