使用远程办公软件领导员工的八种方式

对我们许多人而言,远程办公人员的增加是意料之中的事。这些年来,办公室职员已经离开了他们的办公桌,更喜欢远距离的场所,他们可以在更舒适的环境中工作,这样工作效率通常也会更高。并且这一趋势只会越来越强。事实上,根据国际数据公司 (IDC) 的数据,美国移动办公人员的数量将从 2015 年的 0.962 亿增长到 2020 年的 1.054 亿。IDC 指出,在此预测期结束时,移动办公人员会在美国总劳动力中占将近四分之三 (72.3%)。

虽然移动办公人员已经存在一段时间了,但管理者仍在想方设法确定当团队成员不在同一场所而分散于不同城市、州甚至国家时领导团队的最佳方式。不过很多组织这么多年来已使用远程办公人员模式,技术也已经有了飞跃式的发展,领导远程团队自然就比以前简单多了。当然,找到自己成功的领导方式很大程度上依赖于你的个人风格、企业文化和团队成员,但是如果你不知道从何着手或者想要增加新的技术,最好尝试以下这些久经考验的技巧:

  1. 管理结果,而不是风格:远程员工通常有他们自己的工作风格。一些人可能会工作两小时,然后休息一下去送孩子上学或者办点事,接着再工作四小时,休息一下,晚点再工作剩下的两小时(或更多小时),不过其他人可能会保持常规的办公时间。所以,与其管理员工完成工作的方式,不如关注他的工作效率,看看他是否超出截止期限以及是否具备良好的决策技巧等等。
  2. 鼓励团队协作:在离同事很远的地方工作可能会产生隔离感,因此才鼓励开展能让团队成员协作的项目工作。这样员工就会觉得彼此之间的联系更紧密,你的部门也能得益于团队成员之间的共享灵感和更好的沟通。
  3. 注重沟通:由于不能直接去找某个人也不能在休息室喝咖啡,因此管理员需要主动与团队建立关系。每周或每两周的状态提醒通常能帮助你处理即将到来的项目、性能问题等等。但是在其他时候,即时消息或电子邮件对话(不一定跟工作相关)是保持联系的最佳方式。不管采用哪种方式,在沟通时都要保持语言清晰明确,同时也要散发自己的人格魅力。总之,在建立并管理团队时,每个人都应该了解他们的同事。

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  2. 为他们提供技术保障:作为一个好的管理者,需要做的其中一件事就是确保团队成员具备高效工作所需的工具。那么在远程工作的情况下,你要提供的工具就是适用于他们的技术。在做选择时,请考虑软件是否具备以下特性:能实现安全简便的文件共享;能在各种设备上运行(包括便携电脑、平板电脑和移动电话);能让员工同时处理同一文档。这样每个人都能使用相同的工具,从而减少兼容方面的问题,团队的协作能力也会大大提升。
  3. 晓之以理,激发动力:远程工作人员可能会与组织目标有些脱节,并且可能不是很清楚自己的工作对组织目标负有的使命。如果能向远程办公人员分享公司的愿景和目标并阐明他们的工作对组织的贡献,就能提升团队之于公司的凝聚力。而这样就激励了远程团队向共同的目标努力,在组织中保持高效。
  4. 包容他们并不吝赞美:涉及到培训时,称赞他们的工作。远程办公人员常常会在聚会时被忽视,甚至直接被遗忘,这样对提高忠诚度和维护员工关系都起不到任何积极作用。在管理远程工作人员团队时,要设法为他们提供与其他员工一样的培训机会,并让他们能在表现出色时和在场员工一样得到及时的表扬。在远程团队成员无法参与聚会或团队出游活动时,应考虑送给他们一些小礼物或者让他们这周能够多休假几小时。这是一个小小的举措,但是能让他们感到自己被重视。
  5. 鼓励他们在工作和生活间取得平衡:对于远程工作人员来说,很容易就会在一天的工作结束之前陷进一个项目或者想在某项工作上取得更多进展。同时也很容易因家庭、爱人、孩子、宠物等等的影响而分心。关键就是要在这两者之间取得平衡。有新的远程工作人员加入时,可以跟他们谈话,让他们设置一个自己可以遵守的日程表,并留出专门的工作时间。然后在一天的工作结束以后,他们就能关掉电脑,从工作中脱离出来。这能帮助他们放松身心,尽情享受休息时间,头脑清晰并精神饱满地迎接第二天的工作。

最后要说的是,这就像生活中的大多数事情一样,管理者必须以身作则。采用积极、透明的工作方式,对团队起到了作用,并通过多种渠道与员工进行频繁且清晰的沟通,他们就会发现自己不仅可以依靠你,还可以信任你。他们能直观的理解到你想要的团队运作方式,并将跟随你的脚步,帮助你创造支持性的虚拟环境,助力提升移动生产力和工作效果。

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