会议的未来 – 使用 AI 改善团队协作

4 人小组在会议室一起工作

作者:Blair Pleasant,Microsoft 来宾作者

很明显,在可预见的将来,人工智能 (AI) 将成为我们进行沟通和协作的重要方式。尝试将 AI 技术与商务沟通应用程序(如团队协作和统一通信)结合使用,可以提高员工工作效率、节省时间并改进整体业务流程。

AI 是一个广泛的领域,由多种技术组成,包括:

  • 机器学习
  • 自然语言处理
  • 机器人或执行简单重复性自动化任务的软件应用程序
  • 语音,包括语音转换为文本和文本转换为语音
  • 机器人技术

这些工具不断学习,使应用程序可利用从过去行为和外部数据源收集的见解帮助用户。在团队协作和会议中使用时,AI 技术可以自动执行任务并帮助用户访问正确位置的正确信息。

在团队协作和会议之前、期间和之后做出改进

可在团队协作会议之前、期间和之后使用 AI 工具,帮助改进流程、节省时间、提高工作效率并减少挫折感!

会议效率低下的一个原因是,我们通常花大量时间来安排会议,希望找到一个所有与会者都有空参加的时间。可以使用机器人来根据被邀请者的日历和空闲时间自动安排会议,并且可以预填充日历邀请,在节省时间的同时减少挫折感,而无需浪费时间查找与会者的空闲时间。机器人还可以根据专长、角色、关系等识别应邀请参与会议的其他人。

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AI 还可以通过在团队会议之前和期间访问合适的文档和资源来减少挫折感。让我们来看一个开发团队的示例,该团队每周召开一次会议,他们在会上共享、修改并更新文档和图纸。在会议开始之前,团队成员需要访问最新版本的文档。但是,通常会出现多个版本的文档,并非每个人都使用最新版本的文档。如果使用 AI,团队协作软件可以识别所需的文档、访问每个文档的最新版本,在会议开始前与所有团队成员进行分享,这会不会更加方便呢?

在会议期间,AI 工具可以根据使用的主题和关键字自动识别并演示其他相关信息和资源,例如对会议有用的 Web 链接、视频和文档。AI 工具还可以进行会议记录、创建待办事项、获取批准以及分配任务。

会议结束后,AI 工具可用于跟踪分配的任务和截止日期、汇总会议内容并将其转录为文本,并提供一种简单的方式,让人们可以根据主题、其姓名被提及的时间等内容访问重要信息。

具有对话界面的虚拟或数字助手可望增强统一通信和团队协作功能,员工可使用语音控制来拨打电话、向同事发送即时消息或发起视频会议。例如,你可以告诉 Cortana 设置周二 4 点与 Steve 和 Jim 的视频通话,或者如果遇上堵车,可以让助手通知团队,本周例会你会迟到。

AI 工具可提供见解并执行普通但重要的任务,这可提高员工工作效率、减少用户挫折感并实现更好的业务成效。

一位拥有 18 年以上经验的独立行业分析师,为最终用户和供应商客户提供市场见解和分析。Blair Pleasant 经常参加关于不断发展的统一通信与协作和联系中心市场的行业会议、网络研讨会、播客以及其他活动,并发表演讲。

可在 http://www.ucstrategies.com 上找到 Blair 的博客和文章,在推特上通过 @blairplez 找到相关推文

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